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Auditoría de activos en Perú parte 3 - Monografía



 
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SUFICIENCIA DEL PROCEDIEMINTO



Una vez aclarados los circulares cuya respuesta era de inconformidad y las que haya devuelto el correo, debe hacerse un recuento de las repuestas obtenidas conformes y de las propias inconformes aclaradas para establecer el porcentaje que representan en relación con el total de circulares enviadas.

Es difícil establecer plenamente qué porcentajes son suficientes y cuales son insuficientes, ya que las características de los clientes, o sujetos circularizados, definen porcentajes notablemente diferentes.

Por ejemplo, cuando se circulariza a los deudores de una institución de crédito es común alcanzar un 70% de respuestas satisfactorias, debido a que normalmente los clientes de una institución de créditos son empresas y gente que acostumbra (por propia conveniencia), llevar buena razón y cuenta de sus operaciones y que en cualquier momento pueden confirmar sus deudos. En cambio, cuando se circulariza a un grupo de clientes constituidos por gente del campo y las respuestas tienden a ser bajas, ya que ciertamente la dificultad de su localización y su menor preparación inciden necesariamente de esa manera. Es recomendable observar en cada empresa el comportamiento específico, para definir el porcentaje de razonabilidad y posteriormente generalizarlo a otras empresas semejantes. Se puede establecer, de cualquier manera que:

a)    Cuando las respuestas conformes y las inconformes aclaradas exceden el 50% del total de saldos circularizados, el resultado del procedimiento es satisfactorio (si no hubo circulares inconformes pendientes de aclaración y circulares devueltas importantes).
b)    Cuando dicha relación es menor al 50% conviene apoyar con argumentos suficientes la razón de su aceptación como satisfactorio. (Clientes en zonas de difícil acceso, gran cantidad de clientes con saldo  semejante y generalmente menor, etc.)

Por su importancia, a continuación transcribimos la conclusión número 8 del boletín 6 de la Comisión de Procedimientos de Auditoria.

El auditor no podrá declarar haber practicado el examen de los estados financieros “de acuerdo con las normas de auditoria generalmente aceptadas” sino se recurrió al procedimiento de confirmación directa de los deudores…”

II.    COBROS POSTERIORES A LA FECHA DE LOS ESTADOS FINACIEROS



En este procedimiento se aprovecha la circunstancia de que el Auditor permanece en las oficinas del cliente por algún tiempo posterior a la fecha de cierre de libros; consiste en verificar los pagos o las entregas parciales a las cuentas por cobrar efectuados por los clientes en esos días inmediatos siguientes, cuidando de que el ingreso sea real y entregado efectivamente por el deudor para liquidar el saldo que se revisa.

El hecho de que una persona pague una deuda es prueba de que la reconoce, es decir, que la cuenta por cobrar es real.

Este procedimiento es supletorio del anterior (confirmación) y se aplica, para no duplicar procedimientos, a la verificación de cuentas por cobrar no confirmadas. Por otra parte, al estudiar la  recuperabilidad de los adeudos puede aplicarse en forma general con este propósito.

III.    ARQUEOS DE DOCUMENTACIÓN



Procedimiento semejante al descrito para las inversiones, sirve para verificar la autenticidad del derecho de cobro a favor de la empresa; los documentos motivos del arqueo son las letras de cambio o pagarés que hayan suscrito los deudores y, en su caso, las facturas o contrarrecibos pendientes de cobro.

Al efectuar el arqueo, es el recuento físico de los documentos, debe cuidarse que los documentos estén a nombre de la empresa, fecha de vencimiento, autenticidad de la firma del aceptante, y otros requisitos legales de los títulos de crédito; también se deben observar las precauciones recomendables en todo arqueo y obtenerse la salvaguarda correspondiente.

En el caso de documentos en poder de terceros (al cobro, en garantía, etc.) debe complementarse el trabajo de arqueo, solicitando la confirmación directa, de los depositarios de los mismos.

IV.    ANÁLISIS DE SALDO



Consisten en el estudio de los movimientos de las cuentas para determinar la corrección  de las operaciones asentadas en ellas y consecuentemente del saldo que muestra. Se aplica al estudio de los saldos más importantes para fortalecer los procedimientos anteriores y el de cuentas no provenientes de ventas (deudores diversos) con el fin de precisar el concepto del saldo y determinar su presentación en el balance, y cuando no se presentan en un renglón separado las cuentas y documentos con vencimientos anteriores, es conveniente verificar que ésta circunstancia se haga constar en una nota.


V.    CONEXIÓN CONTRA OTRAS CUENTAS



En este procedimiento se aprovechan los efectos de
la partida doble (o dualidad económica) que rige la contabilidad de las operaciones y así se verifica, por ejemplo, que todos los cargos a clientes en un período determinado correspondan con las ventas registradas en ese mismo período, investigando ampliamente las diferencias que surjan; o que todos los créditos correspondan a ingresos.

VI.    ESTUDIO DE LA RECUPERABILIDAD


Como ya se comentó, las cuentas por cobrar que
presenten dudas respecto de su recuperabilidad deben ser castigadas por el importe que se considere incobrable.

Este estudio se lleva a cabo como sigue:

-    Comentando con los directivos las posibilidades de cobro de los adeudos más importantes y/o más antiguos.
-    Solicitando a los abogados de la Compañía su opinión en el caso de las cuentas cuyo cobro se encuentren tramitando.
-    Estudiando la correspondencia en los expedientes de clientes.

Con los resultados de la investigación se puede juzgar si el importe de la estimación para castigo de cuentas malas es suficiente o insuficiente; en este último caso debe solicitarse el ajuste relativo para incrementar dicha estimación hasta hacerla adecuada.

ESTIMACIÓN PARA CASTIGO DE CUENTAS MALAS (INCOBRABLES).



El estudio anterior define la razonabilidad del saldo de esta cuenta, pero de cualquier manera debe hacerse un estudio específico de los movimientos contables que haya mostrado durante el año. En los cargos, por cancelaciones de cuentas incobrables, debe vigilarse que exista autorización adecuada para ello, y que además se hayan agotado los esfuerzos para lograr su cobro. Los créditos, por nuevas estimaciones, deben ratificarse con el estudio de la recuperabilidad mencionado antes.

Al juzgar también de acuerdo con las circunstancias, sobre la acumulación de la estimación o provisión para cuentas incobrables, el auditor deberá cuidar en todo caso de la consistencia e con el método seguido o de hacer notas en un dictamen las consecuencias de los cambios importantes en su aplicación, cuando estas ocurran.

Para concluir, respecto a los resultados de los procedimientos aplicados, puede y debe formularse en un cuadro que muestre los resultados parciales y el total verificado, como sigue:
Importe   %

Saldo total por las cuentas por cobrar    S/. 00.00    100
Confirmado
Solicitudes conforme
Solicitudes inconformes aclaradas
Cobros posteriores
De cuentas no confirmadas, que no contestaron o que se devolvieron.
Arqueo de documentos
De cuentas no verificadas por los procedimientos anteriores.
Total verificado

Este cuadro muestra objetivamente los resultados parciales de los procedimientos aplicados y la suficiencia del trabajo total, dentro del grupo de cuentas por cobrar.

CAPÍTULO IV



AUDITORÍA DE INVENTARIOS.



AUDITORÍA DE LAS EXISTENCIAS



Generalidades.



Desde el punto de vista de la auditoria, la cifra de almacén es la partida más importante del Activo Circulante en las empresas:

a)     Por su volumen económico.
b)     Por su repercusión en la cuenta de resultados.
c)     Por su repercusión financiera.

1.- Objetivos de la auditoria



Los objetivos de la auditoria en este terreno son los siguientes:

a)     Comprobar la exactitud y fiabilidad de las unidades físicas recogidas en el balance:

- Recuento físico periódico.
- inventario  permanente.

b)     Comprobar la exactitud y fiabilidad de la valoración de las existencias y la uniformidad de dicha valoración.

- Materias primas y auxiliares.
- Productos en curso
- Productos acabados.

c)     Verificar la obsolescencia de las existencias y la adecuación de la previsión al respecto.

d)     Comprobar si las existencias son propiedad de la empresa y determinar:

- Existencias de la empresa en poder de terceros.
- Existencias de terceros en poder de la empresa.
- Existencias en tránsito.

e)     Comprobar los cortes entre las distintas fases:

- Entradas.
- Producción.
- Salidas.

f)     Determinar la existencia de gravámenes.

g)     Comprobar que el costo de ventas corresponde a transacciones y eventos realizados durante el periodo y que se haya determinado en forma razonable y consistente.

h)     Comprobar la adecuada presentación y revelación en los estados financieros.

i)     Verificar si las medidas de control interno y los procedimientos administrativos funcionan correctamente.

j)     Verificar si la cobertura de los seguros de las existencias es adecuada.

Control Interno.



El control interno de los inventarios esta vinculado con las actividades de compra, fabricación, distribución, venta y consignación. un adecuado control interno de las existencias exige que sean debidamente:

- Pedidos
- Recibidos
- Controlados
- Segregados
- Usados
- Contados físicamente
- Embarcados
- Facturados

a)    Autorización del método de valuación seleccionado por la empresa
b)    Segregación de funciones de autorización, custodia y registro.
c)    Registro oportuno de la inversión en inventarios y del pasivo correspondiente.
d)    Registro oportuno de todos los embarques y, en su caso, su facturación, incluyendo la contabilización del correspondiente costo de ventas.
e)    Control de las devoluciones.
f)    Custodia física de  los inventarios .
g)    Inventarios físicos.
h)    Procedimientos adecuados para el registro y acumulación de los elementos del costo.
i)    Registros adecuados para el control de existencias y anticipos a proveedores.
j)    Registros adecuados para el control de las existencias propiedad de terceros en almacenes la empresa.
k)    Comparación periódica de la suma de los registros auxiliares con el saldo de la cuenta mayor correspondiente.
l)    Comprobación de los inventarios físicos por el personal interno independiente.
m)    Procedimientos para determinar la perdida de valor de los inventarios y el registro de las estimaciones correspondientes.
n)    Adecuada protección a la entidad mediante contratación de seguros y finanzas.
o)    Sistemas de información con cifras actualizadas.

La plantación de las pruebas de auditoria dependerá de un debido análisis de los factores que se deben considerar como:

- Naturaleza y características de los propios inventarios
- Cambios o fluctuaciones importantes en:

Márgenes de utilidad.
Precios de materiales.
Demanda de productos.
Niveles y clases de inventarios o producción incluyendo la clasificación, acumulación o aplicación de gastos indirectos.

- Lanzamiento de nuevos productos, cambios tecnológicos o modificaciones de ingeniería.
- Nuevos productos o reducción de precios de la competencia.
- Productos discontinuados.
- Importancia de producción defectuosa o reprocesada.
- Disminución o aumento de la capacidad instalada usada.
- Producción y embarques importantes cera del fin de ejercicio.
- Efecto de regulaciones oficiales, controles de precios, restricciones de importaciones o exportaciones.
- Contratos importantes con términos y condiciones específicas en cuanto a calidad, fechas de entrega, penas convencionales por cumplimiento etc.
- Falta de procedimiento para la salvaguarda física.
- Falta de segregación de funciones.
- Diferencias en los procedimientos para inventarios físicos.
- Frecuencia de ajustes importantes por inventarios físicos.
- Inventarios físicos que difieran de la del fin del ejercicio.
- Inventarios físicos rotatorios en lugar de  totales.
- Cambios propuestos o definidos para practicar inventarios físicos rotatorios en vez de totales.
- Registros auxiliares poco confiables.
- Cifras importantes de inventarios identificados como obsoletos o de lento movimiento, pero no investigados ni registrados como tales.
- Materiales en poder de terceros o recibidos de terceros.
- Características del sistema de costos de control de inventarios o del método de valuación y cambios en los mismos.
- Procedimientos deficientes para la revisión o  actualización de costos unitarios etc.

Para la planeación se debe tener información sobre las características del inventario y costo de ventas tales como:

- Los sistemas de costos.
- Métodos de valuación.
- Procedimientos utilizados.
- Reglas particulares de valuación y presentación.

Técnicas de revisión.



1.    Comparación de cifras a costos históricos y actualizados con las de ejercicios anteriores.
2.    Análisis de razones financieras.
3.    De ser posible, comparación de cifras con la información disponible de empresas del ramo.
4.    Obtener explicación de variaciones in portantes e  investigar cualquier relación no inusual e inesperada entre el año actual y el anterior tales como:
- volumen de producción.
- porcentajes de materias primas, mano de obra e gastos indirectos.
- consumo de materiales y desperdicios.
- márgenes de utilidad.
- diferencia de inventarios.
- índices de inventarios obsoletos o lento movimiento.
- antigüedad de los inventarios.
- cálculos globales.
- del costo de producción y de ventas.
- Conciliaciones de las cantidades embarcadas con las facturadas y de las cantidades pedidas contar lo embarcado.





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