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Auditoría de activos en Perú parte 6 - Monografía



 
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IMPORTANCIA RELATIVA Y RIESGO DE AUDITORIA



El auditor debe considerar, entre otros elementos, la importancia relativa de estos activos en relación con los estados financieros en su conjunto, así como los riesgos de auditoria.

La planeación de las pruebas de auditoria en el rubro de inmuebles, maquinaria y equipos, debe incluir el análisis de los factores o condiciones que pueden influir en la determinación del riesgo de auditoria. Dichos factores se pueden relacionar tanto al riesgo de error inherente, como el riesgo de que los controles relativos no lo detecten, o bien, que el auditor no los descubra. Ejemplos de estos factores son los siguientes:

-    Naturaleza, monto y características propias de los inmuebles,   maquinarias y equipos, especialmente los que son de fácil realización y sustracción.
-    Las políticas en cuanto al monto y naturaleza de las partidas a ser capitalizadas, así como los cambios importantes en relación con dichas políticas.
-    Estimaciones que afectan el valor neto en libro de los activos (depreciación, avalúos, determinación del valor de uso, etc.).
-    Cambios en los métodos de depreciación de los activos.
-    Existencia de capacidad no utilizada significativa o de activos no utilizados.
-    Existencia de gravámenes sobre los activos o limitaciones en cuanto a su disponibilidad.
-    Falta de conteos físicos de los activos en forma periódica.
-    Registros auxiliares poco confiables.
-    Falta de control sobre la localización física de los activos.
-    Falta de identificación física de los activos a través de etiquetas, marbetes, etc.
-    Existencia de obligaciones por contratos para la adquisición o construcción de activos.
-    Existencia de activos en poder de terceros y recibidos de terceros.
-    Activos vendidos y no dados de baja en la contabilidad.

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA



PLANEACION



En la planeación el auditor debe obtener información sobre las características de los inmuebles, maquinaria y equipos, tales como, método de actualización, método de depreciación, políticas de capitalización, reglas particulares de valuación y presentación, incluyendo su aplicación consistente, etc.

Dichas características incluyen la forma en que opera la empresa, sus condiciones jurídicas, sistemas de información (manual o proceso electrónico de datos PED), política de registro, estructura y calidad de la organización segregación de funciones, definición de líneas de autoridad y responsabilidad, existencia de auditoria interna, etc., y en su caso, determinar las posibles limitaciones que pueden afectar su trabajo y opinión.

REVISION ANALÍTICA


Comparación de cifras a costos históricos y actualizados con las de ejercicios anteriores, tomando como referencia los índices de inflación general y/o específicos, fluctuaciones en precios, cambiarías, etc.,

Análisis de razones financieras, relativas a inmuebles, maquinaria y equipos, determinadas sobre cifras tanto históricas como actualizadas, para identificar variaciones y tendencias, así como para juzgar la razonabilidad de estas con base en el conocimiento general del negocio y de su entorno.

De ser posible, comparación de cifras con la información disponible de empresas del ramo.

Obtener explicación de variaciones importantes e investigar cualquier relación no usual e inesperada entre el periodo auditado y el anterior, intraperiodo, contra presupuestos, etc.

ESTUDIO Y EVALUACION PRELIMINA DEL CONTROL INTERNO



Llevar a cabo el estudio y evaluación preliminar del control interno contable existente y la localización de controles clave para el manejo del activo fijo y su depreciación, incluyendo su actualización. Lo anterior incluye la evaluación de los controles internos en ambientes de procesos electrónicos de datos, particularmente en aplicaciones importantes donde la información se procesa sin dejar huellas visibles, como cálculo de depreciación, cálculo de actualización, etc. En su caso, deberá determinarse y documentarse la justificación del enfoque de la revisión, sea alrededor o a través del computo.

Habiéndose determinado, en forma preliminar, la confianza que se puede depositar en el sistema de control interno contable a través del seguimiento y observación de las transacciones y de la existencia de los controles claves y, considerando la importancia relativa y el riesgo de auditoria en el rubro de inmuebles, maquinarias y equipos, el auditor estará en posición de definir la naturaleza de los procedimientos de auditoria, tanto de cumplimiento como sustantivos, con el alcance y oportunidad que considere necesarios en las circunstancias.

CAPÍTULO VII



GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO.



CONCEPTO.-

Se considera dentro de este rubro los desembolsos efectuados por concepto de servicios futuros no recibidos totalmente que se encuentran por devengar en el próximo ejercicio o ejercicios, considerando los servicios por concepto de alquileres y seguros pagados anticipadamente.

CUENTAS QUE INVOLUCRA:



Seguros pagados x anticipado.
Alquileres pagos x anticipado.

Se consideran en el activo corriente porque estos gastos de operación eliminarán la necesidad de erogaciones de efectivo en el siguiente período contable.

La mayor parte de los gastos pagados por anticipado no se extenderán más allá del año. Si ocurriera lo contrario debería mostrarse por separado en el activo corriente como gastos pagados por anticipado y en no corriente en otros activos.

OBJETIVOS.-



En el examen de gastos pagados por anticipado el auditor tiene 3 objetivos fundamentales:

1.- Establecer la validez de los desembolsos originalmente cargados a estas cuentas del activo.

2.- Determinar si se obtendrán claros beneficios en futuros períodos, de las cargas que están siendo arrastradas como activos.
3.- Determinar lo razonable del programa de amortización que está siendo aplicado a tales activos.


CONTROL INTERNO APLICABLE.



El Control Interno es el Plan de organización, las políticas, normas y procedentes, implementadas por la gerencia de la empresa.

El objetivo es salvaguardar los activos de la empresa mediante la prevención y detección de errores e irregularidades.

Para los Pagos Anticipados se elabora cuestionarios que es el siguiente:

a)    La adecuada autorización de gastos.
b)    Mantenimiento de Registros Contables suficientemente detallados que muestran la amortización o aplicación de las partidas registradas como pagos anticipados.
c)    La autorización para efectuar el desembolso, suele consistir en la solicitud de un cheque que debe estar justificado por algún documento de origen externo, como de recibo de alquiler, factura, pago de seguro. Una vez extendido debería firmarse por algún otro Ejecutivo y a continuación ser enviado por correo directamente al beneficiario, no debe devolverse a quien autorizó inicialmente el desembolso.

PAPELES DE TRABAJO (PARA EL CASO DE SEGUROS).



El papel de trabajo debe mostrar todas las pólizas. Debe mostrar 4  columnas:

1.    El saldo pagado por anticipado al comienzo del ejercicio.
2.    Los pagos o reembolsos de primas durante el ejercicio.
3.    Cancelación de gastos de seguros.
4.    El saldo del importe pagado por anticipado al final del ejercicio.

El propósito de este enlace es el de cerciorarse de que los gastos de seguros se han clasificado debidamente en las cuentas de ganancias y pérdidas, ver si se han listado todas las pólizas no se hayan comprado y cancelado asignando los gastos directamente a pérdidas sin que aparezcan en el estudio minucioso realizado por el auditor.

PARA EL CASO DE ALQUILERES:



Para el examen de los alquileres son necesarios 2 tipos básicos de papeles de trabajo:

Un papel de trabajo para el archivo permanente que se ha de traspasar de un ejercicio a otro, donde se listen todos los contratos de alquileres y sus disposiciones básicas.

Otro papel de trabajo anual con un formato donde se incluyan cuatro columnas de valores y se liste cada uno de los alquileres, mostrando los saldos pagados por anticipado y las que restan por pagar al comienzo del ejercicio, los pagos efectuados, los gastos correspondientes al ejercicio y el saldo pagado por anticipado o por pagar al final del mismo.


TÉCNICAS Y PROCEDIMIENTOS.



TÉCNICAS DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA.



1.    Analice las cuentas para determinar su contenido.
2.    Examine la evidencia comprobatoria tal como pólizas de seguros, para determinar lo razonable de los costos cargados a las cuentas de activos.
3.    Revise los procedimientos adoptados por el cliente para la aplicación de los gastos a los períodos beneficiados y determinar la racionalidad general del programa de amortización.
4.    Calcula los saldos por amortizar que deberán mantenerse como activos y los importes que, por haber expirado, deberán cargarse a cuentas de gastos.
5.    Localice las deficiencias en el sistema de Control Interno, sobre los desembolsos de este tipo, y haga sugerencias para su conversión.

PROGRAMAS.
PROGRAMA DE AUDITORÍA.

CLIENTE:_____________________________________________________
PERIODO DEL EXAMEN:__________________________________________
CUENTA O RUBRO: GASTOS PAGADOS POR ADELANTADO.

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CONCLUSIONES


1. En los gastos pagados por anticipado se debe examinar la validez del desembolso y si traerá beneficios para la empresa, ya que está aplicando como un activo. No se debe emplear mucho tiempo en estas cuentas pues generalmente el monto no excede del 3% del total de Activos.

2. Las Cuentas a Cobrar es importante porque a través de los análisis podemos saber si se cumple los procedimientos y controles que existen en la empresa.

3. También nos permite observar a través de las pruebas selectivas cómo están las relaciones de las cobranzas a los clientes a través de circularizaciones de saldo y así poder evitar demasiadas provisiones para cuentas de cobranza dudosa.

4. Teniendo un buen control interno en la empresa de cada área evitaríamos errores y proporcionaríamos información clara y precisa.

5. El concepto de intangibles normalmente se restringe a aquellos activos no circulantes que sin ser materiales son aprovechables en el negocio. Los activos intangibles son partidas  que representan la utilización del servicio o el consumo de bienes pero que se espera  que producirán ingresos  como los descuentos en emisión de obligaciones y aquellas que implican  un derecho o privilegio y, en algunos casos tienen la particularidad  de poder reducir  costos de producción, mejorar la calidad  de un producto o promover su  aceptación en el mercado. Se adquieren con la intención de explotar esta en beneficio de la empresa y su costo es absorbido en los resultados durante el periodo en que rinden este beneficio (Ejemplo: Los patentes, licencias, marcas), el propósito fundamental de la revisión de este rubro es de comprobar que los valores registrados existan en realidad y se encuentran  en posesión o bajo control de la empresa auditada y su valuación se ajuste a los PCGA.





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