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Auditoría operacional de inmueble planta y equipos parte 2 - Monografía



 
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Registro Contable



Cuando la sección de contabilidad General reciba la documentación procederá a confeccionar el asiento de diario de la siguiente manera:

Cta. Individual             U.P.                O.P                    Monto
Débito   302-XX-X       XXX-XXXX                5XXX                0                XXXX
Crédito  103-XX-X                                                                            XXXX

En cuanto al registro del bien la sección de contabilidad realiza el registro con base en el documento vale de entrada de mercaderías o formula 42, ejecutando el siguiente asiento:

Cuenta Individual                               O.P.                   Monto
Débito     200-XX-X          XX-XXX                     1               XXX
Crédito    302-XX-X    XXX-XXX                                            1                             XXX

Confección del Asiento de diario
Cuando la sección contabilidad General reciba la documentación, confeccionará el asiento de diario , de la siguiente manera:

Cuenta           Cuenta     Unidad        Cod.                           Monto
Contable        Individual    Ejecut.      Presup

Débito      302-XX-XX        XXX-XXX         5201            0                         XXXX
Crédito    103-XX-XX         XXX-XXX                                        XXXX

Cuando se da la adquisición del bien con base en el documento vale de entrada de bienes se efectúa  el siguiente asiento:

Cuenta                        Cuenta         Código.                                Monto
Contable                  Individual                Presup

Débito      302-XX-XX        XXX-XXX         5201             1                         XXXX
Crédito    103-XX-XX         XXX-XXX                1                            XXXX

Ejemplos de registros contables

Caso:   Compra de proveedores Locales

Suministros  adquiridos por el departamento de Lavandería:
Asiento:  pago mediante cheque.

DEBITO
Cuenta             Placa                    U.P                descripción                 Monto                  202-01-9            XXXX XXXX          XXXXX               -.-.-.-.-.-.-.-.–        XXXXXX

CRÉDITO
Cuenta Individual     Prog.                     Monto
302-55-9                Número de prov. O.C     5200            XXXXXXX

Disposiciones Contables.



Valor Histórico:



El valor del bien mueble será el precio de adquisición. Las ampliaciones, actualizaciones o mejoras deben de ser comunicadas a la sección de Contabilidades especiales, para que esta analice la conveniencia de adicionarla a su valor.

Depreciaciones:


Dentro de los tipos de depreciación tenemos 5 tipos, a saber:

- Depreciación Acelerada.
- En Línea recta.
- Depreciación Lineal.

Para los efectos de la C.C.S.S., según el artículo 83 del Manual de Normas Y procedimientos para la administración de Activos, se aplicará la depreciación  lineal con base en los factores que determina la Dirección General de Tributación Directa, y se contabilizan en las siguientes cuentas:

950-01 Depreciación de Mobiliario, maquinaria, equipo e instrumental
951-01 Depreciación por reevaluación, maquinaria, mobiliario y equipo.

Forma para contabilizar las depreciaciones:



Las cuentas 950-1 y 951-1 se registran por unidad programática y servicio. Los créditos se harán por los totales, contra las cuentas 275-01 y 276-01.
Las depreciaciones se contabilizan 30 días después de ingresar el bien a la bodega de activos. Para efectuar la reevaluación de activos se realiza en base al Índice General de Precios al por Mayor, emitido por el Banco Central de Costa Rica de la siguiente manera:

- Reevaluación de activos ingresados con fecha anterior al último mes evaluado

VI + RVI = X*% ( TABLA ) =          X1
DA + RDA= Y *% ( TABLA ) =      Y1

- Reevaluación de bienes ingresados con fecha posterior al último mes revaluado.

VI * % ( TABLA ) = X1
DA* % ( TABLA )= Y1
X1-Y1=   R

Donde:

VI = Valor  Inicia
RVI= Valor Inicial Revaluado.          %= Factor DE reevaluación
X= Producto VI + RVI              DA= Depreciación Acumulada
X1= Revaluación de VI  y RVI           Y =  Sumatoria de VI +RDA
RDA= depreciación Revaluada      Y1= Monto de reevaluación de depreciación
R= Valor Actual

Control de los bienes muebles



Cada unidad ejecutora debe llevar un tarjetero de bienes muebles ordenado por unidad programática, servicio, y en forma numérica en donde indicará:
Según el artículo  28 del Manual de Normas y Procedimientos para la administración y control de los bienes muebles, lo siguiente:

- Nombre y código del servicio en que se encuentra ubicado el bien, número de placa, descripción completa de acuerdo al catálogo General de Suministros ( Considerando modelo, serie, marca y color  ), número de solicitud, valor inicial y control de las reparaciones realizadas.
En la documentación cada unidad a cargo del activo llevará un archivo de las notas o documentos de bienes muebles, con el objeto de controlar permanentemente los movimientos de los mismos.

Inventarios Permanentes



Para mantener el inventario permanente la sección de contabilidad suministrará mensualmente un listado mecanizado por unidad programática y servicio con los movimientos realizados ( bienes incorporados, excluidos y trasladados)  ver anexos. Las unidades a su vez procederán a revisar la información y enviarán a la sección de contabilidad especializadas en los primeros cinco días hábiles del mes un informe sobre las inconsistencias encontradas.

En caso de Robo o Hurto:



Cuando se presenta esta situación, el jefe de la unidad la reportará inmediatamente y por escrito a su jefatura superior; indicando los antecedentes del caso y características del bien. Si la unidad tiene investigador este se encargará del asunto, caso contrario se presentará la denuncia ante la Agencia de la Guardia Rural de la localidad o al Organismo de Investigación Judicial ( O.I.J. ).

Concluida la investigación la unidad ejecutora enviará a la sección de contabilidad, un informe con los detalles necesarios, incluyendo copia de la investigación desarrollada, para proceder a su respectivo análisis, cada unidad deberá darle seguimiento a los casos de hurtos o robos ante la instancia donde se presentó la denuncia, e informar a la sección de contabilidad del avance en la investigación, después de agotadas las vías existentes para localizar el bien con resultados negativos, la unidad ejecutora procederá a tramitar el retiro de inventario mediante el documento contable número 48.


Normas de control Interno de la Caja costarricense del Seguro Social, orientadas a los activos



Está representado este activo o capital, por propiedades con sentido relativamente permanente y el cual es usado en las operaciones normales de la Institución. Generalmente este tipo de Activo no está expuesto a la venta o al servicio distinto para el cual fue adquirido. El mismo está compuesto  por terrenos edificios, maquinarias, equipos especiales, recursos naturales ( pozos, minas, zonas forestales y otros ) y las mejoras que cuantitativamente signifiquen capitalización de los gastos o valor agregado a los mismos.


Procedimiento:


Se llevará a cabo un registro auxiliar para cada unidad de activo, que contenga entre otras cosas lo siguiente: fecha de adquisición, identificación, descripción, localización, estado de conservación, valor de costo, vida estimada, depreciación mensual, depreciación acumulada y valor actualizado en libros.
Con el establecimiento de un registro auxiliar que generalmente se forma con una serie de tarjetas o fichas para cada unidad de activo, se facilita asignar a una persona el control sobre la totalidad o fracción lógicas de los activos mencionados. Se obtiene información detallada de cada uno de los bienes. Se tiene una referencia para establecer las conciliaciones necesarias con una cuenta de control. Finalmente sirve para tener conocimiento del sistema operativo, sobre las adquisiciones, retiros y términos finales sobre cada unidad propiedad de la institución.

En lo referente a la repartición de los activos , deberá contar con la autorización previa, de acuerdo con los trámites dictados sobre el particular.   Las reparticiones de activos se regirán  por los requisitos  establecidos en el instructivo para la administración y control de bienes inmuebles. En el caso de edificios y otras instalaciones que requieran mantenimiento, ampliaciones, readaptaciones, remodelaciones. Será necesaria la aprobación específica de la Dirección de Ingeniería, Arquitectura y Mantenimiento dentro de las disposiciones que al efecto existan en la ley de administración financiera y reglamento de contratación administrativa.
Existe claramente,  una política definida sobre la capitalización de gastos o desembolsos, relacionados con los activos propiedad, planta y equipo.
Las reparaciones ordinarios cuyo efecto es conservar el activo en condiciones normales de servicios, su costo debe ser cargado a gastos. Sin embargo existen reparaciones mayores o extraordinarias, adaptaciones mejoras, ampliaciones, remodelaciones y otros trabajos cuyo efecto es prolongar la vida del servicio, aumentar el valor existente o aumentar la productividad del activo. Aquellos gastos que reúnan una o varias características, deben cargarse o capitalizarse al valor del activo fijo.

La adquisición y venta de activos deben de realizarse conforme con la ley de la Administración Financiera de la república, el reglamento de contratación administración y otras disposiciones legales conexas.

Esta ley y su Reglamento permiten el uso ordenado de los bienes públicos y constituyen un mínimo de disposiciones para garantizar los derechos y obligaciones entre las portes contratantes y evitar conflictos que eventualmente pueden presentarse. En armonía con estas disposiciones, existen en la Institución como medios principales de control, un sistema de presupuestos, un sistema de adquisiciones debidamente formalizado, que implican autorización y estudio previo de cada compra, venta, arrendamiento, construcción o producción de activos. Así también existe el instructivo para la venta de artículos sin utilidad, que deben aplicarse en su caso.

Se debe gestionar la Inscripción en el Registro Público de los testimonios de las escrituras referidas a la adquisición o venta de bienes inmuebles, dándoles la debida custodia a estos documentos.
Esta norma se orienta hacía la creación de evidencias, escrituras, pólizas de seguro recibo de impuestos, registro contable, justificantes de pago y otros documentos, como hechos comprobatorios de la propiedad de estos activos por parte de la Institución

Se Realizarán periódicos inventarios físicos, a efecto de determinar la existencia física, localización y condición de todos los activos.
Una inspección o inventario en forma parcial o total, es necesario para determinar la existencia real, condiciones y utilidad de los activos. Además proporcionan información sobre el uso, mediadas de seguridad adoptadas y el grado eficiente con que se han administrado los mismos. Es importante que la administración tenga evidencia escrita y registros del cumplimiento de esta norma.

Se adoptará un sistema para el retiro y traslado de activos que contemple órdenes prenumeradas con espacios para la descripción del activo, causa que motivan el movimiento, así como las firmas que lo autorizan.
De acuerdo con esta norma, para este tipo de operaciones, deben seguirse las normas establecidas en el Instructivo para la administración y control de bienes muebles. En cuanto a bienes inmuebles se seguirán las políticas  que formula la división de Gerencia Financiera.
Se deben conciliar periódicamente los auxiliares de propiedad, planta y equipo con las cuentas de control del mayor general.
Las conciliaciones tienen objetivos, evidenciar la congruencia de los registros auxiliares con la cuenta de control, probar la legitimidad y exactitud de las cuentas contables y determinar  que en todas las operaciones ocurridas, se respetaron las normas establecidas para este respecto, tanto en forma interna como externa.

Se deberá identificar con placas de metal o cualquier otro medio efectivo de control, todas las unidades que conforman la planta y el equipo.
Todos los bienes muebles como mobiliario, maquinarias, equipo, instrumentos médico y herramientas, se identifican con un número consistente en una placa, código o las siglas de la C.C.S.S., que le asignará la sección de control de bienes muebles, según las disposiciones que contiene el instructivo para la administración de estos activos. Este medio de identificación facilita la localización, custodia control e inventarios y los distintos movimientos operacionales que pueden llevarse a cabo.

Todo equipo o vehículo se utilizará exclusivamente para el servicio propio de la Institución. Se exceptúan de esta norma, los vehículos designados para uso discrecional. Existe el Instructivo de servicios de transporte, circulares, normas de presupuestos y  políticas de austeridad, que señalan cuales son las condiciones, derechos y obligaciones y otros requisitos en el uso y servicio de transporte, que deben ser observados estrictamente.

Activos Intangibles



Son aquellos activos o capital institucional, que no tiene una figura corpórea o tangible no es una cosa. Se refiere a patentes, derechos de invención, crédito mercantil o derechos de llave, cuyos valores monetarios no residen en ninguna propiedad física, sino en un derecho de posesión o reconocimiento conferido a la Institución.
La adquisición venta, concesión o cancelación de intangibles deberá ser objeto de autorización.
Los cargos a cuentas de intangibles así como los asientos de amortización deben de ser debidamente autorizados, el Departamento de Contabilidad, cuenta en cada caso, con la autorización de la Junta Directiva y de la División de Gerencia Financiera, para garantizar que las bases de valuación, adquisición, venta concesión o cancelación de activos Intangibles, así como la programación de amortizaciones deben ser debidamente autorizados.

Práctica



Objetivos de Auditoría:



- Determinación de la existencia Física de los muebles e inmuebles que se presentan en el estado de posición financiera.
- Determinación de la propiedad de su presentación en dicho estado, de acuerdo con su grado de realización y naturaleza.
- Determinación de la correcta valuación, probabilidad de uso y realización de los muebles e inmuebles presentados.
- Verificación de que los muebles estén precisamente a nombre de la institución, es decir,  que sea de su propiedad.
- Verificación de la libre disposición de los mismos.

Hospital La Anexión de Nicoya
Departamento de Lavandería
Propiedades, Planta, Equipo e Instalaciones
y Estimación de Depreciación.

Fecha:_____ de  _________ del ______.

Cuestionario de Control Interno.



1-) Las inversiones, ventas o bajas de maquinaria y equipo están autorizadas

Respuesta:    Si _________  No ____________.

Respuesta basada en :    1- Pregunta  __________ .
2- Observación ________  .
3- Cédula: _____________.

2-) Se llevan registros detallados para los distintos conceptos especificados en la pregunta anterior.

Respuesta:    Si _________  No ____________.

Respuesta basada en : 1- Pregunta  __________ .
2- Observación ________  .
3- Cédula: _____________.

3-) Se comparan estos registros, por lo menos una vez al año, con las cuentas de control del libro mayor general.

Respuesta:    Si _________  No ____________.

Respuesta basada en : 1- Pregunta  __________ .
2- Observación ________  .
3- Cédula: _____________.

4-) La empresa practica inventarios físicos periódicamente y los compara con los registros contables.

Respuesta:    Si _________  No ____________.

Respuesta basada en : 1- Pregunta  __________ .
2- Observación ________  .
3- Cédula: _____________.

5-Está en vigor alguna política precisa para la diferenciación entre las adiciones al activo y el mantenimiento y reparaciones del mismo. Explíquese por separado.

Respuesta:    Si _________  No ____________.

Respuesta basada en : 1- Pregunta  __________ .
2- Observación ________  .
3- Cédula: _____________.

6-) Se registran las depreciaciones acumuladas por unidades o grupos que correspondan con las clasificaciones de bienes de activo fijo depreciable.

Respuesta:    Si _________  No ____________.

Respuesta basada en : 1- Pregunta  __________ .
2- Observación ________  .
3- Cédula: _____________.

7-) Las depreciaciones son acumuladas con base en estimación técnica de vida útil probable ( en su  caso, describir el método utilizado por la empresa)

Respuesta:    Si _________  No ____________.

Respuesta basada en : 1- Pregunta  __________ .
2- Observación ________  .
3- Cédula: _____________.

8-) Las depreciaciones fiscales, si son diferentes a las contables, son registradas en cuentas de orden:

Respuesta:    Si _________  No ____________.

Respuesta basada en : 1- Pregunta  __________ .
2- Observación ________  .
3- Cédula: _____________.

COMENTARIOS: Indique si el control interno es:
(  ) alto     (  ) Moderado  (  ) Bajo

Debilidades y  Recomendaciones de Control Interno

Dentro del proceso de Auditoría aplicada al Departamento de Lavandería en Hospital de la Anexión, se identificaron, algunas debilidades de Control Interno, manejado por la Institución, además de ello, se menciona las posibles recomendaciones que la Institución además de ello, se menciona las posibles recomendaciones que la institución debe seguir para dar solución al problema.


Debilidades:


1-    La numeración de activo ( placas ) del año anterior ( 310196 ) perteneciente a un activo que corresponde a una máquina secadora es distinta a la numeración de la placa de registro del año actual ( 310096 ).
2-    El activo ( 461467 ), en este caso un abanico extractor cuya placa de registro esta inscrita en la Hoja de Inventarios,  no esta siendo utilizado por estar en mal estado, el cual no a sido reportado su estado actual.
3-    Una mesa placa de registro 102467, inventariada en el periodo actual no está inventariada en el servicio correspondiente .
4-    Dos estantes nuevos no están inventariados ni cuentan con una placa de registro, que respalde su pertenencia al servicio como tal         sin embargo en este caso en particular el capitulo ll del Manual de Normas y Procedimientos para la Administración de bienes y muebles de la C.C.S.S, menciona los trámites legales para la adquisición de bienes muebles, lo cual a todas luces no se cumple . Lo anterior conforme a Inspección Ocular realizada el día 27 de Febrero del año 2001, en la Bodega de Lavandería.

Recomendaciones



1-    Se recomienda  corregir el número de activo el cual presenta dos numeraciones distintas, en el caso de la secadora número 310196, siendo este último el correcto y no el 310096 como está consignado según inspección realizada por los suscritos el día 27 de Febrero  del  2001.
2-    Se debe de corroborar que los activos que se encuentren de baja, no están reportados dentro del inventario de bienes inmuebles del Departamento, ya que esto podría provocar consecuencias ulteriores, como responsabilidad para algún funcionario por el estado de ese activo conforme al artículo 12, 23 siguientes y concordantes del Manual de Normas y Procedimientos para la Administración de bienes y muebles de la C.C.S.S., en lo cual recomienda elaborar planes de trabajo orientados a la elaboración de inventarios periódicos para detectar anomalías como la revelada anteriormente .
3-    Se realice un Proceso interno de Traspaso del activo numerado 102467, para que sea asignado al servicio que en realidad ocupa el activo, dicha recomendación se respalda en el numeral 17  y en caso contrario efectuar lo establecido en el numeral  20 del Manual de Normas y Procedimientos para la Administración de bienes y muebles de la C.C.S.S.
4-    Recomendar al encargado de activos de la unidad ejecutora, la emisión de las respectivas identifcaciones de registro para aquellos activos que fueron elaborados por el Departamento de Mantenimiento, y que se justifique mediante un informe las razones del por que dichos activos no cuenten con su respectiva inscripción,  esta situación a pesar de no cometer ninguna alteración física del activo antes detallado si viola la normativa institucional, estudiada.

Carta de Gerencia



Nicoya  28 de febrero del 2001

Señor:
Lic. Luis Alvaro Rosales Canales
Administrador Hospital La Anexión

Estimado señor:

Después de haber practicadas las pruebas de auditoría, en la evaluación de control interno de los Bines Muebles, inmuebles, y equipos realizados al día 27 de Febrero de los corrientes, le adjuntamos las observaciones o debilidades del control interno así como las sugerencias o recomendaciones, para enmendar o disminuir, las debilidades antes mencionadas en el párrafo descrito

Atentamente

Rodrigo Gutiérrez Arguedas
Johnny Hernández Porras
Grace Caravaca Espinoza
Ernesto Zumbado Baltodano

Auditores Independientes



c.c. Sr. Rómulo Matarrita Rodríguez
Jefe de Lavandería

Sr. Alvaro Orozco Angulo
Encargado de Activos

Dictamen de Auditoría


Hemos examinado según la evaluación del control interno de los bienes muebles, inmuebles y equipo para el Departamento de Lavandería del Hospital La Anexión , que le son relativo al  27 de febrero de 2001. Esta información  es responsabilidad de la Gerencia de la Institución. Nuestra responsabilidad consiste en expresar una opinión sobre los mismos en base a nuestra auditoría.
Realizamos nuestra revisión de acuerdo con normas de auditoría generalmente aceptadas. Estas normas requieren que planeemos y ejecutemos la auditoría de tal manera que podamos obtener una seguridad razonable de que los procedimientos de registro, inventario y verificación físicos de los  Activos fijos, se encuentren libres de errores importantes. La auditoría incluye, el examen en base a pruebas selectivas de la evidencia que soporta las cifras y revelaciones de la valoración de activos fijos, la evaluación de los principios de contabilidad utilizados y las estimaciones significativas efectuadas por la gerencia, así como la evaluación de la presentación de la información suministrada. . Creemos que nuestra auditoría proporciona una base razonable para nuestra opinión.
En nuestra opinión, la información antes mencionada presentan razonablemente en todos los aspectos  importantes, la situación de los activos fijos del Departamento de Lavandería al 27 de febrero del 2001, y los resultados de sus operaciones en registro, control, de conformidad con principios de Contabilidad generalmente aceptadas, así como con las normas de control interno.

Conclusión



El presente trabajo pretende poner en práctica los conceptos teóricos plasmados en el presente documento, por medio de la investigación e verificación de los equipos y muebles dentro del Departamento de Lavandería del Hospital La Anexión de Nicoya..

Las normas de control interno de la Caja Costarricense del seguro Social no son una lista exhaustiva de elementos básicos de control interno, sino que se trata de un resumen de prácticas de control interno, que se consideran esenciales en los trabajos de ejecución por los distintos departamentos, e implantado por Jefaturas, y funcionarios que tengan a cargo una actividad en la Institución. Se estima, que pueden constituir estas normas, un lenguaje claro para crear una identificación y observación de ellas, por cuanto son elementos que proporcionan orden y eficiencia en los negocios y empresas públicas modernas.

Bibliografía



Defliese Philip y otros. Auditoría Montgomery. Editorial LIMUSA S.A.1997
Hernández Castañeda Jorge Arturo. Manual de Normas y Procedimientos para la Administración y control de bienes muebles 1994. Tercera Edición.
Sánchez Curiel Gabriel. Auditoría de Estados Financieros, Un caso Práctico.
Schmidt Carlos Guillermo y Boschini L Alfredo. Normas de Control Interno en la Caja Costarricense del Seguro Social. 1993.
Walter B. Meigs. Principios de Auditoría, Universidad de California del sur.

Autor:

Luisro





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