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El almácen de un taller - Monografía



 
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Automoción. Mecánica del automóvil. Almacenamiento y organización. Clasificación. Codificación de los recambios. Planificación y distribución. Inventarios. Fichero de clientes y proveedor. Clasificación ABC. Normas y gestión



1-    Elección de la forma de almacenamiento


Los artículos dentro del almacén estarán ordenados en estanterías, dispondrán de 4 alturas, clasificadas por números, las filas y las columnas por letras. La ubicación de los artículos se realizará según su frecuencia, utilización en las reparaciones, las piezas menos utilizadas se colocarán en los lugares menos accesibles. Los artículos de pintura estarán ubicados en las estanterías adecuadas a ello.
Habrá diferentes tipos de pintura que serán al agua y acrílicas de diferentes marcas. Las piezas de carrocería estarán metidas en contenedores, las partes de carrocería más frecuentes de los modelos más habituales.
Se dispondrá de una balda específica para el almacenamiento de neumáticos en óptimas condiciones.
La situación de aceites, anticongelantes, líquido de frenos serán juntos en el pasillo
Éste almacén dispondrá de un mostrador para proporcionar piezas a los mecánicos así como la venta a particulares.

Nuestro almacén debe reunir una serie de requisitos hacia los clientes:

-Precio competitivo de los recambios
-Horario adecuado a las necesidades del taller y del cliente
-Calidad eligiendo primeras marcas
-Elección de marcas que ofrezcan garantía

El almacén estará iluminado por medio de fluorescentes y dispondrá de un buen sistema de ventilación sobre todo en la zona de pintura y disolventes.
Disponemos de una zona de carga y descarga para el aprovisionamiento de recambios , tiene fácil acceso para el camión que deja la mercancía en el mismo almacén facilitando su transporte por el almacén por parte de los almaceneros .
Se dispone de una mesa y un ordenador donde quedan reflejadas las entradas y las salidas de los productos y a su vez de dos extintores antiincendios .
Hay dos puertas una grande para carga y descarga y otra pequeña de acceso a los almaceneros.

2-Clasificación de los artículos



Los artículos se clasificaran según secciones del taller asi pues dispondremos de :

Mecánica-electricidad
Servicio rápido
Carrocería
Pintura

La zona de mecánica y electricidad dispondrá:

Fusibles de diferentes intensidades
Bombillas de todo tipo
Correas
Juegos de antinieblas
Tornillos
Circuitos integrados
Cables de diferentes grosores

La zona de servicio rápido dispondrá :

Baterías
Escobillas limpiaparabrisas
Aceite de diferentes viscosidades
Anticongelantes de diferentes porcentajes de concentración
Pastillas de frenos
Zapatas de frenos
Discos de freno
Amortiguadores
Bujías
Liquido de frenos
Liquido de dirección asistida
Bombonas de gas de aire acondicionado
Ruedas
Plomos de equilibrado
Guardapolvos de transmisiones
Tubos de escape
Filtros de todo tipo
Tornillos

La zona de pintura dispondrá:

Disolventes
Rollos de papel
Imprimaciones
Catalizadores
Mascarillas
Guantes
Pinturas acrílicas
Pinturas al agua
Barnices
Filtro
Desengrasantes
Endurecedores
Boquillas
Pistolas

La zona de carrocería dispondrá :

Se dispondrá de varios paños de puerta, aletas, Capos ,Parachoques de los modelos principales .
Masillas
Lijas
Endurecedores
Disolventes
Hojas de sierra
Poliuretano
Adhesivos
Tornillos
Grapas
Cinta de carrocero
Remaches
Electrodos
Rollo semiautomática

5- Tipo de inventarios adaptados a las características del taller, modelo de inventario anual, teniendo en cuenta las distintas variables.



El inventario lo realizaremos una vez cada mes, sin influir la carga del taller en ese momento ni la cantidad de material en el almacén.
Tomaremos dos modelos de inventario, uno permanente con reposición de cantidades variables (tomamos la diferencia entre un valor máximo establecido en el almacén y la cantidad existente en el momento de pedido), y otro será un inventario periódico (independientemente del número de elementos existentes en el inventario, el pedido se hace a intervalos de tiempo prefijados).

-    Modelo de inventario anual, según variables: (Documento 1).

En el modelo de inventario anual aparecerán todos los datos identificativos de los diferentes artículos o piezas, como son:

-    Articulo:

Es el nombre identificativo del elemento o pieza a reposicionar.

-    Código:

Es el número de control del elemento o pieza que lo identifica.

· Ejemplo de codificación:



ME- Área del almacén donde se encuentra el articulo, referente a la zona del taller, ya sea mecánica, electricidad,carrocería…   1234- Número del artículo especificado por el taller.
12W34O- Referencia de la pieza especificada por el fabricante.

ME - 1234 - 12W34O.

-    Situación: Es el código que detalla la situación exacta de la pieza en las estanterías del almacén.

· Ejemplo de situación:

P: Pasillo del almacén donde se encuentra la pieza.
Letra: Letra del pasillo.
I ó D: Situación de la estantería, izquierda o derecha.
Número de fila: Número que especifica la fila de la estantería donde está el artículo.
Letra de la columna: Letra que identifica la columna de la estantería.

PA -  I - 3C.

-    Cantidad total en el almacén: Es la cantidad total de cada artículo que hay en el almacén.
-    Cantidad actual existente: Es la cantidad actual de piezas que existe en el almacén.
-    Cantidad necesaria: Es la cantidad de ese artículo que necesitamos.
-    Proveedor nº: Es el código que identifica al proveedor que nos suministra el material.
-    Importe: Es el importe aproximado de cada unidad del articulo.
-    Dto %: Es el descuento aproximado que nos hace el proveedor en tanto por ciento.

Realizaremos el inventario basándonos en las distintas variables, como son, el stock mínimo, el nivel de existencias y el punto de pedido. El inventario lo realizará el jefe de taller y será autorizado y verificado por el jefe de taller.

Con el inventario ya realizado, se rellenará una hoja de pedido ordinaria (Documento 2), en la cual se certificará el pedido de los diferentes artículos.

En dicha hoja aparecerán los plazos de entrega, el lugar a situar la mercancía, la forma de pago, la cantidad de artículos y su código, así como, el nombre del proveedor y la fecha de emisión, etc.

La hoja de pedido debe ser verificada y autorizada con la firma del jefe de taller y emitida por el jefe de almacén.

En caso de rotura de stocks, se realizará una hoja de pedido urgente, para que cuanto antes nos envíen, los artículos necesarios, evitando perdidas de tiempo y malestar con los clientes.

El inventario es la forma mas adecuada de identificar y clasificar los artículos y piezas necesarias para el correcto funcionamiento del taller, así como, la organización correcta del almacén, evitando la rotura de stocks y facilitando el trabajo tanto de cada área del taller como de los propios empleados.

6- Fichero de clientes y proveedores.


Para identificar de manera clara y precisa tanto a clientes como a proveedores, precisamos de un fichero, el cual será actualizado en todo momento.

-    Fichero de clientes :


El fichero de clientes estará ordenado alfabéticamente según los apellidos de los propios clientes.
Se atenderá a los datos identificativos del cliente, (nombre, domicilio, nif, telef, etc.), así como a ciertas observaciones sobre este, (tipo de cliente, habitual, comprador, descuentos que se le pueden realizar, etc.).
El cliente tiene pleno derecho a anular o modificar todos los datos del fichero según la legislación vigente.
El cliente debe verificar todos los datos y firmar la ficha, dando así, su consentimiento a que esta sea archivada.


-    Fichero de proveedores:



En este fichero aparecerán, al igual que en el de clientes, todos los datos identificativos del proveedor, (nombre, nif, domicilio, telef, etc.) y una serie de observaciones (descuentos que nos hace, material que vende, calidad del servicio, etc.).
El fichero esta ordenado alfabéticamente según el nombre de la empresa proveedora.
La ficha debe ser firmada por el jefe de taller y debe mostrar el sello de la empresa proveedora junto a la firma del representante.
El proveedor se reserva el derecho de anular o modificar la ficha, según la legislación vigente.

(*Se adjunta modelo de fichero de clientes y proveedores.)

7- Ejemplo identificativo de un producto utilizado en el taller



Tomamos como ejemplo para realizar este apartado los filtros de aceite, debido a que son muy utilizados por parte del Servicio Rápido, ya que la mayor parte de las reparaciones son mantenimientos y cambios de aceite principalmente.
En el Servicio Rápido se realizan unas 8 o 10 sustituciones de media en las cuales 4 o 5 son cambios de aceite y filtro, tomando todas éstas referencias podremos sacar:
Stock de seguridad: éste stock de seguridad son 25 filtros de diferentes modelos más comunes puesto que teniendo como gasto 5 filtros al día de media, éste stock durará una semana, tiempo suficiente para que llegue el suministro pedido anteriormente.

Stock medio:

éste stock cuenta con 150 filtros, generalmente con una duración de 3 semanas, hasta llegar al stock de seguridad

Tiempo de suministro:

en condiciones normales el suministro debe llegar en un plazo de 2 o 3 días, y nosotros dejamos otros 3 días de plazo por si surge alguna causa inesperada, y no quedarnos sin filtros.

Punto de pedido óptimo:

es la suma de consumo previsto durante el  aprovisionamiento más el stock de seguridad. Si se tarda 3 días de plazo a 5 filtros diarios son 15 filtros más los 25 de seguridad, el punto medio de pedido óptimo serían 40 filtros.

- En el primer caso P1 , se pide suministro en el punto de pedido óptimo tardando 3 días con lo cual se gastan los 15 filtros previstos por lo que no habría ningún problema y el stock de seguridad no sería modificado.
-En el segundo caso P2 , se pide suministro en el punto de pedido óptimo (40 filtros) y en esos 3 días se realizan más mantenimientos de los previstos y se tiene que tirar del stock de seguridad.
-En el tercer caso P3,  se pide suministro en el punto de pedido óptimo, pero hay una gran demanda debido a que es periodo vacacional y se utilizan más filtros de los que hay en stock de seguridad, con lo que los clientes deberán esperar a la llegada del transporte.

Rotación de inventarios:

es el cociente entre los filtros pedidos al año entre el consumo anual del artículo y el promedio de stock almacenado.
150 x 12 = 1800 filtros utilizados al año.
1800 / 75 = 24 (frecuencia con la que salen las mercancías del taller)

8- Clasificación ABC para control de inventarios


El 75 % del valor corresponde al 20 % de los artículos utilizados en Chapa- Pintura.
El 20 % del valor corresponde al 35 % de los artículos utilizados en Servicio Rápido.
El 5 % del valor corresponde al 45 % de los artículos son arandelas, tornillos, tuercas, abrazaderas, etc.

Controlando el 55 % de los artículos se controlará el 95 % el valor, reduciendo el coste.


9-Normas de seguridad en el almacén de recambios



Aunque se pudiese pensar lo contrario, un almacén de recambios, puede presentar ciertos riesgos, y hay posibilidades de que pueda producirse.
Estos son algunos de los riesgos que existen:

- Riesgo de caída a mismo nivel:

Existe el riesgo de caídas al mismo nivel por lo que se deben adoptar las medidas necesarias para evitar tropiezos, lo más simple sería colocar las piezas en sus correspondientes estanterías evitando que sobresalgan, y no tiradas en el suelo. En momentos donde no halla más remedio por exceso de trabajo como por ejemplo en los momentos de descarga, si existe la necesidad de dejarlos en el suelo, se tratará de recordar en que punto están y se evitará coger cargas demasiado voluminosas que no permitan ver la posición de éstas.

- Riesgo de caída a distinto nivel (si se trabaja con escaleras):

Éste riesgo existe sólo en el caso de almacenes con varios pisos, cuyos pisos superiores requieren la ayuda de escalera para llegar hasta ellos, en este caso, se debe tener especial cuidado con la escalera, no subiendo a ella sino está correctamente apoyada. Se utilizará para alcanzar repuestos que no se puedan alcanzar sin su ayuda y además se permanecerá sobre ella el menor tiempo posible, lo que se tarde en coger la pieza.

- Incendio:

Como es bien sabido en los almacenes existen riesgos de incendio, para tratar de evitarlos, se prohíbe fumar y hacer fuego en el recinto. De cualquier manera en el caso de producirse el incendio, existen 2 extintores repartidos de forma estratégica, éstos serán de polvo convencional y serán eficaces tanto para incendios de tipo sólido como para incendios de tipo líquido.

- Posibilidad de cargar con cargas demasiado pesadas o voluminosas poniendo posturas forzadas:

En el caso de los encargados así como los almaceneros, existe la posibilidad de que tengan que cargar con las diferentes piezas, en ocasiones son voluminosas y/o pesadas, si se tuvieran que desplazar a mano o bien para su colocación, lo más conveniente es pedir ayuda a un compañero ya que entre dos personas se transportarán mejor. Cuando haya que levantar cargas pesadas se deberá evitar el aplicar el esfuerzo con la espalda, repartiéndolo entre las piernas y los brazos. Así se evitarán dolores de espalda y lumbalgias.

10-Gestión de residuos



En los almacenes de recambios se forman residuos de las cajas, los plásticos y los papeles, estos residuos aunque no son muy contaminantes, requieren ser reciclados.
En el caso de los papeles y cartones lo más sencillo es recogerlos en un contenedor de recogida selectiva. En Valladolid existen contenedores reservados para papel y cartón, son de color azul, sería necesario poner en conocimiento del  Ayuntamiento la necesidad de uno o varios contenedores. Los papeles y cartones serán reciclados y recogidos por camiones como si se tratase de un contenedor normal de la ciudad.
Actualmente se están fabricando contenedores especiales para la recogida de los plásticos, el sistema de recogida sería similar a la de los papeles y cartones, acumularlos en el contenedor específico y posteriormente pasará el camión de recogida. En éste caso también se deberá poner en conocimiento del Ayuntamiento y éste proporcionar los que considere necesarios.

Autor:

Iván Dominguez Galindo





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