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Auditoría de activos en Perú parte 1 - Monografía



 
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Balance General. Control Interno y Programas del Activo: Caja y Bancos, Cuentas por Cobrar, Inventarios, Inversiones en Valores, Maquinaria, Inmuebles



INTRODUCCIÓN



La Auditoria proporciona la evidencia objetiva de que las cantidades incluidas en el Balance General son válidas, genuinas y dignas de confianza y no simples estimaciones optimistas o conjeturas imaginarias. Este trabajo de investigación tiene como propósito ampliar los conocimientos de los lectores en cuanto a la Auditoria de Activos.

A continuación explicaremos brevemente sobre la Auditoria de Activos. La Auditoria de Activos consiste en demostrar que los activos listados en el Balance General son realmente existentes, que la compañía es propietaria de dichos activos, y que la valuación asignada a los mismos ha sido establecida de conformidad con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptada.

Para ello el presente trabajo ha desarrollado conceptos, objetivos, técnicas y procedimientos, Control Interno y Programas al examinar las Cuentas del Activo: Caja y Bancos, Cuentas por Cobrar, Inventarios, Inversiones en Valores, Inmuebles, Maquinaria y Equipo y Gastos Pagados por Anticipado.

Agradecemos a todos aquellos que de una manera u otra hicieron posible la realización de este trabajo.


CAPÍTULO I



INTRODUCCIÓN A LA AUDITORÍA DE ACTIVOS



Sabemos que el propósito principal de la Auditoria es determinar la confiabilidad de la información contable expresada a través de los Estados Financieros.

Es así, como casi todo el esfuerzo del auditor está dirigido básicamente a formarse una opinión profesional de los Estados Financieros en su conjunto, para lo cual, examina cada una de las cuentas del activo, pasivo, etc; buscando con ello elementos de juicio sobre su razonabilidad, los mismos que una vez evidenciados forman su opinión.

En esta oportunidad nos centraremos en examinar las cuentas del Activo. Para ello daremos a conocer conceptos generales:

ACTIVO.



Concepto.-

Conjunto de Bienes y derechos que posee una empresa (según CONASEV).

Según las NIC es un recurso bajo central, de la empresa que proviene de hechos pasados y del cual se espera que genere beneficios económicos futuros para la empresa.

Clasificación.-

Es según NIC 13, ahora NIC 1 en concordancia con la anterior. El Activo se clasifica en Activo Corriente y Activo no Corriente, llamado también Circulante y no Circulante. Esta clasificación se determina teniendo en cuenta su grado de responsabilidad, tomándose como base un año.

El Activo Corriente:



Caja y Bancos                    Activo Disponible.
Cuentas por cobrar comerciales  Activo Exigible.
Otras cuentas por cobrar        Activo Exigible.
Existencias                     Activo Realizable.
Gastos Pagados por anticipado   Activo Realizable.

“ORDENADO DE ACUERDO A SU CONVERTILIDAD EN DINERO”.



El Activo No Corriente:



Cuentas por cobrar a largo plazo.
Otras cuentas por cobrar a largo plazo.
Inversiones en valores.
Inmueble, Maquinaria y Equipo, Neto.
Otros activos.

Objetivos de las Cuentas del Activo.



1.    Establecer la existencia y propiedad de los activos que se mueven en el Balance.
2.    Determinar si la valuación de los activos refleja la aplicación de principios contables generales aceptados.
3.    Determinar si es adecuado el control interno de la empresa
4.    Determinar con cierto grado de seguridad que las operaciones al contado y los saldos en bancos son adecuados y válidos.
5.    Determinar la autenticidad de los derechos adquiridos que se presenten en el Balance.
6.    Asegurarse que las cifras que se muestran como inventarios están efectivamente representadas por productos, materiales, y suministros que existen físicamente.

Importancia.-



Partiendo del objetivo de la Auditoria de los Estados Financieros es expresa opinión sobre la razonabilidad de la presentación de los Estados Financieros según principios rentables generalmente aceptado,  para que el auditor pueda expresar la opinión de los Estados Financieros debe examinar el Balance General.

Por lo tanto es importante examinar los activos, para ello desarrollará pruebas, preguntas, inspección de activos. Hay cuentas en las cuales se emplearán mayor tiempo y otras menor tiempo. La cuenta 20, 33, 23 y 38 respectivamente.

A continuación se estudiará la CAJA Y BANCOS:

CAPÍTULO II



ACTIVO DISPONIBLE



1.    INTRODUCCIÓN.



Esta clasificación corresponde a aquellos bienes que posee la empresa que pueden convertirse inmediatamente en efectivo, es decir, de alto grado de liquidez. Se incluye por lo tanto al efectivo de cualesquiera otra partida que pueda convertirse inmediatamente en efectivo, sin trastornar las operaciones diarias. Ejemplos lo constituyen las existencias en caja; los depósitos en cuentas bancarias, certificados de depósitos a la vista y valores negociables, entre otros.

Dentro del Plan Contable General revisado se incluye las siguientes cuentas:

10 CAJA Y BANCOS



101    Caja
102    Fondos Fijos
103    Remesas en Tránsito
104    Cuentas Corrientes
105    Certificados Bancarios
106    Depósitos a plazo
108      Otros depósitos
109      Fondos sujetos a restricción

31 VALORES (*)



311 Acciones
314 Otros títulos representativos del Derecho
Patrimonial
317 Bonos Diversos
319 Provisión para fluctuación de valores

(*) Sólo nos referiremos a las inversiones de carácter temporal, que han sido adquiridos con el fin de venderlas en el corto plazo y obtener cierta rentabilidad.

2.    CAJA Y BANCOS.



Activo de liquidez inmediata que representa las existencias en caja y cuentas corrientes bancarias que tienen poder cancelatorio y son utilizados en el giro habitual de las operaciones que realiza la empresa. El efectivo tendrá la característica de  disponible como medio de cambio y de fijeza de valor.

El saldo de caja y bancos no suele ser significativo al cierre de cada período bajo análisis, pero las cuentas que lo integran involucran movimientos relevantes puesto que tiene una estrecha relación con:

a.    Fuentes de ingresos u obtención de fondos (cobranzas). En este punto el Auditor deberá procurar que su intervención se extienda a comprobar las diferentes fuentes de ingresos del contribuyente (ventas al contado, cobros a cuentas, cobros de documentos, cobro de intereses, de otras rentas, ventas de activos fijos, préstamos o inversiones de los propietarios), con la finalidad de determinar si alguno de ellos se han omitido en la contabilidad. En otras palabras, los ingresos de dinero están directamente relacionados con las cuentas de ingresos.

Incrementos elevados y repentinos en los ingresos a caja podrían llevar a pensar en fuentes de ingresos no declaradas, por lo tanto, cuando se susciten ciertas dudas es conveniente hacer las verificaciones pertinentes respecto a su origen.

b.    Egresos de fondos o desembolsos, puede presentarse duplicidad en los pagos, es decir, se podrían estar duplicando pagos, lo que obligaría la verificación con los documentos originales, porque puede contabilizarse una compra por el asiento de diario utilizando la cuenta de Proveedores y por el libro de Caja como si fuere una operación al contado, además se podrían presentar retiros particulares de los socios o pagos simulados a acreedores.

En conclusión la revisión del efectivo y de las transacciones relacionados con él son importantes porque se trata de un activo que fácilmente puede ser sustraído, porque la mayoría de las transacciones afectas a esta cuenta tienen una recuperación sobre ella, por errores en otras pueden representar errores en las cuentas relacionas con el efectivo y viceversa.

2.1    Saldos en Moneda Nacional



Los saldos en moneda nacional constituyen una partida que se determinan por su valor nominal; es una partida monetaria que no requiere de ajuste y es causante de pérdida por exposición a la inflación.

2.2    Saldos en Moneda Extranjera



Los saldos en moneda extranjera deberán valuarse al tipo de cambio bancario que esté en vigor a la fecha de los Estados Financieros, reflejando en el Estado de Resultados la diferencia que resulte del ajuste. Al respecto también la NIC 21. “Variaciones en los Tipos de cambio de Moneda extranjera”. Como el CPC 2 “Registro de Transacciones de Moneda Extranjera”. Señala que el reporte de dichos saldos debe ser al tipo de cambio de cierre.

3.    VALORES NEGOCIABLES



Llamados también Inversiones temporales representa la cantidad empleada por la empresa en la adquisición de un valor bursátil o de otro título que expresa la inversión del excedente de efectivo, que constituyen verdaderos sustitutos temporales del dinero. Incluye los valores adquiridos con el objeto de obtener una renta y con la intención de venderlos a corto plazo.

La NIC 25, las califica como una Inversión de Circulante que por su propia naturaleza es enajenable a corto plazo que se intenta no se mantenga durante un tiempo superior a un año.

En otras palabras constituyen Inversiones adquiridas con excedentes de dinero que pueden convertirse en dinero a corto plazo, ofreciendo una rentabilidad a los recursos ociosos de la empresa.


4.    EXAMEN DE CAJA Y BANCOS



a.    Concepto de la cuenta


A esta cuenta se le denomina también rubro del disponible y comprende el dinero en efectivo en caja o depositado en bancos, cheques, giros, etc., que utiliza la empresa como medios de cambios en forma inmediata.


b.    Comentario



Muchos de los errores y anormalidades que suceden en las empresas con respecto al dinero, tienen en las empresas con respecto al dinero, tienen su origen principalmente en las deficiencias de control interno, tanto en el manejo como en su contabilización, tales como:

-    Falta de separación de funciones entre caja y contabilidad.
-    Falta de póliza de fianza para los empleados que manejan efectivo.
-    No se registran los ingresos en forma inmediata, ni se depositan intactos en el banco, a la brevedad posible.
-    No se acostumbra como medida de seguridad, pagos con cheques, sino en efectivo; es decir, no se utiliza fondo fijo para los gastos menudos y cheques para todo lo demás.
-    No se practican arqueos de caja en forma sorpresiva, dejándose constancia escrita de los mismos.

Por tal razón, es sumamente importante la evaluación del control interno que practica el auditor, no solamente para graduar el alcance de sus procedimientos de auditoria, sino también para sugerir recomendaciones a la empresa, que permita fortalecer sus controles en resguardo de sus recursos financieros.

De otro lado, debe entenderse que nuestro examen de este rubro se orienta básicamente a obtener suficientes elementos de juicio que nos permita formar una opinión razonable sobre el dinero en efectivo y en bancos expuesto en el Balance General, así como su correcto manejo y contabilización durante el período que se examina.

Asimismo, debemos tener presente que el examen de caja y bancos, no se debe visualizar como un aspecto aislado, sino más bien, interrelacionado con otras cuentas, tales como ventas, cuentas por cobrar, gastos, etc.

c.    Objetivos Básicos del examen


Los objetivos que persigue el auditor al examinar caja y Bancos puede resumirse en los siguientes:

1.    Determinar si se presentan todos los fondos recibidos o que existen.
2.    Asegurarse de la corrección de los ingresos y egresos registrados.
3.    Asegurarse de que el saldo de Caja - Bancos sea correcto.
4.    Determinar si los fondos o depósitos que se presentan llenan las condiciones de disponibilidad.
5.    Verificar que se presente y clasifique en forma apropiada.

5.    PROGRAMA DE AUDITORIA: CAJA Y BANCOS



1. CONTROL DE LA CAJA



La caja constituye el activo que más se presta a que se aplique mal y a que se comentan errores en su manejo (ejemplo: ingresos que se contabilizan en fecha posterior en la que se realizan, préstamos ficticios que luego se cancelan) y su registro, en especial en lo referido a los ingresos de caja por lo cual es necesario un control detallado de la caja de manera que permita reducir la posibilidad de que se cometan errores o un mal uso de fondos, debiendo facilitar el descubrimiento de esos errores y pérdidas tan pronto ocurran. Las posibles irregularidades que se puedan presentar tendrían el objeto de disminuir la base imponible del Impuesto  a la Renta o regularizar saldos acreedores generados por ingresos omitidos no declarados así como préstamos a accionistas, socios o personas vinculadas al propietario (pagos de gastos personales) o de regularización de saldos acreedores.

PROCEDIMIENTOS



A.    CAJA



1.    Aplique el cuestionario de control interno, a efectos de evaluar el grado de confiabilidad del mismo, teniendo en cuenta que las respuestas deben ser confirmadas, variando en algunos casos el alcance del examen.

2.    Enumere los fondos que deben recontarse, confirmando su naturaleza y nombre de los custodios con un funcionario autorizado.

3.    Efectúe un arqueo simultáneo de los fondos y valores.

4.    Determine el saldo de caja de la siguiente forma:
Saldo según libros a la fecha del último asiento. Más ingresos no registrados desde la fecha del saldo según libros, a la fecha del arqueo. Menos egresos no registrados desde la fecha del saldo según libros, a la fecha del arqueo. Saldo al momento del arqueo.

5.    Recuente o inspeccione físicamente:
-    Billetes y monedas.
-    Cheques, observando que estén a nombre de la empresa o debidamente endosados e investigando cheques de fechas posterior a la del recuento o fuera de lo normal.
-    Facturas, recibos o vales provisionales que estén formando parte de los fondos, observando que estén debidamente aprobados, sean de fechas recientes y se refieran a desembolsos normales, propios del negocio. En cuanto, a los no autorizados, obtenga aprobación de las personas autorizadas.

6.    Detalle en sus papeles de trabajo:
-    Billetes y monedas recontadas.
-    Cheques recibidos, indicando: Fecha, banco, girador, beneficiario, endoso e importe.
-    Facturas, recibos, vales, indicando: fecha, nombres, concepto, importe y aprobación.
-    Cheques girados por la empresa y aún no entregados a los beneficiados, señalando: fecha, banco, beneficiario, e importe.

7.    Si como resultado del arqueo encontrara diferencia (faltante o sobrante), obtenga una explicación escrita del custodio. En el caso, de importación escrita del custodio. En el caso, de importes significativos, investigue esta diferencia después de levantada el acta de arqueo.

8.    Para los distintos fondos arqueados, obtenga declaración de los custodios, donde se ha constar que mostraron todos los fondos, documentos y valores bajo su custodia y que éstos fueron recontados en su presencia y devueltos conforme.

9.    Controle el monto del fondo fijo arqueado con la cuenta control del mayor general.

10.    Verifique que el último cheque de reposición del fondo fijo emitido antes del arqueo, haya sido debidamente contabilizado.

11.    Si existiera efectivo por sueldos y/o jornales impagos en poder del cajero, deberá proceder como sigue:
11.1    Si el efectivo no está ensobrado. Efectúe el arqueo total del mismo.
11.2    Si está ensobrado. Deberá comprobar que todos los sobres efectivamente tienen contenido, arqueando un número representativo de los mismos y verificando que el total ensobrado concuerde con el de la nómina.

12.    Tome nota de los últimos documentos girados a la fecha del arqueo, tales como cheques, facturas, recibos, papeletas de depósitos, partes de cobradores, etc.

13.    Establezca independientemente el monto de las cobranzas pendientes por depositar, mediante la suma de: Facturas por ventas al contado, partes de cobradores, totales de cintas de cajas registradoras y los listados de cobros por correspondencia. Durante esta labor:
13.1    Observe la fecha y  secuencia numérica de los documentos.
13.2    Pase revista a los talonarios de los documentos, verificando el último utilizado y los posteriores aún no usados.

14.    Asegúrese posteriormente que los fondos provenientes de cobranzas fueron depositados intactos, cotejándolos, contra el libro caja o bancos, papeletas de depósitos y después con los estados bancarios, investigando cualquier cheque devuelto por el banco.

15.    Verifique que los comprobantes de gastos tomados en fondos fijos arqueados, hayan sido incluidos en la reposición inmediata al arqueo.

16.    Indague acerca de los cheques de la misma empresa, incluidos en los fondos arqueados. Verifique si los cheques de personal tienen un motivo legítimo de ser (canje autorizado, etc.)

17.    Con relación a los cheques de canje, incluidos en el arqueo, verifique posteriormente que no hayan sido devueltos impagos por el Banco.

18.    Si el arqueo de caja se efectúa posteriormente a la fecha del balance, compruebe la documentación sustentatoria de las transacciones realizadas desde la fecha a la fecha del arqueo.

2. CONTROL DE LA CUENTA BANCOS.



Debido a su naturaleza de liquidez, certeza y efectividad además que permite un mejor control de dinero de la empresa, la mayoría de las empresas en la práctica lo utilizan para todas sus transacciones ya sea por depósito de todas sus cobranzas diarias o por el pago a sus proveedores o terceros mediante cheques.

Norma de control es que todo pago debe hacerse por medio de cheques incluso el pago de remuneraciones (éste puede realizarse también mediante abonos en una cuenta de ahorros asignada a cada trabajador), a excepción de las partidas pequeñas para las cuales existe un fondo fijo de caja. Esto facilita el control puesto que los cheques cancelados son un medio de verificación eficaz, para lo cual es recomendable que todo cheque deba ser registrado aunque haya sido anulado. Por lo general requieren de una contrafirma lo que hace más seguro la salvaguardia de este activo de la empresa.

Un punto importante a verificar es la no existencia de cuentas bancarias no contabilizadas, lo cual se puede localizar a través de la revisión de los comprobantes de pago. Asimismo requiere de revisión las notas de débito emitidas por los bancos a fin de determinar la procedencia de la deducción.

Debe revisarse además las boletas de depósitos bancarios, porque pueden aparecer en ella anotados números de facturas, guías, letras, cheques, etc; que no están registrados en los libros contables.

Herramientas importantes constituyen la solicitud de Confirmación Bancaria y la Conciliación Bancaria.

PROCEDIMIENTOS



B.    BANCOS



1.    Aplique el cuestionario del control interno, a efectos de evaluar el grado de confiabilidad del mismo, teniendo en cuenta que las respuestas deben ser confirmadas, variando en algunos casos el alcance del examen.

2.    Obtenga de la empresa, una relación de  las personas autorizadas a firmar cheques durante el período bajo examen, comprobando si los cambios suscitados fueron comunicados oportunamente al banco.

3.    Obtenga, asimismo de la empresa, lo siguiente:
a.    Conciliaciones bancarias de los meses seleccionados como prueba y de los subsiguientes.
b.    Estados bancarios.
c.    Talonarios de cheques.
d.    Libro de caja y/o bancos.
e.    Archivo de comprobantes de ingresos y egresos y de asientos de diario.

4.    Solicite confirmación directa de los saldos con bancos, incluyendo todas las cuentas que hayan tenido movimiento durante el ejercicio, aún cuando no tengan saldos al fin del año. La confirmación deberá comprender también información adicional sobre préstamos por pagar, intereses, gravámenes, juicios o contingencias de toda clase que el cliente pueda tener.

5.    En relación a las conciliaciones bancarias a la fecha del balance, realice lo siguiente:
5.1    Verifique su corrección aritmética.
5.2    Compruebe las partidas que aparezcan en la conciliación, comparando el movimiento registrado durante el mes en el libro auxiliar de bancos contra el que muestra los estados bancarios.
5.3    Cerciórese que todas las partidas pendientes de tomar por el banco o por la empresa, estén incluida en la conciliación.

6.    Verifique que todas las partidas de conciliación que aparezcan en la conciliación al final del mes inmediato anterior a la fecha del balance, hayan sido tomadas por el banco o por la empresa, según correspondan, durante el curso del siguiente mes, o bien, que aparezcan en la conciliación practicada a la fecha del balance.

7.    Obtenga los estados de cuentas bancarios, por el mes posterior a la fecha del balance y confronte contra éstos las partidas de conciliación no tomadas por el banco a la fecha del balance. Investigue las partidas importantes no tomadas por el banco durante ese mes, Con respecto, a las partidas de conciliación no tomadas por la empresa a la fecha del balance, discutir las de montos significativos con los funcionarios de la empresa para que dichas prácticas se registren en libros.

8.    Compruebe las transferencias bancarias, por el período de 7 días antes y después de la fecha de la conciliación bancaria del mes seleccionado, verificando la respectiva carta - orden y su registración contable.

9.    Efectúe una comprobación de caja por los meses seleccionados, conciliando los totales de ingresos y egresos según registros auxiliares, con los totales de depósitos y retiros según estados bancarios.

10.    Sume el libro caja o auxiliar de bancos por el mes durante el cual se revisa la conciliación y compruebe la corrección de los pases al libro mayor coteje los saldos según libros que aparezcan en la conciliación.





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