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Aspectos y conceptos de una empresa parte 2 - Monografía



 
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Clases de organigramas



Los organigramas pueden ser:
- Verticales,
- Horizontales,
- Circulares,
- Escalares

Organigrama vertical



En los organigramas verticales, cada puesto subordinado a otro se representa por cuadros en un nivel inferior, ligados a aquel por líneas que representan la comunicación de responsabilidad y autoridad. De cada cuadro del segundo nivel se sacan líneas que indican la comunicación de autoridad y responsabilidad a los puestos que dependen de él y así sucesivamente.
Algunos autores acostumbran poner la margen, en la altura correspondiente, la clase de nivel administrativo: alta administración, administración intermedia, administración inferior. A veces separan estos niveles jerárquicos con líneas punteadas.

Ventajas:


1. Son las más usadas y, por lo mismo, fácilmente comprendidas.
2. Indicar en forma objetiva las jerarquías del personal.

Desventajas:


Se produce el llamado “efecto de triangulación”, ya que, después de dos niveles, es muy difícil indicar los puestos inferiores, para lo que se requeriría hacerse organigramas muy alargados. Esto suele solucionarse:
a. Haciendo una carta maestra que comprenda hasta el primer nivel lineal y staff de la empresa, y posteriormente hacer para cada división, departamento o sección, una carta suplementaria.
b. Colocando a los subordinados de un jefe, cuando son numerosos, uno sobre otro, ligados por la línea de autoridad y responsabilidad que corre a un lado.

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Organigrama horizontal


Representan los mismos elementos del organigrama anterior y en la misma forma, sólo que comenzando el nivel máximo jerárquico a la izquierda y haciéndose los demás niveles sucesivamente hacia la derecha.

Ventajas:


1. Siguen la forma normal en que acostumbramos leer.
2. Disminuyen en forma muy considerable el efecto de triangulación.
3. Indican mejor la longitud de los niveles por donde pasa la autoridad formal.

Desventajas:


Son pocos usados en prácticas, y muchas veces, aun pudiendo hacerse una sola carta de toda la organización, resultan los nombres de los jefes demasiado apiñado, por lo tanto, poco claros.

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Organigramas circulares


Formados por un cuadro central, que corresponde a la autoridad máxima en la empresa, a cuyo derredor se trazan círculos concéntricos, cada uno de los cuales constituye un nivel de organización. En cada uno de esos círculos se coloca a los jefes inmediatos, y se les liga con líneas, que representan los canales de autoridad y responsabilidad.

Ventajas:


1. Señalan muy bien, forzando a ello, la importancia de los niveles jerárquicos.
2. Eliminan, o disminuyen al menos, la idea del status más alto o más bajo.
3. Permiten colocar mayor número de puestos en el mismo nivel.

Desventajas:


Resultan confusos y difíciles de leer; que no permiten colocar con facilidad niveles donde hay un solo funcionario y que fuerzan demasiado los niveles.

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Organigramas escalares


Señala con distintas sangrías en el margen izquierdo los distintos niveles jerárquicos, ayudándose de líneas que señalan dichos márgenes.

Ventajas:


Pueden usarse, para mayor claridad, distintos tipos de letras.

Desventajas:


Estos organigramas son poco usados todavía, y aunque resultan muy sencillos, carecen de la fuerza objetiva de aquellos que encierran cada nombre dentro de un cuadro, para destacarlo adecuadamente.

Organigrama Mixto


En este tipo de organigramas usted puede mezclar los tres tipos de organigramas anteriores (Vertical, Horizontal, Circular) en uno sólo, cada empresa, cada organización utiliza este tipo de organigramas debido a su alto volumen y complejidad de puestos que tienen bajo su administración y con ello buscan la optimización del espacio en el que se encuentran trabajando, tome en cuenta que la mayoría de los documentos con los cuales se labora son de tipo tamaño carta por lo que se hace imprescindible el utilizar este tipo de herramienta para poder reconocer los diversos puestos que utiliza la organización.

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DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS


Actividades que pueden realizarse dentro de estos departamentos:
- Dirigir a la empresa.
- Organiza.
- Autorizar gastos.
- Proteger bienes y valores.
- Promover eficiencia del personal.
- Prevenir fraudes.
- Detectar desperdicios innecesarios, tanto de materia, tiempo, costo, etc.
- Actualiza la tecnología.
- Maneja presupuestos.
- Planeación estratégica.
- Maneja recursos financieros y económicos.
- Organiza y recluta al personal.
- Mide riesgo.
- Limita a la autoridad.
- Representa intereses de los diversos grupos de una institución.
- Coordina mejor planes y políticas.
- Transmite información.
- Consolida la autoridad.
- Motiva a los funcionarios inferiores a la mayor participación de las tareas administrativas.
- Cuida que no se omita ninguna labor, por insignificante que sea esta.
- Maneja la contabilidad.
- Entre otras.

Departamento de ventas


El proceso de administración consta de tres etapas fundamentales que son:

En la etapa de planificación incluye el establecimiento de objetivos y a decisión sobre la forma de alcanzarlos, la etapa de ejecución incluye la organización, la selección y contratación de personal para la organización y la dirección de las operaciones de la misma. La etapa de valoración constituye un excelente ejemplo de la naturaleza interrelacionada y continuada del proceso de administración. Es decir la valoración supone dirigir la vista atrás, y al mismo tiempo, mirar hacia delante. Al volver la vista atrás, la administración de la empresa compara los resultados de sus operaciones con sus planes y objetivos. Al mirar hacia delante, dicha valoración sirve de ayuda para la planificación estratégica futura.
Anteriormente, haciendo referencia a la década de los 70 y parte de los 80, se tomaba más en cuenta los procesos de planificación estratégica del marketing, sin importar el factor humano. Los vendedores eran ridiculizados y la venta personal criticada con frecuencia y era muy difícil atraer a gente joven calificada para los trabajos de ventas.
En la actualidad la mayoría de los ejecutivos de ventas de nivel medio y bajo dedican mucho mas tipo a temas relacionados con la selección y contratación de personal, a temas operativos. Tomando en cuenta que el costo de seleccionar, contratar y dirigir un equipo de ventas es el mas importante de los costos de marketing en la mayoría de las empresas.
Es por esta razón, que iniciamos con la parte de la administración del equipo de ventas.

Ambito de la administración de un equipo de ventas



A medida que va transcurriendo la última década del siglo XX, las empresas se ven forzadas, como consecuencia de una serie de presiones competitivas y económicas, a adoptar una apostura mas orientada hacia el mercado.
Las empresas orientadas al mercado coordinan e integran todas sus actividades en pos del objetivo de mejorar el nivel de satisfacción de sus clientes. Administradores eficientes, adaptables a las circunstancias, lideres emprendedores que constituyen el motor del cambio dentro y fuera el negocio. Este tipo de organizaciones tiene como objetivo fomentar un entorno en el que dicho objetivo esté presente en cada una de las decisiones que tomen. Para esto se requiere un director general que tenga experiencia en marketing o al menos, centrado en las actividades de marketing.
El papel que desempeñan los equipos de ventas actualmente dentro de las empresas es más significativo, ya que estos asumen el papel de consultor y coordinador de marketing. Asesoran a sus clientes para ayudarlos a definir sus necesidades y sus problemas. Coordinan la recopilación de información sobre mercado y cliente que es necesaria para evaluar tales necesidades, esta información es presentada a los departamentos correspondientes, Ej. Producción, si es problema de producción, distribución, calidad, promoción, etc. Ellos son la cara de la empresa ante los clientes, y les corresponde la responsabilidad de resolver los problemas y satisfacer adecuadamente las necesidades de sus clientes.
La función clave de la organización de ventas consiste en asumir el liderazgo frente a sus clientes y en nombre los mismos.

Factores actuales



Las empresas que deseen asumir este nuevo espíritu empresarial, deben tomar en cuenta algunos factores, que constituyen un reto para la administración de empresas en general y para los ejecutivos de marketing y ventas en particular.
Los consumidores mas exigentes, en calidad y rendimiento
Crecimiento de la competencia extranjera
Crecimiento de la minoría étnica en el mundo de los negocios y venta personal
Adelantos tecnológicos
Valores sociales que exigen una mejor calidad de vida
La política, los gobiernos.
El éxito que alcancen los ejecutivos de ventas dependerá en gran medida de su capacidad para hacer frente a tales retos.
Alcance y enfoque de la obra

Administración de ventas


Es la administración del componente de venta personal del programa de marketing de una determinada organización.
Equipos de ventas externos
Este tipo de fuerza de ventas efectúa visitas personales, generalmente al lugar de trabajo o al hogar de sus clientes. Este vendededor trabaja en una ubicación geográfica fuera de la empresa, lo que representa mayor riesgo y costo para la administración.
Estos equipos de ventas son mayormente utilizados por grandes empresas que venden a usuarios comerciales en lugar de hacerlo a consumidores privados, entre estos podemos mencionar:
Los fabricantes (venden directamente a consumidores privados, ej. Compañías de seguros, Segna, Palic, y vendedores Avon, Tezza)
Los vendedores al por menor (estos van directamente a posibles clientes, como vendedores de aluminio)
Instituciones sin ánimo de lucro (personas que obtienen fondos para las mismas, las personas que captan atletas para las
universidades, los misioneros religiosos y quienes trabajan para candidatos políticos.

Naturaleza de la venta personal



La venta personal es comunicación personal pagada que trata de informar a los clientes y de persuadirlos para que compren productos o servicio en una situación de intercambio.
En comparación con otros métodos de promoción, la venta personal es la más precisa, y permite que los comercializadores se centren en los clientes potenciales de ventas más prometedores. Una desventaja importante de la venta personal es el costo, ya que es el elemento más costoso en la mezcla de promoción.
Las metas de la venta personal varían de una empresa a otra, sin embargo, estas por lo general incluyen la búsqueda de clientes potenciales, convencerlos para que compren y mantener satisfechos a los clientes. Los vendedores deben estar enterados acerca de sus competidores, deben hacer seguimiento de los nuevos productos que están desarrollándose y los esfuerzos de ventas de los competidores en sus territorios de ventas; los vendedores deben saber con que frecuencia y cuando la competencia visita sus cuentas y lo que la competencia dice acerca de sus productos en relación con los de ellos. Los vendedores deben hacer énfasis en los beneficios que proporcionan sus productos, en especial cuando los productos de los competidores no ofrecen dichos beneficios.

DEPARTAMENTO DE COMPRAS



Las compras constituyen una parte clave de la administración, sirve para realizar cualquier operación excepto la mano de obra.
La calidad de un producto depende de la calidad de las materias primas.
El fabricante al saber administrar, obtendrá excelentes productos y esto dará como resultado una optima producción en la empresa y así se anularan las rebajas necesarias o devoluciones de mercancías.
Las compras eficientes dando el mejor precio posible , los ahorros en costos,impactaran a los resultados financieros y los mejores precios pueden tener un gran efecto sobre la salud financiera de un negocio.
Las políticas de compras
Algunas de las razones para comprar en vez de fabricar son:
La pieza de un proveedor externo es mas barata, por que se concentra solo en la fabricación.
No se requiere espacio, equipo , habilidades del personal , capital de trabajo adicionales, se requiere menos experiencia y diversificación de las habilidades de los administradores..
Hay mayor flexibilidad, especialmente en la fabricación de un articulo de temporada.
Las operaciones internas de la planta pueden concentrarse en la especialidad de la compañía; servicios y productos terminados.
El riesgo de la obsolescencia del equipo se transfieren a personas externas.

Como escoger al proveedor mas eficiente


Un proveedor especifico puede sobresalir por la calidad de su producto.
La concentración de las compras puede llevar descuentos por volumen.
Los pedidos pueden ser tan pequeños que es poco practico dividirlos entre varios proveedores .
La compañía compradora puede, como buen cliente, obtener atencion rapida para sus pedidos urgentes y recibir asesoria adm. , informacion del mercado y un buen trato financiero en tiempos de crisis.
Un pequeño negocio puede estar vinculado a un proveedor especifico por la misma naturaleza de su negocio.

Selección de proveedores



Diversos factores son relevantes para decidir que proveedores se utilizaran de manera continua , los factores mas importantes son:
El precio y la calidad del producto , las diferencias de precio son muy importantes para los resultados finales de una empresa , si no se compensan por la calidad del producto puede traer perdidas el negocio
Es frecuente que el comprador pueda trabajar con un proveedor para mejorar la calidad. Si no es posible lograr una calidad satisfactoria, el comprador tiene una razón clara para dejar al proveedor.
La importancia de cultivar las buenas relaciones con los proveedores
Para implantar una política de trato justo y cultivar buenas relaciones con los proveedores, un pequeño negocio debe tratar de observar las siguientes practicas de compras:

Pagar sus facturas con rapidez
Dar a los representantes de ventas una atención rápida y cortes.
Evitar una cancelación abrupta de pedidos simplemente para obtener una ventaja temporal.
Evitar la tentación de obligar al proveedor a otorgar concesiones especiales o descuentos desusados.
Cooperar con el proveedor sugiriéndole mejoras a sus productos o reducciones de costo, siempre que sea posible.
Ofrecer explicaciones corteses, razonables, cuando se rechacen sus cotizaciones , y hacer ajustes justificados cuando surjan disputas.

DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÓN



El funcionamiento de esta sub área es diferente, según sea el caso de:

- Producción continua y continua por bloques.
- Producción intermitente o por órdenes.

Desde los tiempos de la producción artesanal, relativamente sencilla, hasta la época actual de compleja tecnología, los sistemas de fabricación y prestación de servicios han incrementado su complejidad.
Actualmente, debemos interpretar la realidad industrial como un sistema inter - fábricas. Los productos y, también, las materias primas se obtienen mediante la interacción de numerosos entes aportantes de partes, piezas, conjuntos, maquinarias, equipos e instalaciones que, en su caso, contribuyen a tal proceso de obtención de bienes.
El principio de división del trabajo y su consecuencia, el de especialización, están presentes en la operatoria de la industria moderna.
Dada esta realidad, se hace necesario establecer una verdadera coordinación entre los numerosos equipos de trabajo que participan en el proceso integral.
Esta coordinación se logra mediante el planeamiento de actividades, llevadas a cabo entre las diferentes empresas actuantes.
En la micro - organización moderna se repite esta situación: la existencia de áreas y sub áreas funcionales, respondiendo al principio de la división del trabajo.
Intra - organización se debe trabajar coordinadamente. La planificación es la respuesta.
El área operaciones requiere el funcionamiento de una sub área responsable de tal planificación y, en forma concomitante, de la programación de actividades del proceso productivo. Planeamiento y programación operativos, es decir, a corto plazo.
Este concepto no debe confundirse con el de planeamiento industrial. Éste se estudia en ingeniería industrial y del producto y se complementa con mantenimiento, compras, control estadístico de la calidad e higiene y seguridad industrial.
El planeamiento operativo coadyuva al logro de los objetivos eficacia y eficiencia.
El funcionamiento de la sub área Planeamiento, Programación y Control de la Producción se lleva a cabo mediante la tarea de una serie de etapas o fases, que son:
1. La preparación (la verdadera planificación de tareas).
2. La programación.
3. El lanzamiento.
4. El control (de lo planificado y programado).

PLANEAMIENTO, PROGRAMACIÓN Y CONTROL DE LA PRODUCCIÓN EN PRODUCCIÓN CONTINUA.


1. En producción continua y continua por bloques, el PCP comienza a funcionar con la existencia del pronóstico de la demanda. Lo efectúa el área de comercialización o el propio PCP.
2. Ese pronóstico, para un lapso anual o para períodos cortos, se convierte en el PLAN BÁSICO o MAESTRO DE PRODUCCIÓN.
3. Para confeccionar el plan básico, es necesario definir el nivel de producción:
- Siguiendo los picos de la demanda.
- Producción nivelada o constante durante todo el período bajo análisis.

Es una decisión que debe tomar la alta dirección, dadas las implicancias tecnológicas y financieras de la misma.
1. Con los datos del plan básico se debe determinar el ritmo diario de producción.
El PCP comprende 4 etapas o fases:
a. La preparación del trabajo, o routing (ruteo o ruta de trabajo).
b. La programación de las tareas.
c. El lanzamiento del trabajo a realizar.
d. El control de avance de lo programado y planificado.
1. La tarea de preparación se integra con el conocimiento preciso del producto/servicio a elaborar/prestar. La información proviene de ingeniería del producto/servicio. Se utiliza el diagrama de despiece y el de explosión para obtener este conocimiento.
2. Se confeccionan los formularios:
a. Hoja de ruta
b. Orden de producción
c. Vale de materiales
d. Vale de herramientas
e. Vale u orden de inspección y control
f. Orden para uso de medios de transporte interno.
Luego comienza el trabajo de programación. En PCP continua, la programación se denomina suplementaria o complementaria o detallada. Es el complemento necesario del plan básico o maestro.
1. La programación detallada es: diaria, semanal y quincenal, es decir, de muy corto plazo. Se determinan los requerimientos de materia prima, mano de obra y otros insumos para el trabajo día a día.
2. Se debe trabajar sistemáticamente, estableciendo relaciones informativas con: finanzas, compras, ingeniería del producto, ingeniería industrial, mantenimiento y, por último, con higiene y seguridad industrial. La relación con comercialización es permanente.
La programación utiliza el gráfico o diagrama de Gantt.
3. La computadora provee una herramienta de planificación y programación muy utilizado en medianas y grandes empresas.
4. Reunida la información necesaria, se presenta la carpeta de lanzamiento, integrada por los formularios, diagramas, planos, listas de materiales e instrucciones especiales, la que se entrega al supervisor o capataz. Con esta información, el responsable de la línea o sub área de la fábrica, sabe qué tiene que hacer y cuándo hacerlo.
5. Mientras se está llevando a cabo el proceso productivo, es necesario realizar el control de avance de las tareas, en función de los tiempos programados y del uso de las instalaciones generales disponibles. El control es efectuado por el propio lanzador.
Éste esquema global del funcionamiento de la sub área PCP corresponde a producción continua y continua por bloques.
La ausencia de esta sub área ocasiona los siguientes problemas:
- Falta de materia prima adecuada.
- Paradas imprevistas de las máquinas
- Cuellos de botella
- Falta de mano de obra
- Baja calidad de salida.

Lograr el balanceo de la línea de montaje es un objetivo particular de este tipo de PCP.

DEPARATAMENTO DE MARKETING


El marketing moderno llegó a la mayoría de edad después de la primera guerra mundial, cuando las palabras “surplus” y “superproducción” se hicieron más y más frecuente en el vocabulario de nuestras economías. Los métodos de producción masiva, tanto en la industria como en la agricultura, se habían desarrollado en el siglo XIX; después del 1920 se vio claramente el crecimiento del marketing. La importancia del marketing en los Estados Unidos en su conjunto, se ha hecho más y más patente a medida que ha continuado el aumento del nivel económico por encima de la mera subsistencia que era característico a la época anterior de la primera guerra mundial. A partir del 1920, aproximadamente, excepto los años de la guerra y los períodos inmediato de la postguerra, han existido en este país un mercado dominado por los compradores, es decir, la oferta potencial de bienes y servicios han sobrepasado con mucho la demanda real. Ha habido relativamente muy poca dificultad en producir la mayoría de estos productos; el verdadero problema ha sido venderlo.
Generalmente no puede existir un alto nivel de actividad económica sin un correspondiente alto nivel de actividad de marketing. Durante la época de recesión o depresión, pronto se da uno cuenta que existe un aminoramiento en la actividad del marketing que obliga a disminuir la producción. Se hace evidente que en nuestra economía “nada ocurre hasta que alguien vende algo” y hay urgente necesidad de un marketing cada vez mayor y no de mayor producción.
Como hemos visto toda actividad comercial, industrial o de servicios, sea grande o pequeña requieren “mercadear” sus productos o servicios. No hay excepción. No es posible que se tenga éxito en una actividad comercial sin Mercadeo. Naturalmente, no es lo mismo Procter & Gamble, General Motors, o Pepsi Cola, que una empresa que produce y vende artículos de cuero, para consumo local, en una pequeña y alejada localidad. En lo que todos debemos coincidir es que toda empresa debe tener presente diez verdades básicas.
Diez verdades que ningún comerciante o profesional debe olvidar son:
- El Mercado está cambiando constantemente.
- La Gente olvida muy rápidamente.
- La Competencia no está dormida.
- El Mercadeo establece una posición para la empresa.
- El Mercadeo es esencial para sobrevivir y crecer.
- El Mercadeo le ayuda a mantener sus clientes.
- El Mercadeo incrementa la motivación interna.
- El Mercadeo da ventaja sobre la competencia dormida.
- El Mercadeo permite a los negocios seguir operando.
- Todo empresario invierte dinero que no quiere perder.

DEPARTAMENTO DE FINANZAS



FUNCIONES:



a) Asesorar y proponer al Funcionario la utilización óptima de los recursos asignados a la Intendencia Regional.

b) Asesorar y Proponer al Funcionario, materias de carácter financiero de la Intendencia y Gobernaciones provinciales.

c) Aplicar y llevar al día el sistema de Contabilidad Gubernamental, Registros Auxiliares, Balances, Informes y demás documentos, establecidos en la gestión financiera, en las fechas determinadas.

d) Asesorar a las gobernaciones en materias de implementación de sistemas y procedimientos de Control Interno y Contable.

e) Asesorar al Funcionario Regional en lo relativo a la interpretación de normas presupuestarias u otras relativas a asignaciones de recursos económicos y todas las materias de su competencia.

f) Dar estricto cumplimiento a las instrucciones para la ejecución de la Ley de Presupuestos del Sector Público.

g) Control y mantención de los inventarios de la Intendencia Regional.

h) Cancelar los compromisos y cuentas pendientes de la Intendencia Regional, más algunos programas como el Fondo Social y Subsidios Marítimos, Aéreo y Terrestre.

DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS


Para comprender la importancia de los recursos humanos así como el proceso de reclutamiento y selección dentro de la organización es necesario conocer algunos conceptos relacionados con la misma:


Definicion de Administración de Recursos Humanos


Dada la importancia que la Administración de recursos humanos tiene para la organización existen diversos conceptos que tratan de explicar en que consiste, a continuación se enuncian algunas definiciones: Víctor M. Rodríguez lo define como un conjunto de principios, procedimientos que procuran la mejor elección, educación y organización de los servidores de una organización su satisfacción en el trabajo y el mejor rendimiento en favor de unos y otros. Joaquin Rodríguez Valencia define la Administración de recursos humanos como la planeación, organización, dirección y control de los procesos de dotación, remuneración, capacitación, evaluación del desempeño, negociación del contrato colectivo y guía de los recursos humanos idóneos para cada departamento, a fin de satisfacer los intereses de quienes reciben el servicio y satisfacer también, las necesidades del personal. Fernando Arias Galicia dice que la Administración de Recursos Humanos es el proceso administrativo aplicado al acrecentamiento y conservación del esfuerzo, las experiencias, las salud, los conocimientos, las habilidades, etc., en beneficio del individuo, de la propia organización y del país en general. De las anteriores definiciones se puede concluir que la Administración de recursos humanos es aquella que tiene que ver con el aprovechamiento y mejoramiento de las capacidades y habilidades de las personas y en general con los factores que le rodean dentro de la organización con el objeto de lograr el beneficio individual, de la organización y del país.

Objetivos de la administración de R.H.



El objetivo general de la administración de recursos humanos es el mejoramiento del desempeño y de las aportaciones del personal a la organización, en el marco de una actividad ética y socialmente responsable. Este objetivo guía el estudio de la Administración de recursos humanos, el cual describe las acciones que pueden y deben llevar a cabo los administradores de esta área. De aquí se derivan los siguientes objetivos específicos: Objetivos sociales. La contribución de la Administración de Recursos Humanos a la sociedad se basa en principios éticos y socialmente responsables. Cuando las organizaciones pierden de vista su relación fundamental con la sociedad, no sólo faltan gravemente a su compromiso ético, sino que generan también tendencias que repercuten en su contra en forma inevitable. Una de sus responsabilidades es el hecho de brindar fuentes de empleo a la sociedad, donde las personas se puedan desarrollar y contribuir al crecimiento de la organización. Objetivos corporativos El administrador de recursos humanos debe reconocer que su actividad no es un fin en sí mismo; solamente un instrumento para que la organización logre sus metas fundamentales. El departamento de recursos humanos existe para servir a la organización proporcionándole y administrando el personal que apoye a la organización para cumplir con sus objetivos. Objetivos funcionales Mantener la contribución de los recursos humanos en un nivel adecuado a las necesidades de la compañía es otro de los objetivos fundamentales de la Administración de Recursos Humanos. Cuando las necesidades de la organización se cubren insuficientemente o cuando se cubren en exceso, se incurre en dispendio de recursos. Objetivos personales La Administración de Recursos Humanos es un poderoso medio para permitir a cada integrante lograr sus objetivos personales en la medida en que son compatibles y coinciden con los de la organización. Para que la fuerza de trabajo se pueda mantener , retener y motivar es necesario satisfacer las necesidades individuales de sus integrantes. De otra manera es posible que la organización empiece a perderlos o que se reduzcan los niveles de desempeño y satisfacción.

Funciones de Adm. R.R.H.H.


El departamento de Administración de recursos humanos cumple con diversas funciones dentro de la organización dependiendo de su tamaño y complejidad. El objetivo de las funciones consiste en desarrollar y administrar políticas, programas y procedimientos para proveer una estructura administrativa eficiente, empleados capaces, trato equitativo, oportunidades de progreso, satisfacción en el trabajo y una adecuada seguridad en el mismo, cuidando el cumplimiento de sus objetivos que redundará en beneficio de la organización, los trabajadores y la colectividad.
A continuación se enuncian las principales funciones que cumple el departamento de Administración de recursos humanos:

Función: Empleo.


Objetivo: Lograr que todos los puestos sean cubiertos por personal idóneo, de acuerdo a una adecuada planeación de recursos humanos.


Subfunciones: Reclutamiento.


Objetivo:. Buscar y atraer solicitantes capaces para cubrir las vacantes que se presenten.
Política:. Siempre que se registre una vacante, antes de recurrir a fuentes externas, deberá procurarse cubrirla, en igualdad de circunstancias, con personas que ya estén laborando en la organización y para quienes esto signifique un ascenso.

Sunfunción: Selección.


Objetivo: Analizar las habilidades y capacidades de los solicitantes a fin de decidir, sobre bases objetivas, cuáles tienen mayor potencial para el desempeño de un puesto y posibilidades de desarrollo futuro, tanto personal como de la organización. Política: Para efectos de una selección objetiva, deberá recurrirse al uso de técnicas, psicotécnicas, encuestas socioeconómicas, etc., a fin de eliminar hasta donde sea posible la subjetividad en las decisiones.
NOTESE QUE: El departamento de recursos humanos auxilia a cada entidad administrativa presentándole varios candidatos idóneos, pero la decisión final corresponde al jefe de esta unidad.
Subfunción: Contratación.
Objetivo: Llegar a acuerdos con las personas, que satisfagan en la mejor forma posible los intereses del trabajador y de la organización.
Política: Establecer un clima de cordialidad y esfuerzo coordinado entre la empresa y el trabajador.

Subfunción: Inducción.


Objetivo: Dar la información necesaria al nuevo trabajador y realizar todas las actividades pertinentes para lograr su rápida incorporación a los grupos sociales que existan en su medio de trabajo, a fin de lograr una identificación entre el nuevo miembro y la organización y viceversa.
Política: Publicar y difundir los objetivos y políticas de la organización así como todos aquellos aspectos que la caracterizan, aceptando las críticas y sugerencias como una forma de lograr la constante superación y hacer verdaderamente partícipes de esta a los diferentes sectores que la componen o se relacionan con ella.
Subfunción: Integración, promoción y transferencia.
Objetivo: Asignar los trabajadores a los puestos en que mejor utilicen sus habilidades. Buscar su desarrollo integral y estar pendiente de aquellos movimientos que le permitan la mejor posición para su desarrollo, el de la organización y el de una colectividad.
Política: Siempre que exista una vacante, antes de recurrir a fuentes externas, deberá procurarse cubrirla, en igualdad de circunstancias, con personas que ya estén laborando en la organización y para quiénes esto signifique un ascenso.


Subfunción: Checar el vencimiento de contratos de trabajo.


Objetivo: Llegado el caso de término de contratos de trabajo, esto deberá hacerse en la forma más conveniente tanto para la organización, como para el trabajador de acuerdo a la Ley.
Política: Cuando se produzca la terminación de la relación de trabajo, deberán practicarse una entrevista final a efecto de conocer los puntos de vista del que se retira y aprovechar la información y ascensos, considerando los resultados obtenidos por cada persona en relación con los objetivos de su puesto y departamento.

Subfunción: Compensación suplementaria.


Objetivo: Proveer incentivos monetarios adicionales a los sueldos básicos para motivar la iniciativa y el mejor logro de los objetivos.
Política: Estas sumas deben otorgarse sobre las bases objetivas y ser proporcionales al esfuerzo realizado.

Subfunción: Control de asistencias.


Objetivo: Establecer horarios de trabajo y periodos de ausencia con y sin percepción de sueldo, que sean justos tanto para los empleados como para la organización, así como sistemas eficientes que permitan su control.
Política: Ajustarse en los dispuesto a la Ley en el contrato colectivo, así como en el reglamento interior de trabajo.
Función: Relaciones internas.
Objetivo:. Lograr que tanto las relaciones establecidas entre la dirección y el personal, como la satisfacción en el trabajo y las oportunidades de progreso del trabajador, sean desarrolladas y mantenidas, conciliando los intereses de ambas partes.
Subfunciones:. Comunicación.
Objetivo:. Promover los sistemas, medios y clima apropiados para desarrollar ideas e intercambiar información a través de toda la organización.
Política:. La información confidencial no existe entre la dirección y el personal. Contratación colectiva.
Objetivo:. Llegar a acuerdos con organizaciones reconocidas oficialmente y legalmente establecidas que satisfagan en la mejor forma posible los intereses de los trabajadores y de la organización.
Política: La representación laboral se concibe como un factor necesario y de gran importancia para la marcha de la organización y no como una fuerza antagónica; por ello la relación deberá ser realizada en un clima de cordialidad y esfuerzo coordinado en un trabajo común.

Subfunción: Disciplina.


Objetivo: Desarrollar y mantener reglamentos de trabajo efectivos y crear y promover relaciones de trabajo armónicas con el personal.
Política: La forma de impulsar y mantener la disciplina deberá ser siempre positiva; es decir, mediante estímulos y premios, recurriendo excepcionalmente y el último extremo a castigos y despidos. En estos casos se seguirá los dispuesto en la ley, el contrato colectivo y el reglamento interior de trabajo.

Subfunción: Motivación del personal.


Objetivo: Desarrollar formas de mejorar las actitudes del personal, las condiciones de trabajo, las relaciones obrero-patronales y la calidad del personal.
Política: El trabajo es un medio para lograr satisfacción y permitir el máximo desarrollo personal y social. Todo lo que propicie este tal auge deberá ser estimulado.

Subfunción: Desarrollo del personal.


Objetivo: Brindar oportunidades para el desarrollo integral de los trabajadores, a fin de que logren satisfacer sus diferentes tipos de necesidades, y para que en lo referente al trabajo puedan ocupar puestos superiores.
Política: Identificar aquellas áreas en las que las personas puedan aspirar a su promoción. Determinando los puestos sujetos a ella, a fin de definir los planes de desarrollo.


Subfunción: Capacitación.


Objetivo: Brindar la oportunidad a los trabajadores de adquirir conocimientos, ya sea de carácter técnico, científico o administrativo.
Política: Impulsar los planes de capacitación, observando lo dispuesto en la Ley Federal de Trabajo.

Subfunción: Entrenamiento.


Objetivo: Dar al trabajador las oportunidades para desarrollar su capacidad, a fin de que alcance las normas de rendimiento que se establezcan, así como para lograr que desarrolle todas sus potencialidades, en bien de él mismo y de la organización. Política: Impulsar los planes de entrenamiento, incorporando en ellos la capacitación sobre funciones administrativas en todos los niveles.
Función: Servicios al personal.
Objetivo: Satisfacer las necesidades de los trabajadores que laboran en la organización y tratar de ayudarles en los problemas relacionados a su seguridad y bienestar personal.
Política: En la resolución de problemas de tipo personal se deberá tener una actitud de madurez y respeto a la vida privada del elemento humano, a fin de evitar caer en una situación paternalista. Coordinar, publicar y difundir los derechos y las prestaciones sociales y económicas, que otorgan tanto la organización como los organismos externos y disposiciones legales, para que sus beneficios lleguen en igualdad de oportunidad a los trabajadores.

Subfunciones. Actividades recreativas.

Objetivo. Estudiar y resolver las peticiones que hagan los trabajadores sobre programas y/o instalaciones para su esparcimiento.
Política. La iniciativa en este sentido corresponde a todo el personal. Seguridad. Objetivo. Desarrollar y mantener instalaciones y procedimientos para prevenir accidentes de trabajo y enfermedades profesionales. Política. Dar oportunidad para la difusión de medidas de higiene y seguridad, extensivas al hogar y la comunidad.
Subfunción: Protección y vigilancia.
Objetivo. Tener adecuados métodos precautorios para salvaguardar a la organización, a su personal y sus pertenencias, de robo, fuego y riesgos similares.
Política. Nunca menoscabar la dignidad humana registrando a los obreros al salir del establecimiento. Dotar a la organización contra equipos de incendios y robo y mantener estos siempre en buenas condiciones.
Función: Planeación de recursos humanos.
Objetivo. Realizar estudios tendientes a la proyección de la estructura de la organización en lo futuro, incluyendo análisis de puestos proyectados y estudio de las posibilidades de desarrollo de los trabajadores para ocupar estas, a fin de determinar programas de capacitación y desarrollo, llegado el caso de reclutamiento y selección.
Política. Mantener al día las proyecciones tecnológicas y económicas de la organización y del país, con objeto de planear adecuadamente los recursos humanos.

Importancia de los R.R. H.H.


Las organizaciones poseen un elemento común: todas están integradas por personas. Las personas llevan a cabo los avances, los logros y los errores de sus organizaciones. Por eso no es exagerado afirmar que constituyen el recurso más preciado. Si alguien dispusiera de cuantiosos capitales, equipos modernos e instalaciones impecables pero careciera de un conjunto de personas, o éstas se consideraran mal dirigidas, con escasos alicientes, con mínima motivación para desempañar sus funciones, el éxito sería imposible. La verdadera importancia de los recursos humanos de toda la empresa se encuentra en su habilidad para responder favorablemente y con voluntad a los objetivos del desempeño y las oportunidades, y en estos esfuerzos obtener satisfacción, tanto por cumplir con el trabajo como por encontrarse en el ambiente del mismo. Esto requiere que gente adecuada , con la combinación correcta de conocimientos y habilidades, se encuentre en el lugar y en el momento adecuados para desempeñar el trabajo necesario. Una empresa esta compuesta de seres humanos que se unen para beneficio mutuo, y la empresa se forma o se destruye por la calidad o el comportamiento de su gente. Lo que distingue a una empresa son sus seres humanos que poseen habilidades para usar conocimientos de todas clases. Sólo es a través de los recursos humanos que los demás recursos se pueden utilizar con efectividad.

Características de los R.R. H.H.


A) No pueden ser propiedad de la organización, a diferencia de los otros recursos. Los conocimientos, la experiencia, las habilidades, etc., son parte del patrimonio personal. Los recursos humanos implican una disposición voluntaria de la persona. No existe la esclavitud, nadie podrá ser obligado a prestar trabajos personales sin la justa retribución y sin su pleno consentimiento (salvo la pena impuesta por autoridad judicial, las funciones censales y electorales, el servicio de las armas y el jurado y los puestos de elección popular de acuerdo a las leyes respectivas) y a nadie podrá impedírsele que se dedique a la profesión, industria, comercio o trabajo que le acomode, siendo lícitos (artículos 2, 4, y 5 constitucionales).
B) Las actividades de las personas en las organizaciones son, como se apunto voluntarias; pero, no por el hecho de existir un contrato de trabajo, la organización va a contar con el mejor esfuerzo de sus miembros; por el contrario, solamente contará con él si perciben que esa actividad va a ser provechosa en alguna forma, ya que los objetivos de la organización son valiosos y concuerdan con los objetivos personales, los individuos pondrán a disposición de la organización, los recursos humanos que poseen y su máximo esfuerzo. Entonces aparte de un contrato legal, existe también un contrato psicológico cuya existencia esta condicionada a lo anterior.
C) Las experiencias, los conocimientos, las habilidades, etc., son intangibles; se manifiestan solamente a través del comportamiento de las personas en las organizaciones. Los miembros de ellas prestan un servicio a cambio de una remuneración económica y afectiva. La intensidad de tal servicio depende generalmente de lo apuntado en el inciso anterior. Esta intangibilidad ha causado serios trastornos. Generalmente se ha pensado que los recursos humanos no cuestan nada y que no tienen connotación económica alguna; por tanto, han sido los que menos atención y dedicación han recibido en comparación a los otros tipos de recursos; sin embargo, la situación empieza a cambiar. Así , los economistas hablan ya de “capital humano” y algunos contadores empiezan a realizar esfuerzos a fin de que sus estados financieros, que tradicionalmente se ocupan de los recursos materiales, reflejen también las inversiones y los costos en los recursos humanos.
D) El total de recursos de un país o de una organización en un momento dado puede ser incrementado. Básicamente existen dos formas para tal fin: descubrimiento y mejoramiento. En el primer caso se trata de poner de manifiesto aquellas habilidades e intereses desconocidos o poco conocidos por las personas; para ello, un auxiliar valioso son las pruebas psicológicas y la orientación profesional. En la segunda situación se trata de proporcionar mayores conocimientos, experiencias, nuevas ideas, etc., a través de la educación, la capacitación y el desarrollo. Desafortunadamente, los recursos humanos también pueden ser disminuidos por las enfermedades, los accidentes y la mala alimentación.
E) Los recursos humanos son escasos; no todo el mundo posee las mismas habilidades, conocimientos, etc. El conjunto de características que hacen destacar a la persona en estas actividades solo es poseído por un número inferior al total. En este sentido se dice que los recursos humanos son escasos, entonces hay personas u organizaciones dispuestas a cambiar dinero u otros bienes por el servicio de otros, surgiendo así los mercados de trabajo. En términos generales entre más escaso resulte un recurso, más solicitado será, estableciéndose así una competencia entre los que conforman la demanda, que se traduce en mayores ofertas de bienes o dinero a cambio del servicio.

Departamento de contabilidad


Su función es llevar a cabo los asuntos contables y financieros del Área, entre ellos el control y supervisión de los presupuestos anuales, control y seguimiento del cobro de tarifas por derechos y servicios que se brinden a los diferentes usuarios, apoyo y supervisión en asuntos presupuestarios a investigadores, asesoría y análisis a la Dirección sobre las políticas financieras y de gasto, asesoría a los Programas, Secciones y Departamentos en su manejo administrativo y presupuestario de tal modo que se logre una ejecución ágil y eficiente de las actividades, además de un gasto racional en el presupuesto, etc.
El pago de la planilla de los funcionarios y el presupuesto de operación proviene totalmente de los rendimientos económicos generados por el Fideicomiso, más donaciones u otros ingresos por servicios que se generan actualmente. Un porcentaje de los rendimientos y en algunos casos de la subejecución anual del presupuesto (ahorros) son retribuidos al Fideicomiso para su recapitalización, el restante porcentaje es distribuido en cada uno de los Programas, Departamentos y Secciones según sea lo establecido en la planificación anual de sus actividades.
El Departamento labora bajo la filosofía de ser facilitador y amigable para todos sus usuarios, para lo cual se ha desarrollado un sistema integrado contable, que permite llevar un control y seguimiento diario y actualizado de los presupuestos de cada Programa, Sección o Departamento, acorde con los lineamientos legales establecidos, lo que facilita la toma de decisiones rápidas y eficientes en el trabajo de todos los días.


Función del jefe del departamento de contabilidad



El Jefe del Departamento de Contabilidad será nombrado por el Director y permanecerá en su puesto el tiempo que éste juzgue necesario.
El Jefe del Departamento de Contabilidad, es el responsable de la correcta administración financiera. Tendrá las siguientes atribuciones y obligaciones:
1. - Coordinará y supervisará las finanzas y contabilidad.
2. - Propondrá al Director el presupuesto general de egresos, ingresos e inversiones, mismos que serán sometidos a la consideración de la Comisión de Hacienda.
3. - Proponer al Director el presupuesto interno.
4. - Llevar el control de la nómina.
5. - Rendir informe al Director cuando le sea solicitado.

Autor:

Ulises





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