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Conceptos básicos de contabilidad general parte 3 - Monografía



 
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CARACTERISTICAS DEL BALANCE GENERAL:



- Es un estado financiero
- Muestra el acitvo, pasivo y el capital
- La información que proporiciona corresponde a una fecha fija.

ESTADO DE GANANCIAS Y PERDIDAS



Tambien llamado “Estado de Resultados”, este estado financiero nos muestra la utilidad perdida, asi como el camino para obtenerla en un ejercicio determinado, pasado, presente o futuro.

Sus caracteristicas:



- Es un estado financiero
- Muestra la utilidad o perdida neta y el comuno para obtenerla.
- La información que proporicona corresponde a un ejericio determinado.
- Se confecciona a base del movimiento de las cuentas de resultados.

USUARIOS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS



A.    Propietarios: Socios, Accionistas.
B.    Auditores:  Internos, Externos.
C.    Directivos:  Administradores, Gerentes
D.    Gobierno: Impuestos Internos.
E.    Publico:  cuando se hace publico en los periodicos.

EL LIBRO MAYOR

:

Es un libro de hojas sueltas, archivo u otro registro que contiene todas las cuentas de una empresa.

UTILIZACION DE CUENTAS DEL MAYOR:



Estas no son mas que los recursos que utilizamos para registrar los aumentos o disminuciones en una cuenta de un estado financiero, ya sea un activo, un pasivo o un capital.

El tipo de cuenta mas utilizada se parece a la letra “T” y de esta proviene el nombre de ” cuenta T”.


ELEMENTOS DE LA CUENTA EN SU FORMA MAS SENCILLA:



1.    Tilulo: que es el que nos dice el nombre del correspondiente activo, pasivo o capital.
2.    Lado izquierdo se denomina debito.
3.    Lado derecho que denominamos credito.

ASIENTOS DEBITOS CREDITOS.



El acto de registrar un debito en una cuenta se denomina debitar o cargar a la cuenta y el registro de un credito se denomina acreditar o cargar la cuenta..

REGLAS DE DEBITO Y CREDITO PARA LAS CUENTAS DEL BALANCE GENERAL.



A.    toda cuenta de activo aumenta en debito y disminuye con un credito.
B.    Todas las cuentas de pasivo y capital disminuyen en debito y aumentan en credito.
C.    La cuenta de activo tiene un saldo debito del lado izquierdo.
D.    Las cuentas de pasivos y capital normalmente tienen saldos creditos en el lado derecho.

SISTEMA DE CONTABILIDAD DE PARTIDA DOBLE.



Son las sumas iguales en los asientos debitos y creditos para registrar cualquier tranascción comercial.  Tambien se utiliza en toda organización comercial independiente de que los registros contables se mantengan manualmente o por computador.

Cuenta:



Formulario de contabilidad   utilizado para registrar y resumir los aumentos y disminuciones de las partidas de activos, pasivos, capital, ingresos  gastos.

Al forma de llevar las cuentas es por separado para cada tipo de activo, pasivo, cada elemento del capital contable, ingreso, y gastos.  Estas generalmente se llevan en un libro de hojas sueltas o en un tarjetero.

LAS CUENTAS SE DIVIDEN EN DOS GRUPOS:



Cuentas Reales:  estas son las que presentan la realidad de la empresa en su estado financiero.  Estas son activa,  pasiva y capital.

Cuenta nominal:  esta se utiliza transitoriamnete, ya que necesita cerrarse y sus balances se transfieren a la cuenta liquidación y resumen..

Los tipos de cuentas:

- Cuenta abierta
- Cuenta auxiliar o complementaria
- Cuenta cerrada
- Cuenta comercial
- Cuenta comercial por cobrar
- Cuenta comercial por pagar
- Cuenta conforme
- Cuenta conjunta o mancomunada.

Cuentas de Activos:


Efectivo o caja:

  este consiste en dinero u otro medio de intercambio que los bancos aceptan en su valor nominal.

Documento por cobrar: 

este consiste en una promesa formal por escrito, de pagar una suma determinada de  dinero en una fecha futura.

Cuentas por cobrar:

estas se inrementan por las ventas de bienes y/o servicios con acuerdo de pago por parte de los clientes.

Seguros pagados por adelantado:

son los seguros que cubren los riesgos de incendio, responsabilidad civil, etc.

Articulos de oficina:

son los sellos postales, lapices, papeleria, etc.

Equipo:

son objetos tales como las maquinas de escribir, escritorio, sillas y maquinas de oficina de larga vida.

Edificio:

es el local utilizado para realizar las operaciones del negocio.

Terreno: e

sta cuenta es utilizada para registrar los aumentos y las disminuciones de terrenos que ha tenido un negocio.

Cuentas de pasivos: 

la mayoria de las compañias paseen mas cuentas de activos que de pasivos.

- Documentos por pagar
- Cuentas por pagar
- Ingresos no devengados
- Otros pasivos a corto plazo.

Cuentas de capital:

Esta es utilizadas para registrar todos los aumentos o disminuciones permanentes de capital contable.

Cuenta de Registros:

los retiros reducen tanto los activos como el capital contable, y para registrarlos se utiliza una cuenta que lleva el nombre del dueño del negocio y la palabra “Retiros”.

CUENTAS DE INGRESOS Y GASTOS



Cuentas de ingresos:


- Ingresos por reparaciones
- Comisiones percibidas
- Honorarios obtenidos
- Ingresos por rentas.
- Intereses ganados

Cuentas de gastos:



- Gastos de publicidad
- Gastos de materiales
-  Gastos de sueldo
- gastos de articulos de oficina.
- Gastos de renta
- Gastos de obligaciones


LAS PARTES BASICAS PARA ASENTAR EN EL DIARIO GENERAL



1.    Fecha
2.    nombre y numero de las cuentas a cargar.
3.    nobre y numero de la cuentas a cargar abonar
4.    cantidades a cargar.
5.    cantidades a abonar
6.    explicación.

PASOS QUE SE DEBEN SEGUIR EN EL PROCESO DE REGISTRO:



1.    Identificar la operación de los documentos, como pueden ser las fichas de eposito de los bancos, los talonarios de venta y las matrices de los cheques.
2.    especificar cada cuenta afectada por operación y clasificarla por tipos, o sea activo, pasivo y capital contable.
3.    determinar si la operación aumenta o disminuye cada cuenta.
4.    utilizando las reglas del bedito y el credito de terminar si se tiene que debitar o acreditar la cuenta.
5.    anotar la operación en el diario incluyendo una breve explicación del asiento de diario recordando que primro debemos escribir el lado debito del asiento y despues el lado credito.

BALANZA DE COMPROBACION Y SUS FUNCIONES



Es el listado de cuentas no saldadas del libro mayor general, con inclusión de los saldos deudores o acreedores de cada cuetna, o sea la la suma de los saldos deudores y la suma de los saldos acreedores.

La función basica dela balanza de comprobación es identificar los errores si los hubiese, si la balanza de comprobación no esta en equilibrio siginfica que existe un error o varios.

CICLO CONTABLE



Es el conjunto de los pasos o fases de la contabilidad que se repiten en cada periodo contable, durante la vida de un negocio.

Pasos del ciclo contable:



1.    proceso de Registro en diario
2.    Pase del diario al libro mayor
3.    elaboración de la Balanza de comprobación
4.    elaboración de la hoja de trabajo.
5.    elaboración de estados financieros.
6.    ajuste de las cuentas del libro mayor.
7.    cierre de las cuentas temporales de capital.

LOS  CAMBIOS QUE ORIGINAN CAMBIOS EN EL CAPITAL.



Formas en que el patrimonio puede aumentar:

- Inversión  en efectivo u otros activos por el propie tario.
- La ganancia obtenida en la operación del negocio.

Formas en que el patrimonio puede disminuir

- Retiro de los activos por el propietario  o unico dueño
- Perdida obtenida en la operación del negocio
- Dividendos distribuidos a los accionistas o corporación.

CAPITULO IV



MEDICION DE LOS INGRESOS,  GASTOS Y UTILIDAD DEL NEGOCIO:



Muchas decisiones importantes se basan en la información presentada en los estados financieros.  La gerencia usa esa información cuando decide ampliar el nivel de operaciones de la empresa,  aumentar la publicidad,  reducir los precios o adquirir nueva planta o equipo.

Los bancos normalmente usan la información de los estados financieros para conceder o rechazar prestamos,  y los inversionistas la usan para basar en ella sus decisiones de inversión.

Por todo ello,  es importante que la información del balance general sea completa y exacta y que los ingresos y los gastos sean presentados adecuadamente en el estado de resultados.

El ultimo punto,  la comparación entre ingresos y gastos,  es muy importante.  Lo es porque cuando se comparan individualmente los ingresos y los gastos,  de ello resultan estados engañosos cuyos resultados no son comparables de período a período.

Ingresos:


El ingreso corresponde al precio  de las mercancías y servicios durante un período
determinado. Es además  el dinero ganado por ventas de productos,  mercancías y servicios,  así como ganancias por concepto de intereses,  dividendos,  ventas y jornales.

Este dinero ganado,  aumenta el activo,  puede ser:  el efectivo o la cuenta por cobrar.  Además de que aumenta el capital.

Diferentes términos para describir los diferentes tipos de ingresos:



- Comisiones devengadas sobre ventas: 

Un ingreso obtenido por corredor de Bienes y Raíces o ingresos por comisiones.

- Ingresos por Honorarios:

  Denominados así por los abogados,  médicos,  dentistas y contadores públicos, a sus ingresos.

- Ventas: 

Un negocio que vende mercancías en lugar de servicios.

- Interés ganado:

  Que significa la cantidad recibida por interés sobre los documentos por cobrar,  en el caso de financieras y otros.

El principio de realización establece que una empresa debe registrar los ingresos  en el momento en que los servicios se prestan a los clientes o cuando las mercancías vendidas se despachan a los clientes.  En otras palabras el ingreso se registra cuando se gana,  independientemente de cuando se recibe el efectivo.


Gastos:



Son el costo de las mercancías y servicios consumidos en el proceso de generar el ingreso.

Ejemplos de gastos:



- Salarios de los empleados
- Publicidad
- Arriendo
- Servicios
- Depreciación de activos tales como los:  edificios,  vehículos,  equipos de oficina

Un gasto produce siempre disminución en el patrimonio.

Los cambios relacionados en la ecuación contable pueden ser:

- Disminución en los activos
- Aumento en los pasivos

Los ingresos y los gastos se comparan apropiadamente cuando todos los ingresos de un periodo contable se presentan en el estado de resultados de ese periodo y todos los gastos,  para obtener esos ingresos se deducen en el mismo estado de resultados.

El proceso no consiste solamente en informar sobre todos los ingresos y los gastos,  sino también en asignar los ingresos y los gastos al período adecuado.

Las reglas para debitar y acreditar ingresos y gastos son:

- Los ingresos aumentan el patrimonio por lo tanto,  el ingreso se registra como un crédito.
- Los gastos disminuyen el patrimonio por lo tanto,  los gastos se registran como débito.


Utilidad y Perdida:



Es el resultado neto de transacciones de un periodo de operación.

La utilidad o perdida es el resultado de aplicar la diferencia  entre los ingresos y costos de venta y los gastos generales y administrativos en el estado de resultados.

Si los ingresos superan a los costos de ventas y a los gastos tendríamos como resultado en el estado de ganancias y perdida  una UTILIDAD, si fuera lo contrario una PERDIDA.


Utilidad:



Es el exceso del precio de las mercancías vendidas o servicios prestados,  sobre el costo de las mercancías y los servicios utilizados durante un determinado periodo

Para medir las utilidades de un negocio se necesitan preparar informes periódicos
por los que los contadores dividen el tiempo en segmentar de igual duración y preparar sus informes financieros.

El período contable más usado es el de un ano,  el cual da inicio cada 1ero de enero y termina cada 31 de diciembre.

Según el código tributario en Rep. Dom.  El ano fiscal o periodo contable anual,  usualmente termina cada 31 de Marzo, 30 de Junio,  30 de Septiembre  o 31 de Diciembre y la base de registro que se reconoce es la acumulativa.

Perdida:



Es lo contrario de la utilidad es el exceso de la suma gastos sobre los ingresos.

Estado de perdida y ganancias:



Estado financiero que muestra la utilidad o perdida,  así como el camino para obtenerla en un ejercicio determinado,  pasado, presente o futuro.

Características:



- Es un estado financiero
- Muestra la utilidad o perdida neta y camino para obtenerla.
- La información que proporciona corresponde a un ejercicio determinado
- Se confecciona a base del movimiento de las cuentas de resultados.

Depreciación:



Son las amortizaciones por desgasto,  agotamiento y antigüedad,  así como las perdidas por desuso justificables,  de la propiedad utilizada en la explotación.

Dividendo:



Es cualquier distribución realizada por una persona moral (Compañía  * A..) a un accionista o socio de la misma,  en razón de su participación accionaria en dicha persona moral.

Los dividendos representan  las utilidades repartidas a los accionistas por una corporación.


Dividendo pagado en efectivo:



Son las más comunes y normalmente se señalan como una cantidad de pesos por acción de capital.
Se necesitan dos asientos para registrarlos separadamente:

1.    El cual se hace al momento en que se decretan los dividendos,  reduce el capital contable y registra el pasivo por dividendo,

2.    Registrar el pago de dichos dividendo


Retiros del propietario:


Extracción de dinero o bienes pagados a un propietario de un negocio.

Un propietario invierte dinero con el fin de obtener una utilidad neta,  pero esta se obtiene en un periodo de tiempo,  durante este periodo el dueño del negocio necesita retirar una parte de la ganancia para su sustento.

Estos retiros reducen los activos como el capital contable,  para registrarlo se utilizan una cuenta  que lleva el nombre del dueño del negocio y la palabra retiros.


Asientos de cierre: 



Son asientos que se cierran para cerrar y cancelar las cuentas de ingresos y gastos y para transferir la cantidad de utilidad neta a la cuenta de capital del propietario.

Balance de prueba después del cierre:



Después de que se hayan pasado al mayor todos los asientos de ajustes y de cierre,  se deberá elaborar un nuevo balance de prueba,  para volver a verificar la igualdad de las sumas de las cuentas deudoras y acreedoras.  A este balance de prueba es que se le llama Balance de prueba de cierre.  Aquí solo incluira las cuentas del balance general.

CAPITULO V



TERMINACION DEL CICLO CONTABLE



Asientos De Ajuste:

  Análisis Detallado

El propósito de los asientos de ajuste es registrar ciertos ingresos y gastos que no están medidos adecuadamente en el curso del registro diario de las transacciones comerciales.  Por tanto, los asientos de ajuste ayudan a lograr las metas de la contabilidad de cuasación, o registro de ingreso cuando se devenga los bienes y servicios relacionados.  Los asientos de ajuste son necesarios para registrar el gasto de depreciación porque los edificios y los equipos se compran en un solo período contable pero se utilizan durante muchso perídos.  Alguna parte del costo de estos activos debe distribuirse como gasto en cada perído de la vida estimada del activo.  Los asientos de ajuste se necesitan cuando las transacciones afectan los ingresos o gastos de más de un perído contable.

Tipos de asientos de ajuste



1.    Asientos para distribuir costos registrados



Un costo que beneficiará más de un perído contable generalmente se registra debitando una cuenta de activo.  En cada periodo que se beneficie del uso de este activo, se hace un asiento de ajuste para distribuir una parte del costo de este activo como gasto.

2.    Asientos para distribuir ingresos recibidos por anticipado


Una empresa puede cobrar con anticipación los servicios que va a prestar a los clientes en futuros períodos contables.  En el período en el que se prestan los servicios se hace un asiento de ajuste para registrar la parte del ingreso devengado durante ese período.


3.    Asientos para registrar gastos no registrados



Se puede incurrir en un gasto en el perído contable corriente aún cuando no se haya recibido ningún cobro y el pago no ocurra sino en perído futuro.  Estos gastos no registrados se asientan mediante un asiento de ajuste al final del período contable.


4.    Asientos para registrar ingresos no registrados



Se pueden ganar ingresos durante el eprído corriente, que aún no se han facturado a los clientes o registrado.


Registro de ingresos no registrados


Es también llamado ingreso devengado, que es el ingreso que se ha ganado durante un período contable pero del que no se ha recibido el pago, ni registrado, debido a que el plazo de éste no vence.

Ajuste por ingreso y gastos diferidos



Ingreso Diferido no devengado:



Son los cobros anticipados por la venta de bienes o servicios que se van a entregar o a prestar en una fecha futura.

Gastos Diferidos o pagados por adelantado



Son el activo que se utiliza en la operación del negocio y que al consumirse se habrá de convertir en un gasto.  También llamado gastos pagados por anticipado.  En los libros de contabilidad estos asientos no registrados se asientan por medio de un asiento de ajuste al final del periodo.

Características de los asientos de ajuste



1.    Todo asiento de ajuste involucra el reconocimiento de un ingreso o un gasto.  Por lo que todo asiento de ajuste afecta tanto una cuenta del estado de resultado (ingresos o gastos) como una cuenta del balance general (activos, pasivo y capital)

2.    Los asientos de ajuste se basan en los conceptos de la contabilidad de causación, y no en las facturas mensuales o en las transacciones de final de mes.


Registro de gasto no pagado



Es también llamado gastos acumulados.  Es el gasto en que se ha incurrido durante un período contable, pero que no se ha liquidado ni registrado, debido a que el plazo de pago aún no vence.

Los salarios de empleados y los intereses sobre dineros prestados son ejemplo de gastos que se acumulan día a día pero que se pagan a final de mes.  Al final del período contable se debe hacer un asiento de ajuste para registrar cualquier gasto que se haya causado pero que no se haya registrado todavía.

HOJA DE TRABAJO



Es una hoja grande de columnas diseñada para colocar en forma conveniente todos los datos contables que se necesitan al final del período. Facilita la preparación de los estados financieros y el trabajo de ajuste y cierre de las cuentas.

Preparación de la hoja de trabajo
Encabezado de la hoja de trabajo
El nombre de la empresa
El nombre: Hoja de trabajo
El período de tiempro que cubre
Nominación Monetaria

Cuerpo



Balanza de prueba
Balanza ajustada
Estado de Situación
Estado de Resultados

Los procedimientos a seguir en la preparación de la hoja de trabajo son:

Colocar los saldos de las cuentas del mayor en las columnas del Balance de prueba

Registrar los ajustes en la columna de ajustes

Anotar los saldos de cuenta ajustados en las columnas del balance de prueba ajustado

Trasladar cada cifra de las columnas del Balance de prueba ajustado a las columnas del Estado de resultados o del Balance General.

Sumar las columnas del Estado de Resultados y las columnas del Balance General.  Registrar la utilidad o pérdida netas como cifra de cuadre en los dos pares de columnas y calcular los totales de las columnas nuevamente.

Uso de la Hoja de Trabajo



1.    Preparación de los Estados Financieros
2.    Registro de los asientos de ajuste en los libros de contabilidad
3.    Registro de los asientos de cierre.


ASIENTOS DE REVERSIÓN


Estos asientos son un procedimiento de tenedurái opcional que se puede ejecutar al final del año para simplificar el registro de ciertos pagos y recibos de efectivo rutinarios en el siguiente período.  Como su nombre lo indica, un asiento de reversión es exactamente lo inverso de un asiento de ajuste.

CONCLUSION


Con base a la revisión bibliográfica efectuada en torno al tema central de este trabajo, La Contabilidad, se puede concluir que, el hombre desde tiempos memorables se ha empecinado en llevar un control exhaustivo de todos los movimientos financieros que se ejecutan en sus pequeñas, medianas o grandes empresas.  Por consiguiente, se ha apoyado en diversas formas para lograr su fin.  En un principio, lo realizó en procesos muy simples a partir de los planteamientos presentados por el monje Fray Luca Paciolo, sin embargo con el transcurrir del tiempo, el avance tecnológico y las exigencias empresariales los procesos y técnicas contables han evolucionado.

Actualmente se puede afirmar que el proceso de contar y registrar datos financieros se desarrolla de una manera más simple y sencilla con el apoyo del contador, pero, es preciso aclarar que se siguen rigiendo por los principios establecidos para ejecutar la contabilidad empresarial.


RECOMENDACIONES



Una empresa independientemente de que sea de único dueño,  una sociedad en nombre colectivo o una compañía por acciones,  debe considerar de vital importancia el llevar sus registros contables como una manera de tener informes claros y oportunos y a la vez cumplir con los requisitos e informes (Estados Financieros) que les requieren los usuarios como pueden ser los dueños,  inversionistas,  gobierno etc.

Las empresas pueden obtener estos servicios de los contadores públicos autorizados ya sea contratándolos  para trabajar en su empresa (Contadores Privados)  o contratando sus servicios a través de pagos y honorarios (Contadores Públicos).

El ciclo contable que da inicio en el registro contable y que culmina en los Estados Financieros, deben revelar de una manera clara y precisa la posición de la empresa (a través de Balance General)  y los resultados de un periodo determinado  (a través del Estado de Resultado).

Por último queremos recomendar el uso  de Sistemas de Contabilidad, normales o computarizado, a los diferentes tipos de empresas,  sean estas grandes, medianas o pequeñas y como medida de control realizar auditorias periódicas que sirvan de monitoreo a los resultados arrojados en los Informes Financieros y en los Balances de cada uno de las partidas que los componen.

BIBLIOGRAFIA



Contreras Núñez, Carlos    Conceptos Básicos de Contabilidad General
Segunda Edición 1985.

Meigs, Robert F.Contabilidad
Impreso en Colombia, 1997.  Primera Edición.

Hernández Angel/Frank D´Oleo    Metodologías y Técnicas de la Investigación Científica.
Impreso en el mes de marzo de 1998.

Boyton/Crlson/Forkner/Swanson Contabilidad Práctica del Siglo XX
Segunda Edición.

Internet    Páginas relacionadas con la Contabilidad.

Autor:

uberkis Rodríguez Zarina Garrido





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