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Contabilidad general y de costes parte 1 - Monografía



 
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Contaduría. Relaciones económicas. Bienes y derechos. Patrimonio. Obligaciones. Estados financieros. Balances. Cuentas. Depreciación. Amortización, Crédito mercantil. Fondo fijo de caja. Conciliaciones bancarias. Regímenes de producción. Costos



CONCEPTO DE CONTABILIDAD



Desde el aspecto contable la contabilidad se define como la técnica constituida por los métodos, procedimientos e instrumentos, aplicables para llevar a cabo el registro, clasificación y resumen de los efectos financieros que provocan las operaciones que realiza la empresa, con el objeto de obtener la información necesaria para elaborar estados financieros.

Pero también tenemos el aspecto fiscal que nos da el concepto de contabilidad en el articulo 28, fracción III, párrafo cuarto del Código Fiscal de la Federación. Dicho articulo marca los siguiente; la contabilidad se integra por los sistemas y registros contables, por registros, cuentas especiales, libros y registros sociales, por los equipos y sistemas electrónicos de registro fiscal y sus registros, así como por la documentación comprobatoria de los asientos respectivos y los comprobantes de haber cumplido con las disposiciones fiscales.

FINALIDAD E IMPORTANCIA DE LA CONTABILIDAD



La finalidad e importancia de la contabilidad consiste en:

- El registro, clasificación y resumen de todas y cada una de la operaciones que realicen la empresa, que tengan efectos financieros.
- Obtención de información financiera; relativa a la situación de la empresa, los resultados de sus operaciones y otros aspectos financieros.
- Elaboración de los estados financieros: Balance General, en el que se presenta la situación financiera; Estado de Resultados, en el que se muestra el resultado de las operaciones realizadas y Otros, en los que se describen diferentes aspectos de carácter financiero.

PRINCIPALES USUARIOS DE LA CONTABILIDAD



Los principales usuarios de la contabilidad son las siguientes:

Los Inversionistas, ya que estas personas son las que aportan de alguna manera el capital hay que asegurarlos de que hacen una buena inversión; el Estado, ya que le interesa que sobre la utilidad que se obtenga en la empresa se le otorgue cierta cantidad; Instituciones de crédito, ya que estas deben de hacer un estudio a fondo para que los créditos que nos llegasen a otorgar tengan un suficiente respaldo; Acreedores, para que de esta forma nos puedan hacer ventas con la seguridad de un suficiente respaldo en caso de morosidad; y por ultimo a los Trabajadores, ya que sobre la utilidad que tenga la empresa se les otorga las llamadas “utilidades”.

CICLO ECONOMICO DE UNA EMPRESA COMERCIAL



La empresa comercial interviene en las relaciones económicas, simplemente como demandante y oferente de bienes y servicios económicos, es decir, compra y vende mercancías; estas operaciones pueden ser realizadas tanto mediante pagos y cobros al contado, como mediante la obtención y el otorgamiento del crédito.

El ciclo económico de una empresa comercial puede ser representado gráficamente de la siguiente manera:

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BIENES Y DERECHOS, OBLIGACIONES Y PATRIMONIO



Primero se definirá cada uno de los conceptos:

BIENES Y DERECHOS:

Comúnmente llamado Activo, que es el total de recursos de que dispone la empresa para llevar a cabo sus operaciones; total que se forma con las aportaciones de sus propietarios y con los recursos obtenidos en prestamos de personas ajenas a la empresa.

OBLIGACIONES:

También llamado pasivo, total de deuda contraídas por la empresa, es decir, representa las obligaciones que tiene la empresa de pagar los importes monetarios correspondientes a recursos obtenidos de personas ajenas.

PATRIMONIO:

O Capital Contable; Esta expresión es empleada para referir la suma de las aportaciones de los propietarios modificada por los resultados de operación de la empresa, es decir, es el capital social mas la utilidad o menos la pérdida.

ALGUNOS EJEMPLOS DE CADA UNA DE LAS DEFINICIONES ANTERIORES:



Bienes y derechos:

Obligaciones:

Patrimonio:


ESTADOS FINANCIEROS



Son los documentos contables de una empresa que nos muestran su situación financiera, la capacidad de pago a una fecha determinada, pasada, presente o futura; o bien el resultado de las operaciones obtenidas en un periodo determinado; en situaciones normales o especiales. Para ello se debe realizar un análisis con el cual puedan interpretarse las cifras que cada estado muestra.

La fuente de información para elaborar los estados financieros viene del saldo que arrojan las cuentas de mayor del balance general y de resultados.

CLASIFICACION DE LOS ESTADOS



Por su importancia



- Básicos


- Balance general
- Estado de perdidas y ganancias
- Estado de origen y aplicación de recursos

- Secundarios



- Estado de movimientos de cuentas de superávit
- Estado de movimientos de cuentas de déficit
- Estado de movimientos de cuentas de capital contable
- Estado detallado de cuentas por cobrar

Por su información



- Normales
- Especiales

- Estado de liquidación
- Estado de fusión
- Estado de transformación

Por su fecha o periodo



- Estáticos



- Balance general
- Estado detallado de cuentas por cobrar
- Estado detallado del activo fijo tangible

- Dinámicos



- Estado de perdidas y ganancias
- Estado del costo de ventas neto
- Estado del costo de producción
- Estado analítico de costo de ventas

- Estáticos - dinámicos



- Estado comparativo de cuentas por cobrar y ventas
- Estado comparativo de cuentas por pagar y compras

- Dinámico - estático


- Estado comparativo de ingreso y activo fijo
- Estado comparativo de utilidades y capital contable

Por su grado de información



- Sintéticos
- Detallados

Por su presentación



- Simples
- Comparativos

Por su formalidad



- Descriptivos
- Numéricos

Por la naturaleza de sus cifras



- Históricos o reales
- Actuales
- Proyectados

1. Estado de situación financiera o Balance General


Una que se tiene ya definido lo que son los estado financieros y una clasificación en la cual se ubica el estado de situación financiera; entonces podemos decir que el Estado de Situación Financiera o Balance General es aquel documento contable que muestra la situación financiera de una empresa a una fecha determinada. Se compone de tres elementos:

ACTIV- ( Todo lo que tiene la entidad mas lo que le deben )
PASIV- ( Todo lo que adeuda la empresa )
CAPITAL ( Diferencia entre el activo y el capital )

La distribución de los elementos que integran al balance general indicando la igualdad entre el activo y la suma del pasivo mas el capital contable en forma horizontal, ha hecho que el balance presentado adoptando sus elementos esta distribución, se le denomine balance general en forma de cuenta.

A = P + C C ó P = A - C C ó C C = A - P

Es representado y conocido con dos diferentes formas; en forma de cuenta, quedando del lado izquierdo el activo y del derecho el pasivo y capital contable, y en forma de reporte, donde al principio esta el activo, le sigue el pasivo, y por ultimo encontramos al capital contable.

El total del activo debe ser, invariablemente, igual a la suma del pasivo mas el capital contable; consecuentemente, en toda operación que realice la empresa deben identificarse efectos d aumento y disminución compensados sobre los términos de igualdad. Estas compensaciones pueden representarse entre conceptos de diferentes elementos del balance o entre concepto de un mismo elemento, pero manteniéndose siempre la igualdad entre el importe del primer termino y del segundo.

2. Estado de resultados



Es el documento contable que muestra los ingresos y egresos, así como la utilidad o perdida alcanzada en un periodo determinado su estructura tradicional es la siguiente:

ESTADO DE RESULTADOS



Ventas



(-) Costo de ventas
(=) Utilidad bruta
(-) Gastos de administración
(-) Gastos de venta
(=) Utilidad o perdida de operación
(+) Otros productos
(-) Otros gastos
(=) Utilidad neta

Este estado nos permite apreciar el resultado final del ejercicio y conocer en condiciones generales como se llego al mismo aprovechando dicha información en la toma de decisiones.

La fuente de información de este estado se toma a base de los movimientos de las cuentas de resultados.

LA CUENTA



Cuenta es el registro en el que, ordenada y sistemáticamente, se lleva a cabo el relato y computo de los aumentos y disminuciones que sufre cada concepto afectado por las operaciones que realiza la empresa.

La finalidad de la cuenta es la aplicación correcta del principio de igualdad entre el activo, pasivo y capital contable; esta igualdad estará basada en el correcto cargo y abono.

MÉTODO DE INVENTARIOS PERPETUOS



Este sistema es el mas completo por cuanto se refiere al control de las operaciones practicadas con mercancías, y presenta como ventaja fundamental sobre el sistema analítico que en virtud de registrarse en cada venta que se realiza el costo a que fueron adquiridas las mercancías entregadas en venta y la correlativa disminución de las existentes en la empresa, es posible conocer en todo momento:

- El importe de importe de las mercancías existentes en el almacén
- El costo de la mercancía vendida
- El importe de ingresos netos por ventas
- La utilidad o perdida bruta

Las cuentas que integran al método de inventarios perpetuos son únicamente tres: almacén, costo de ventas y ventas.

METODOS DE VALUACIÓN



Este control se lleva a cabo mediante registros particulares de cada tipo de mercancías, lo cual resulta laborioso y es considerado como desventaja del sistema de inventarios perpetuos, sobre todo si se trata de empresas que manejan un gran numero de diferentes tipos de artículos.

Las dificultades empiezan cuando en un mismo tipo de mercancía s adquirido con diferentes costos es por eso que existen 3 métodos para valuar las mercancías debido a las diferencias de costos.

1. PRIMERAS ENTRADAS PRIMERAS SALIDAS



Este método consiste en considerar como costo de las mercancías vendidas, el costo de la adquisición del lote menos reciente hasta agotarlo y solo después el costo del lote mas reciente. Este método es identificado comúnmente por las siglas PEPS.


2. ULTIMAS ENTRADAS PRIMERAS SALIDAS



Este método consiste en considerar como costo de las mercancías vendidas, el costo de adquisición del lote mas reciente hasta agotarlo y solo después el costo del lote menos reciente. Este método es identificado comúnmente por las siglas UEPS.

3. PRECIOS PROMEDIOS



Este método consiste en considerar como costo de la mercancía vendida, el importe que resulte como promedio de los costos de adquisición de los lotes comprados a diferentes costos. Este método es identificado comúnmente con las siglas PP.


MÉTODO ANALÍTICO O PORMENORIZADO


Se basa en el análisis de las operaciones efectuadas con las mercancías. Por lo que la identificación y separación de los conceptos afectados por las operaciones practicadas con mercancías, constituye la base del sistema analítico o pormenorizado. El sistema consiste ene l establecimiento de una de las cuentas por cada concepto afectado por las operaciones realizadas directamente con mercancías, para llevar a cabo el control de sus aumentos y disminuciones.

De ahí que el sistema se integra con tantas cuentas como conceptos se afecten en la realización de estas operaciones:

Inventarios



Compras



Gastos sobre compras
Devoluciones sobre compras
Rebajas sobre compras
Bonificaciones sobre compras
Descuentas sobre compras

Ventas



Devoluciones sobre ventas
Rebajas sobre ventas
Bonificaciones sobre ventas
Descuentos sobre ventas

DEPRECIACIÓN Y AMORTIZACIÓN



Debido al uso y al transcurso del tiempo, algunos bienes sufren una disminución en su valor o precio, a esta disminución se le llama depreciación y debe ser contabilizada mediante asientos de actualización.

La amortización denota la extinción gradual de una activo, de un pasivo o de una cuenta nominal, por medio de la división de su importe en cantidades periódicas durante el tiempo de su existencia o de aquel en que sus beneficios son aprovechados.

La amortización se causa por el transcurso del tiempo y se computa sobre la base del tiempo o de las unidades de producción. Por ejemplo: la perdida de una posesión o del uso de ciertas cosas, tale como la amortización de un patente, de los descuentos y gastos en emisiones de bonos, los guantes pagados por un traspaso, el importe de las instalaciones y mejoras que queden a beneficio del arrendador de un local a la terminación del contrato respectivo, el costo de cierta maquinaria empleada en la minería, cuya vida probable es superior al tiempo en que se producirán los minerales y por lo tanto tiene que abandonarse al terminar las operaciones productivas, etc.


CRÉDITO MERCANTIL



Es la cantidad que se paga por el traspaso de una empresa, además del capital liquido que arroje el balance general formado n la fecha de la operación, y la cual se entrega en la compensación de la reputación o del crédito adquiridos por ella, ya sea en atención al lugar que ocupa, a su clientela, a la cantidad de sus productos, a sus marcas de fabrica, a su nombre comercial, a la importancia de sus negocios, a la de sus utilidades o a cualquier otra razón análoga.

ASIENTOS DE ACTUALIZACIÓN



Son asientos de actualización los que se hacen con el fin de ajustar algunas cuentas que no muestran saldos exactos o actuales en la fecha en que se vayan a formular el estado de perdidas y ganancias y el balance general.

También se utilizan estos asientos para efectuar algunos traspasos de los saldos que arrojan ciertas cuentas usadas para el registro de las mercancías en el sistema Analítico, así como para saldar algunas de estas cuentas.

Los asientos de actualización se hacen en el diario después de haber formulado la balanza de comprobación, con el propósito de regularizar o ajustar los saldos de las cuentas lo mas que sea posible a la realidad y que los estados financieros muestren, de esta manera valores exactos.


AJUSTES DE ALGUNAS CUENTAS DE ACTIVO



Caja



La cuenta de caja arroja un saldo pero este debe de ser comprobado mediante un arqueo de caja, que consiste en el recuento del dinero que existe en caja, y cuyo resultado debe ser igual a la cantidad que dicha cuenta muestra en su saldo en los libros de contabilidad.
En el caso de que la cantidad de dinero fuera mayor que lo que el saldo de caja marca habrá un sobrante y entonces, la cantidad que sobra en efectivo se cargará en caja y se abonará en otros productos mediante un asiento de ajuste o de actualización

Si por el contrario, en lugar de sobrar dinero faltase, en el asiento de ajuste se cargaría otros gastos y se abonaría caja.

Clientes



Algunos clientes no pueden pagar sus adeudos y representa una perdida para la empresa, por tal motivo esta cuenta debe ajustarse para que su saldo muestre la cantidad que realmente es cobrable.

Por lo que se corre el siguiente asiento: se carga gastos de venta con abono a reserva de cuentas incobrables.

FONDO FIJO DE CAJA



El fondo fijo de caja consiste en dotar al cajero de una determinada cantidad que deberá utilizar para efectuar pagos menores durante el periodo establecido.

Al final de cada periodo el cajero debe elaborar un reporte de los movimientos llevados a cabo, pasándolo al departamento de contabilidad para su revisión y aprobación por funcionario autorizado para ello.

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Con base en el reporte de entradas y salidas de efectivo que presenta el cajero periódicamente, se determina el importe de los pagos efectuados que es igualmente el importe en que disminuyo su fondo fijo, para que dicho importe le sea repuesto mediante cheque, de manera que se conserve el fondo fijo de caja establecido.

SISTEMAS TABULARES



CONCILIACIONES BANCARIAS



El control de los aumentos y las disminuciones del efectivo de la empresa manejado a través de cuenta de cheques, así como el conocimiento del saldo o existencia disponible, se lleva a cabo estableciendo en la empresa la cuenta de bancos.

Simultáneamente, el banco establece una cuenta para efectuar el control de los depósitos que realice la empresa, y de los retiros que efectúe la misma al girar cheques, e igualmente de otros eventos que significan aumentos o disminuciones del efectivo de la empresa depositado en bancos, como son: intereses devengados a favor de la empresa, gastos de cobranza o de otro tipo a cargo de la empresa.

Estado de cuenta


Con el objeto de verificar el correcto manejo de estas cuentas, el banco envía a la empresa, por lo general, mensualmente, un “estado de cuenta”, es decir, un documento en el cual se indica el saldo inicial, los aumentos, las disminuciones y el saldo a favor de la empresa al final de cada mes.

La cuenta de bancos que se maneja es reciproca de la cuenta que maneja el banco para el control de los movimientos del efectivo de la empresa, es decir, en ambas se manejan los mismos datos, solo que con diferente significado para cada una de ellas, ya que:

- cuando la empresa deposita efectivo ene le banco, registra un cargo en su cuenta de bancos para indicar el aumento de su efectivo en bancos; y al mismo tiempo, el banco registra un abono en la cuenta que maneja para el control del efectivo de la empresa, pues para el banco representa un pasivo que contrae con la empresa, e igualmente,
- cuando la empresa efectúa un retiro de su efectivo ene bancos, registra un abono en su cuenta de bancos para indicar que disminuye su efectivo en bancos, disminución de su activo, y al mismo tiempo, el banco registra un cargo en la cuenta que maneja para el control del efectivo de la empresa, ya que para el banco representa una disminución de su pasivo para con la empresa.

Muy frecuentemente, no coinciden el saldo deudor que determinamos en la cuenta de bancos de nuestra empresa y el saldo acreedor que determina el banco en la cuenta de nuestra empresa, debido a las circunstancias siguientes:

1. Depósitos efectuados por nuestra empresa que el banco aun no ha registrado “en firme”.
2. Disminuciones del efectivo de nuestra empresa depositado en el banco, por concepto de cantidades que el banco se cobra por comisiones, cobranzas, etc. Y de las cuales no hemos recibido avisos en nuestra empresa.
3. Retiros efectuados por nuestra empresa, generalmente mediante la expedición de cheques a favor de terceras personas, que el banco aun no reporta por que los cheques no le han sido presentados para su cobro.
4. Aumentos del efectivo de nuestra empresa depositando en el banco, por concepto de cantidades que el banco nos paga, por ejemplo por intereses sobre inversiones, y de las cuales no hemos recibido aviso en nuestra empresa.

Cuando el importe del saldo deudor determinado en la cuenta de bancos que manejamos en nuestra empresa no coincide con el importe del saldo acreedor determinado en el estado de cuenta elaborado por el banco, es necesario identificar las “partidas” por las cuales no coinciden, a efecto de explicar las diferencias, y en su caso, introducir los correctivos que procedan, ya sea en la empresa o en el banco.

A este proceso de identificación se le llama “Conciliación Bancaria”.


CONCILIACIÓN ARITMÉTICA.



La conciliación aritmética tiene por objeto presentar el efectivo de las “partidas no correspondidas” para comprobar que los datos sean correctos, por lo menos aritméticamente.

Conciliación aritmética partiendo del saldo deudor determinado en nuestra cuenta de bancos, para llegar a coincidir con el saldo acreedor determinado por el banco.

Cuando se inicia la conciliación aritmética con el saldo deudor determinado en la cuanta de bancos de nuestra empresa, a este se le suman los abonos no correspondidos y se le restan los cargos no correspondidos, para llegar a coincidir con el saldo acreedor determinado por el banco.

Conciliación aritmética partiendo del saldo acreedor determinado el estado de cuenta del banco, para llegar a coincidir con el saldo deudor nuestro.

Cuando se inicia la conciliación aritmética con el saldo acreedor determinado en el estado de cuenta del banco, a este se le suman los cargos no correspondidos y se le restan los abonos no correspondidos, para llegar a coincidir con el saldo deudor determinado en nuestra cuenta de bancos.

CONCILIACIÓN CONTABLE



La conciliación contable tiene por objeto determinar cuales “asientos de ajuste” se deben registrar en la contabilidad de la empresa o en la del banco, según corresponda, como consecuencia de las “partidas de conciliación” identificadas y explicadas a través de la conciliación aritmética.

Errores u omisiones cometidos por el banco



En relación con las partidas de conciliación derivadas de errores u omisiones cometidos por el banco, es esa institución la que debe registrar en su contabilidad los asientos de ajuste correspondientes; siendo conveniente que la empresa vigile que realicen las correcciones correspondientes.

Errores u omisiones cometidos por la empresa



En relación con los errores u omisiones cometidos por la empresa, esta debe registrar los ajuste en su contabilidad, utilizados como comprobantes, el propios estado de cuenta del banco y otros documentos en que se notifiquen movimientos del efectivo de la empresa depositado en el banco.





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