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Auditoría operacional de inmueble planta y equipos parte 1 - Monografía



 
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Contabilidad. Principios contables. Bienes inmuebles e inmuebles. Activos. Registro contable. Depreciación


UNIVERSIDAD NACIONAL
SEDE REGIONAL CHOROTEGA



Licenciatura en Administración con énfasis en
Gestión Financiera.

CURSO: AUDITORÍA OPERACIONAL.


TEMA



Activos,y Planta del Departamento de Lavandería del Hospital de Nicoya Guanacaste

Nicoya, junio del 2001

Introducción



La mayoría de las empresas utilizan inmuebles, planta y equipo en el proceso de generar ingresos. La expresión muebles, plantas y equipos se refiere de modo general al activo tangible no circulante, incluido el que se tiene bajo arrendamientos ( financiero o simple ), utilizado por una empresa para crear y distribuir sus bienes y servicios. Se emplea también la expresión activo fijo ( aunque su uso va disminuyendo ) para describir las cuentas de inmuebles, plantas y equipos. Otras cuentas que se auditan en la misma forma son las de mejoras a arrendamientos y de construcción en proceso.

Los Principios de Contabilidad exigen que el costo de planta y equipo se asigne en forma racional y sistemática a los periodos beneficiados. Se aplican varios métodos de depreciación o amortización para asignar el costo neto de un activo ( el costo de adquisición menos el valor residual recuperable estimado ) al periodo de beneficio.

El presenta trabajo se desglosa en dos secciones tácitas, en primer termino se detallan los procedimientos y ciertas normas de control interno a nivel de la Caja Costarricense del Seguro Social, a nivel macro y posteriormente se analiza los mecanismos de control interno para la custodia control de los activos muebles, inmuebles en el Departamento de Lavandería del Hospital La Anexión de Nicoya.


Objetivos de Auditoría



Los objetivos de la auditoría de inmuebles, planta y equipo, y de las cuentas relacionadas, son similares a  de otras cuentas de activo. El auditor debe obtener evidencia competente y suficiente, que consiste en datos contables básicos y en información corroborada, que le ofrezca una seguridad razonable de que:

- Los inmuebles, la planta y el equipo registrados en las cuentas existen y son propiedad de la compañía o los tiene bajo arrendamiento.
- Las adiciones y las ventas relacionadas con la cuenta son válidas, fueron debidamente autorizadas y se han registrado correctamente.
- No se han cargado a gastos partidas importantes que debieron ser capitalizadas, o viceversa.
- El costo u otra base de registro de los inmuebles, la planta y el equipo, es adecuada.
- Se han aplicado métodos correctos de depreciación, en forma consistente con el año anterior, a todas las partidas de inmuebles, planta y equipo que deban ser depreciados.
- Los inmuebles, planta y equipo comprometidos como garantía colateral se han identificados y revelado, y se han hecho también todas las demás revelaciones necesarias.

Algunos de estos objetivos se pueden satisfacer mediante los procedimientos seguidos en relación con otros aspectos de la auditoría o de las pruebas de otras cuentas de balance. Por ejemplo, la pignoración de inmuebles, planta y equipo, de esta forma  se descubre por lo general por lectura y el análisis de los documentos de préstamos y las actas de Junta Directiva o de otros grupos de administración. Los bienes adquiridos bajo arrendamiento se pueden determinar cuando se leen las actas y se analizan las cuentas de gastos por arrendamientos o alquileres. Análogamente, la existencia continua de los inmuebles, la planta y el equipo registrados en las cuentas se puede determinar, aunque muchas veces no se específica o explícitamente , a medida que el auditor recorre las instalaciones cuando observa los inventarios físicos y realiza otras tareas de auditoría. Típicamente , los auditores revisan los cargos a las cuentas de reparaciones y mantenimiento en busca de partidas que debieron ser capitalizadas y comprueban los cálculos y el resumen de la depreciación.
La determinación del costo u otra base de registro de los inmuebles, planta y equipo presenta normalmente pocos problemas, ya que la mayoría de los activos se adquieren en forma individual mediante operaciones con efectivo., sin embargo es importante  estar a alerta a los cambios ocurridos en las leyes o en las condiciones comerciales generales que pudieran hacer que resulte imposible recuperar los costos residuales de los bienes mediante los ingresos o ventas normales.

Existencia y Propiedad del Activo



Se debe de llevar a cabo un examen inicial en el cual se deben de buscar las evidencias de que los activos tangibles existentes y son realmente propiedad de la Institución, si la manera de manejar la documentación es la adecuada las evidencias van a estar en los archivos y podrá ser consultada, sin embargo estos documentos suelen perderse, aunado al hecho de la renovación de generaciones de Gerentes.
El siguiente paso es el de conocer los procedimientos de la Institución para llevar a cabo  registros detallados y comparar periódicamente esos registros con los activos mismos, y en aplicar pruebas de sustancia a la adiciones, retiros y distribuciones seleccionadas durante el año, si la empresa verifica en forma adecuada la actitud de sus registros detallados, y si se ha evaluado y sometido a prueba los controles de la existencia física y la posesión legal de inmuebles, planta y equipo, y se encontró que son satisfactorios, los procedimientos  de sustancia se pueden limitar a revisiones de las adiciones y retiros importantes en cuanto a las distribuciones periódicas, si la compañía compara periódicamente sus registros detallados con los activos reales, pero los controles específicos no han sido evaluados y sometidos a prueba, se pueden aplicar los procedimientos que se indican a continuación:

- Revisar los procedimientos de la Empresa para la inspección física y comparación.
- Estudiar la conveniencia de observar esos procedimientos.
- Revisar las medidas para investigar las discrepancias detectadas y para proponer los ajustes necesarios a los registros.


Clasificación de Los bienes Muebles



Al amparo del Manual de Normas y procedimientos para la administración y control de bienes muebles de la caja Costarricense del Seguro Social de donde se desprende la clasificación de bienes Muebles de la siguiente manera: así como la definición de bienes muebles:

Artículo 1 :



” Se consideran bienes muebles aquellos activos que se utilizan en el desarrollo de las funciones propias de la institución, que incluyen los bienes mencionados en el artículo 3 de este manual, este grupo comprende maquinaria, mobiliario y equipo que se destinan a diversas actividades productivas, presentación de servicios médicos y de apoyo, así como aquellas operaciones de índole administrativo”

Artículo 2 :



” Los bienes muebles se clasifican conforme las siguientes condiciones:
- Son aquellos que están sujetos a depreciación, excepto, las obras de arte
- Que no forme parte del costo de construcción o adquisición del edificio.
- Que permita su identificación como propiedad de la Institución, por medio de placa de metal, grabación sello, cintas adhesivas, etc.
- De una vida útil no menor de dos años.

Artículo 3:  



De la clasificación contable y presupuestaria de bienes muebles.

- Para los efectos de registro contable y control interno deberán agruparse conforme al Catálogo General de Suministros en la clase 7 ” Mobiliario, Maquinaria y Equipo”
- procederá a iniciar los trámites para su adquisición.
- Para los efectos de formulación presupuestaria, registro contable y control, se agrupan bajo la siguiente clasificación  general:

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La adquisición de los bienes muebles



La Institución adquiere aquellos bienes muebles que se requieren para  satisfacer las necesidades de los servicios en operación y aquellos contemplados en los programas de construcción, remodelación ampliación o en proceso de apertura.
Para ello se contempla en el artículo número 4 el trámite de solicitudes para establecimiento de servicios dicho numeral  dicta.

“Que el trámite de solicitudes se rige por lo estipulado en el manual de norma y procedimientos para la adquisición de bienes muebles a nivel central, emitido por la Gerencia de Operaciones en Mayo de 1992, según circular número 5010 del 27 de Mayo 1992 de las Gerencias de División”

Para la recepción de los bienes muebles y que se adjudica la compra el proveedor entregará el bien únicamente al Departamento de Almacenamiento y Distribución ( Bodega de Activos ) o proveeduría de la Unidad Ejecutora con su respectiva factura, quien verificará lo siguiente:

- Que el bien se encuentre en buenas condiciones de fabricación, calidad funcionamiento.
- Que su facturación sea correcta, entendiendo como tal la comparación de la información entre la orden de compra y la factura comercial y la factura de la C.C.S.S.
- Que el artículo cumpla con las previsiones del cartel de licitación o compra directa, conforme lo estipulado en la ley de contratación administrativa.

Cumplidos estos requisitos se procede a sellar y firmar recibido conforme, e informar la entrada del bien a la unidad solicitante uy a la unidad de compras de equipo, adscrita al Departamento de Adquisiciones, para efectos del seguimiento de las compras.

Recibidos el bien mueble el departamento de Almacenamiento y Distribución o la Proveeduría de la unidad descentralizada lo identificará como perteneciente a la Institución. Asimismo se confeccionará el VALE DE ENTRADA ( fórmula 46 ) a la Sección de Contabilidades Especiales.

Una vez que el Departamento de Almacenamiento y Distribución ha cumplido con el inciso anterior procederá a remitir, al menos una vez a la semana, una copia de los vales de entrada y de la solicitud de traspaso de bienes muebles, posteriormente se procede a confirmar su ingreso al Inventario de Activo de la Institución.

La sección de contabilidad especial, para efectos de control realizará pruebas selectivas sobre los registros realizados.

Cada Unidad Ejecutora es responsable de establecer mecanismos de control en el trámite para las salidas de bodega y procesamiento electrónico de datos.
El Departamento de Almacenamiento y Distribución ( Bodega de Activos ) o la Proveeduría de la Unidad descentralizada entregará el bien mueble a la unidad o servicio solicitante a más tardar 5 días hábiles después de recibido,  y posteriormente se procede al plaqueo del activo.

La Unidad que recibe el bien confecciona la tarjeta de control de bienes muebles, o en su caso lo registre en su sistema de información de inventario permanente.

Las Bodegas de Activos del Departamento de Almacenamiento y distribución y de las proveedurías, bajo ninguna circunstancia, entregará bienes sin su respectiva identificación.

El encargado de activos confrontará el recibo de entrega de bienes muebles contra el número de placa y la descripción física, con el fin de comprobar que corresponde al mismo bien.

Revisión Técnica



La bodega de bienes muebles del Departamento de Almacenamiento y distribución y las unidades ejecutoras al recibir los equipos y en caso que lo requieran, solicitarán la revisión técnica de los mismos a la unidad especializada que corresponda, quien atenderá la solicitud de servicios en los tres días posteriores.

En caso de que se determinen daños, averías o faltantes y diferencias de especificaciones a lo establecido en el cartel, se acatarán las disposiciones siguientes:
Cuando se trate de mercadería importante se informará a la sección Administrativa  para el inicio de los trámites de conformidad con la póliza número 12012 del Instituto Nacional de Seguros.

En caso de compra en plaza se anotarán en la factura las deficiencias encontradas y se gestionará ante la casa comercial correspondiente, se procede a retener el pago respectivo hasta que el bien sea repuesto.

Cuando un bien mueble requiera ser reparado, la administración de la Unidad Ejecutora mediante la fórmula número 3 ( control conservación y Mantenimiento) lo entregará al Departamento de Conservación y Mantenimiento para valorar la conveniencia de su reparación o en su caso la declaración de inservible, según lo dispuesto en el artículo 20 del  Manual de Normas y Procedimientos para la Administración y control de bienes muebles, que lo que interesa reza:
“Cuando un bien se considere obsoleto,  o que por falta de repuestos sea imposible su reparación, le corresponde al Departamento de conservación y Mantenimiento, Unidades descentralizados de mantenimiento o ingenieros residentes de las Direcciones Regionales, realizar la declaración de inservible, según su ámbito de competencia.”

Acciones a realizar después de declarar un bien inservible la unidad programática procederá a realizar las siguientes acciones:

- Levantará acta de destrucción con la intervención del responsable del manejo de activos, indicando la causa que la originan, adjuntando la declaratoria de inservible.
- Enviará copia de la declaratoria de inservible al Departamento de Conservación y mantenimiento, para verificar si se pueden utilizar las partes del bien como repuestos.
- El encargado de activos, de acuerdo con la acta confecciona la fórmula 48  y remitirá el original a la sección de Contabilidad, para que esta realice los ajustes contables pertinentes.

Responsabilidades para la Administración de los bienes muebles.



Son responsables de la administración. Custodia, uso y mantenimiento de los bienes : Gerentes, Directores, Jefes, Encargados y aquellos funcionarios que tengan dentro de las labores propias de su cargo, el dispones de bienes para el adecuado desarrollo de las funciones y tareas encomendadas.

Los Jefes de dependencias y servicios son responsables del uso y destino de los bienes puestos a disposición de su unidad y en consecuencia del contenido y modificaciones de los inventarios, y las omisiones en que incurran respecto al movimiento de bienes.

Los funcionarios que requieran bienes para realizar las labores asignadas, serán responsables de la custodia, uso y mantenimiento de esos bienes.

Las jefaturas y encargados de activos responden por el oportuno y completo reporte mensual sobre el movimiento de activos  a la sección de Contabilidad.

Igualmente son responsables de hacer cumplir a su nivel las normas y procedimientos sobre el control de esos bienes.

Asimismo son responsables por la revisión y remisión oportuna del informe mensual a la sección de contabilidad, sobre inconsistencias detectadas para lo cual se dejarán evidencia de lo actuado.

Todo jefe es responsable ante las autoridades superiores del buen uso y custodia de los activos recibidos por su unidad de trabajo, según lo establecido anteriormente, Asimismo  efectuará inventarios periódicos y dejará constancia de ello, y llevará a cabo el inventario general al menos una vez al año. En caso de haber diferencias en los inventarios se procederá a realizar ajustes contables por diferencias en inventarios, dicha labor la ejecuta la sección de contabilidad la cual analizará las solicitudes por ajuste y si estos son procedentes realizará los ajustes contables, emitirá un nuevo listado mecanizado e informará a la unidad solicitante sobre las afectaciones, así como los procedimientos a seguir en cada caso particular. Par los casos de faltantes de bienes muebles se procederá conforme a las normas y políticas institucionales en materia de sanciones disciplinarias, en el eventual caso de responsabilidad por parte de algún funcionario.

Identificación de los Activos


Todo bien mueble que la institución adquiera debe ser identificado mediante placa de metal, la cual debe ser anotada doblemente mediante el uso de marcadores, pintura, grabado o cinta adhesiva, con el fin de que si la placa de metales desprende, pueda identificarse por cualquiera de los medios antes indicados.

Cuando la placa de metal no se pueda usar por complejidad del bien, podrá usarse en su lugar cinta adhesiva, sello o grabado, destruyendo la placa de metal que se le había asignado.

Aquellos bienes muebles que tengan diferentes componentes que formen la unidad, se les asignará  un número de placa por cada uno de ellos, de tal forma que si alguno se daña y se declara inservible, no se excluye del inventario todo el bien, sino sólo el componente dañado.

La sección contabilidades especiales es responsable del control de placas, su adquisición y asignación, además suministrará las existencias necesarias al Departamento de Almacenamiento y Distribución para los propósitos establecidos en este instructivo, así como aquellas que requieran las unidades ejecutoras.

Para  retirar del inventario un bien mueble debe darse lo siguiente:
Declaración de inservible, hurto o robo, caso fortuito, venta y faltante de inventario, para lo cual se utiliza la formula contable número 48 denominada  “Aviso de baja” .

PLAQUEO



Una vez recibido el activo conforme a las especificaciones    antes indicadas se procede al plaqueo, acción que estará  a cargo del encargado de activos de la unidad Ejecutora. En el mismo acto, una vez plaqueado se confecciona el vale de entrada de bienes muebles formula número 42, anotando los siguientes datos:
- Día, mes y año en que se recibe el bien.
- Nombre de la unidad programática.
- Código de la unidad programática y servicio
- Número de proveedor, si este no tiene código asignado, se usará el número de la unidad ejecutora.
- Número de orden de compra interna.
- Código del bien, el que se anotó en la petición de bienes muebles de conformidad con el catálogo general de suministros.
- Depreciación del bien, características, serie, modelo, color, medidas etc.
- Precio Unitario del bien, el que se indica en la factura.
- Número de placa y total en colones.
- Observaciones, número de petición, orden de compra, número de proveedor, número de cheque.

Una vez concluida esta actividad el encargado de activos de la Unidad asignada, procede a confeccionar la formula  número 40, misma que consisten en realizar un control de los bienes muebles en donde se deben de consignar los siguientes datos:

- Descripción y código del bien.
- Número de placa del bien
- Fecha de ingreso
- Orden de compra
- Valor del bien.
- Fecha de entrega.
- Número de documento de salida
- Nombre del servicio al que se despacha.

Seguidamente se procede a enviar un vale de entrada de bienes muebles  mediante la formula 42 , dicho documento se envía a la sección de Contabilidades, adjuntando las justificante ( copia de la orden de compra, factura comercial, fotocopia cheque pago y otros) para que se realice el respectivo registro contable. Esta acción debe llevarse a cabo en el mes que ingresa el bien a la institución.

Para el pago del activo se realiza mediante cheque el cual para su confección debe de contener la siguiente información, primero presentar la factura caja costarricense de seguro social por mercadería, servicios y otros, la cual debe contener la siguiente información:


Inscripción de la cedula jurídica o física del acreedor.



El código del bien que se le asigna el catálogo general de suministros, el que se utilizará para la asignación de la cuenta Factura por pagar a proveedores locales.

Además adjuntar la factura comercial del proveedor, la orden de compra, y la documentación de entrada al inventario( formula 42 ).


Registro de la compra de activos


El fondo rotatorio que pague las compras mediante cheque anotará en la colilla lo siguiente:

Número de cuenta:



Se utiliza la cuenta facturas por pagar a proveedores locales, de la 302-51-8 a 302-70-2, según el tipo de bien de conformidad con el Manual de elaboración de presupuestos y manual descriptivo de cuentas contables.


Cuenta Individual



La misma del vale de entrada de bienes muebles, que está compuesta por el número de proveedor y el de la orden de compra, la cual comprende 5 dígitos para el primero y 6 dígitos para el segundo, en caso de que el proveedor no tenga número de registro, se usa el número de la unidad programática.

Unidad programática del programa de compras:



Se utilizará el código 5300 asignado al programa de maquinaria y equipo Institucional, y equipo de Hospitales, o 5201 compra de equipo Institucional.

Monto en Colones:



Se toma de la factura y debe coincidir con el mismo monto del vale de entrada.





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