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Contabilidad general y de costes parte 3 - Monografía



 
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ACUMULACIÓN Y ANÁLISIS DE LOS CARGOS INDIRECTOS



Es evidente la necesidad de efectuar una recopilación o acumulación completa de aquellos, para que se derrame posterior al costo de los productos sea total y no se traduzca en costos incompletos, como sucedería en el caso contrario.
La fase de acumulación consiste en la asignación de subcuentas recolectoras a los diversos conceptos indirectos del costo de producción. Para decidir  cuales deben ser estas subcuentas es indispensable  considerar las peculiaridades de información y control dentro de la industria de que se trate, cuando esta sea muy grande y requiera un control minucioso, el número de subcuenta llega a ser considerable, estableciéndose tantas como conceptos  menores y de características similares en subcuentas genéricas.

La fase acumulativa  implica el registro y  control sistemático de todas las erogaciones indirectas  de fabricación correspondientes al periodo en que se efectúan; la contabilización de todos los materiales indirectos salidos del almacén durante el mismo periodo, a través del registro sistemático de requisiciones y notas de materiales devueltos; la contabilización de la mano de obra  indirecta fabril, tanto semanal como quincenal, derivada de las concentraciones de distribución de mano de obra ; los asientos de ajustes periódicos  por concepto de depreciaciones, amortizaciones  y aplicaciones fabriles y el cuidado extremo para evitar que erogaciones aplicables al periodo y pagadas en fechas posteriores se excluyan del mismo, lo que con frecuencia supone efectuar estimaciones de conceptos  indirectos con créditos a provisiones para gratificaciones, vacaciones, jubilaciones, indemnizaciones, etc., y otros pagos que a menudo ocurren en fecha posterior al cierre del periodo de costos.

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PRORRATEO PRIMARIO


Esta etapa  del mecanismo de los cargos indirectos consiste en la derrama del costo indirecto acumulado en la cuenta general de control de cuentas o subcuentas de cargos indirectos de cada centro de costos.
Esta fase del mecanismo   contable puede subdividirse en dos operaciones:
La asignación directa de determinados conceptos de cargos indirectos a los centros de costos en que se originan.
El prorrateo de conceptos genéricos de cargos indirectos los diferentes centros de costos, de acuerdo con las bases que resulten mas apropiadas en cada caso.

Quizá se encuentra confusa la etapa a), en que se estipulan conceptos de cargos indirectos aplicables directamente, a determinados centros  de costos , debido al eso simultaneo de los términos “indirectos”  y “directos”. Estos conceptos  son indirectos en cuanto a los productos, ordenes de producción, procesos u operaciones, es decir, en cuanto a la porción  que cada uno de estos en absorber de aquellos, pero resultan directos desde el punto de vista de su asignación a los centros de costos específicos en que han originado.
La asignación primaria de cargos indirectos a los diferentes centros de costos  nos ofrece problemas, ya que al contabilizarse  la erogación se hará  su asignación inmediata al centro correspondiente.
Antes de señalar algunas de las bases mas adecuadas, o menos arbitrarias que pueden observarse para llevar a cabo  el prorrateo primario de los cargos indirectos, es necesario enunciar un principio: “Cada departamento, orden, proceso u operación, debe absorber cierta parte del total  de una erogación determinada, proporcional al grado es que allá originado  o la magnitud en que se allá beneficiado con la misma”.
El problema de la selección de bases para los prorrateos consiste por consiguiente en determinar cual es el mas representativa del origen o del beneficio del concepto prorrateable; si existiera la posibilidad de utilizar diferentes bases, habría  que escoger aquella que resulte más en consonancia con el principio expuesto.
En el  prorrateo y asignación primario se presenta, una doble posibilidad, derivada  de la creación  contable de centros de costos que agrupen determinados conceptos  similares aun cuando constituyan una actividad departamental, funcionalmente hablando, o de la inexistencia contable de dichos centros.

TÉCNICA…


Partiendo de los totales que muestra el mayor auxiliar primario de cargos indirectos al finalizar un periodo determinado. El total de cada concepto de este auxiliar será aplicado o prorrateado a los centros de producción y de servicios respectivos, utilizando las bases de uno o más generales. Al concluir la cédula de  prorrateo  y asignación primarios elaboraremos la póliza que normalmente formula la mesa o sección de cargos indirectos del departamento de costos, así como los pases posteriores a esquemas  de mayor.


PRORRATEO INTERDEPARTAMENTAL O RECIPROCO


Nos referiremos  al mismo prorrateo secundario, exclusivamente al  caso más simple, o sea al de servicios recíprocos entre dos centros indirectos.
Supongamos que el departamento de mantenimiento presta servicio al almacén de materias primas, en la medida en que atiende a la conservación y mantenimiento de su equipo e instalaciones y que, a su vez, este ultimo departamento no se limita al almacén materias primas, sino que lo hace extensivo a los materiales empleados por el de mantenimiento. Se ha decidido  que no debe ignorarse  el servicio de menor importancia, como en el ejemplo anterior, sino que se pretende cuantificar y contabilizar la reciprocidad de servicios entre ambos departamentos.

TÉCNICA….



Determínese el por ciento de servicios recíprocos que se suministran los centros de mantenimiento y almacén de materias primas
Determínese la magnitud de los servicios recíprocos suministrados. Se delinea, así, un caso típico de ecuaciones simultaneas de primer grado con dos incógnitas, que puede plantearse en la siguiente forma, llamando “M” al centro de Mantenimiento y “A” al centro Almacén de materias primas y reduciendo los por cientos de servicio reciproco a tantos por uno.
La suma de los cargos indirectos correspondientes a ambos centros de costos permanece inalterable después de efectuado el prorrateo reciproco, pero, en cambio, los totales de cada centro sí se han modificado después de absorber y derramar, los costos de servicios recibidos y suministrados.
Concluido el prorrateo reciproco los nuevos saldos de cada uno de estos centros de costos  se prorratearan entre los centros subsecuentes, en forma habitual.


RESOLUCIÓN POR EL PROCEDIMIENTO ARITMÉTICO DE “APROXIMACIONES SUCESIVAS” O DE “FALSA POSICIÓN”



Consiste en partir de las cifras previas al prorrateo reciproco, las que se adicione de las cantidades resultantes de aplicar escalonadamente los por cientos   del servicio recibido por cada centro a las perdida parciales integrantes del costo indirecto del otro centro, y viceversa, hasta llegar a adiciones insignificantes

PRORRATEO SECUNDARIO



Al concluir la asignación y prorrateos primarios los cargos indirectos del periodo se encontraran distribuidos  ya en los distintos centros de costos de producción y de servicio.
Las ordenes de producción, los procesos o las operaciones se manufacturan o desarrollan únicamente en los centros de producción y para que puedan absorber íntegramente los cargos indirectos correspondientes al periodo será necesario que estos se concentren  en los mencionados centros de producción.
El prorrateo secundario constituye la fase más compleja de todo el mecanismo de los cargos indirectos: su secuela y la selección de sus bases son particularmente difíciles y en numerosas ocasiones estas ultimas resultan, por desgracia, demasiado estimativas y aun arbitrarias.
Podemos representar el prorrateo secundario como un mecanismo en el cual se llena un primer recipiente y a continuación se derramo en otros recipientes. Con la derrama del primero, el segundo recipiente quedara lleno a su vez; a continuación este se derramara entre los restantes de servicio y de producción. En este momento se habrá llenado  el tercer recipiente que, se derramara antes los siguientes de servicio y así sucesivamente, hasta que, llenados primero y derramados después todos los centros de servicio, su contenido quede íntegramente vertido en los centros de producción.
Resumiremos las explicaciones anteriores, precisando tres objetivos esenciales del prorrateo interdepartamental o secundario.
Etapa necesaria para acumular el costo indirecto en los centros de producción, como paso previo a la integración del costo de los productos elaborados.
Integración gradual y consecutiva del costo indirecto de cada centro de costos.
Control del costo indirecto de cada centro de costos para definir responsabilidades en cada uno.

TÉCNICA…



Para efectuar el prorrateo secundario se formulará una cédula, cuyo punto de partida está representado por los totales resultantes del prorrateo primario. En esta cédula se destina una columna para cada uno de los centros de costos establecidos, tanto de servicio como de producción.
Al derramarse el costo de un centro de servicio  entre varios otros  se anotara en rojo, en la columna destinada a aquel, el total a prorratear, y en negro, en las columnas destinadas a cada uno de los centros  que reciben su servicio, los importes que les correspondan, de manera que la suma de las cifras en negro coincida siempre con el respectivo total en rojo.
El prorrateo secundario concluye en el momento en que se haya derramado el costo acumulado en el ultimo de los centros de servicio entre los de producción , que será justamente cuando todo el costo indirecto quede alojado en estos últimos centros, exclusivamente. La suma de los cargos indirectos de los centros de producción, al terminar el prorrateo, deberá ser, por consiguiente, la misma que se encontraba distribuida, antes de iniciarse el prorrateo, entre los centros de servicio y los de producción.

PRORRATEO FINAL



Al concluir el prorrateo secundario la totalidad de los cargos indirectos  del periodo ha quedado absorbida en los diferentes  centros fabriles de producción, integrándose así su respectivo costo indirecto
Nos resta dar el ultimo paso, consistente en derramar el costo indirecto de los centros de producción  entre las ordenes , procesos u operaciones correspondientes a os artículos elaborados en cada uno. Esta ultima etapa recibe el nombre de prorrateo final.
Si una industria determinada no se encontrara  departamentada contablemente, las fases de la asignación y prorrateo primario y del prorrateo secundario quedaran automáticamente eliminadas, ya que los cargos indirectos acumulados se derramarían conjuntamente sobre la producción total.

En el estudio del prorrateo final  habrá necesidad de seleccionar una o dos bases de aplicación general, de entre un conjunto variado de posibles bases; se seleccionaran aquellas cuyos fundamentos y ventajas  resulten mayores de acuerdo a las peculiaridades de la industria de que se trate; en el prorrateo final las bases propuestas son mas bien alternativas complementarias, es decir, tendremos que decidirnos por seleccionar una o, a lo sumo, dos de ellas y a descartar las restantes.
El problema de este prorrateo, en consecuencia, no es el de decidir cual de las bases existentes  resulta la más apropiada para cada centro de producción  en particular, sino en optar  por una de ellas, la que en su conjunto de fundamentos técnicos, ventajas y desventajas, resulte mejor para aplicarla uniformemente a todos los centros  de producción de la industria de que se trate.

De igual manera, en el prorrateo final, de cada una de las diferentes bases  propuestas tiende a resolver el problema consistente en determinar  la medida en que cada orden, proceso u operación desarrollo en los respectivos centros de producción ha originado o sé beneficiado del costo indirecto acumulado en dichos centros.
Aunque el prorrateo final, en su mecanismo, es menos complejo que cualquiera de los prorrateos anteriores, la elección de la base general requiere, quizá, mayor criterio, por existir menor relación entre las ordenes elaboradas y los heterogéneos elementos que integran el costo indirecto de sus respectivos centros de producción, que la que existe entre cada concepto indirecto y los centros fabriles a que debe aplicarse.

CEDULA Y PÓLIZA DEL PRORRATEO FINAL



Para efectuar el prorrateo final deben formularse tantas cédulas como centros de producción existentes en una industria determinada o bien una sola cédula conjunto, si los centros fabriles de producción no son muy numerosos. En las cédulas de prorrateo se determinan, el  primer termino, el factor o cuota de cargos indirectos por cada unidad base del prorrateo, mediante una simple división del costo indirecto total del centro respectivo entre el total de unidades  base correspondiente al periodo. Determinado el factor o cuota, se multiplicara por él numero de unidades base correspondientes cada orden de producción formando una lista que permita efectuar las aplicaciones a las ordenes respectivas.

APLICACIÓN PRACTICA A LA PRODUCCIÓN



Usaremos el término aplicación para describir la etapa en la que los cargos indirectos acumulados durante el periodo, representativos del tercer elemento del costo, se traspasan de la cuenta de cargos indirectos  a la producción en proceso, a fin de integrar en esta ultima el costo total de la producción de los artículos elaborados en dicho periodo.
La cuenta de cargos indirectos queda saldada al finalizar cada periodo, al igual  que la cuenta de mano de obra, ya que no pueden existir conceptos de cargos indirectos aplicables al periodo que no sean íntegramente absorbidos por el costo de producción; de otra manera éste resultaría incompleto.

REGÍMENES DE PRODUCCIÓN



Régimen simple o lineal.



Como su nombre lo sugiere, en este tipo de industrias, una o varias materias primas principales se someten a uno o varios procesos consecutivos de transformación, hasta la obtención del o de los productos elaborados.
La producción, en estas condiciones, asume la forma de una o varias líneas rectas, de principio a fin. Podríamos citar como ejemplo de este tipo de industrias la fabricación del papel, en que la madera se sujeta a varios procesos consecutivos: trozado, descortezado, hervido, formación de pasta, coloración, refinación y secado, hasta la obtención de papeles de diferentes pesos y para distintos usos.

Régimen convergente.



En estas industrias los productos se transforman inicialmente a través de procesos separados y, posteriormente, las partes o piezas semielaboradas se arman, mezclan o fusionan en un proceso, que puede ser el final o el primero de otra nueva línea de procesos consecutivos. Cuando las partes o piezas semielaboradas en varios procesos previos separados que se conjugan en el nuevo proceso transformativo son dos, se dice que existe un régimen doble de fabricación, como sucede en el ejemplo clásico de la fabricación del cemento, en que la piedra caliza y la arcilla, la primera triturada y la segunda lavada en procesos iniciales separados, convergen en el de mezcla para sujetarse a los procesos posteriores de: calcinación, fabricación del cemento mismo y envasado, en el que llega hasta la obtención del producto elaborado: los sacos de cemento.
-Los regímenes de producción convergente múltiple, como su nombre lo indica, son aquellos en que las diferentes piezas o partes del o de los productos elaborados se transforman aisladamente, en procesos independientes, concurriendo posteriormente al proceso del armado, ensamble o fusión, del que surgen los artículos elaborados o semielaborados que habrán de concluirse a lo largo de una línea de procesos consecutivos. Podríamos citar, como ejemplos de este régimen de producción, la industria automotriz, la de maquinaria en general, la relojera, la naviera, etc.

Régimen conjunto, simultáneo o divergente.



Es característico en estas industrias el hecho de que, partiendo de una materia prima básica, que puede sujetarse a uno o varios procesos iniciales de transformación, se rompa -por así decirlo-, separe o subdivida, surgiendo simultáneamente diversos productos o semiproductos -en cuyo último caso, cada uno de éstos se someterá a uno o varios procesos propios de transformación, hasta la obtención de los diversos artículos elaborados. En otros términos, ocurre en estas industrias un fenómeno totalmente inverso al de las de producción convergente, ya que en aquéllas se separan los productos que anteriormente representaban un conjunto, en tanto que en éstas se unen los originalmente constituían productos separados.
Dentro de las industrias de producción conjunta, simultánea o divergente pueden señalarse, entre otros, los dos siguientes ejemplos: refinado del petróleo crudo, en cuyo proceso se obtienen, simultáneamente, gasolina de diversos octanos, diesel, kerosina y gas; la industria empacadora de carne que, partiendo de los animales previamente sacrificados, desangrados y limpiados, los secciona en diferentes partes para su envase posterior.
Los distintos productos resultantes, mediata o inmediatamente, del proceso de separación, reciben el nombre de coproductos, cuando representan productos principales de la propia industria -los casos citados de gasolinas de diferentes octanos, kerosina, diesel, gas y las diversas piezas envasadas derivadas de las reses, ovejas o cerdos sacrificados-.
Cuando la importancia de alguno o de varios de ellos es manifiestamente inferior a la de otro u otros, a estos últimos se les denomina productos principales y a aquellos, subproductos. Son numerosas las industrias en que se obtienen subproductos y la importancia de éstos, como consecuencia del mejor aprovechamiento de la actividad industrial. Ejemplos de subproductos: la parafina, en la industria de refinación del petróleo; el aserrín, en la industria maderera; el salvado, en la harinera; la levadura de cerveza, en la cervecera, etc.

CAPITULO III .  ASPECTOS FISCALES



LEY DEL IMPUESTO SOBRE LA RENTA



ART. 17     Las personas morales residentes en el país, incluida la asociación en participación, acumularan la totalidad de los ingresos en efectivo, en bienes, en servicios en crédito o de cualquier otro tipo, que obtengan en el ejercicio, inclusive los provenientes de sus establecimientos en el extranjero. El ajuste anual por inflación acumulable es el ingreso que obtienen los contribuyentes por la disminución real de sus deudas.

CAPITULO V. NOCIONES DE AUDITORIA



CONCEPTO DE AUDITORIA



Auditoria es la actividad por la cual se verifica la corrección contable de las cifras de los estados financieros; es la revisión misma de los registros y fuentes de contabilidad para determinar la racionabilidad de las cifras que muestran los estados financieros emanados de ellos.

Es el control aplicado al control financiero y su utilización trascendental en cualquier empresa.

Su propósito es expresar la opinión del auditor sobre la correccion razonable en los estados financieros, por lo tanto las pruebas que efectue deberan ser amplias.

La auditoria tiene como funcion primordial dictaminar si la información financiera presenta fidedignamente la situación de la empresa y si sus resultados son autenticos. Esta evaluación se realiza con base en la revisión y examen detallado de todos los registros contables de la negociación, con el fin de verificar:

- La autenticidad de los hechos y fenómenos que presentan los estados financieros.
- Que los métodos que sean utilizados esten de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados, y que su aplicación sea constante.

TIPOS DE AUDITORIA



NORMAS DE AUDITORIA



Una norma de auditoria es una medida de funcionamiento o un criterio establecido  por consentimiento y autoridad profesional. Por lo tanto, un principio es una ley primaria, en tanto que una norma es un dispositivo para medir el funcionamiento.

NORMAS GENERALES.



1.    El examen se llevara a cabo por una persona o personas que posean una preparación técnica adecuada, y experiencia o capacidad como auditores.
2.    En todos los asuntos relacionados con la revisión, el auditor o auditores deben mantener una actitud de independencia mental.
3.    Debe aplicarse el debido cuidado y diligencias profesionales al practicar el examen y preparar el informe.


NORMAS DE EJECUCIÓN DE TRABAJO.



1.    El trabajo debe planearse en forma adecuada, y los ayudantes, si los hay, deben supervisarse apropiadamente.
2.    Se practicara un estudio y evaluación apropiada del control interno existente como base para la seguridad en el mismo y para la determinación de la extensión resultante de las pruebas a las cuales se restringirán los procedimientos de auditoria.
3.    Debe contenerse material aprobatorio completo y suficiente , mediante la inspección, observación, investigación y confirmación con objeto de proporcionar una base razonable para una opinión con relación a los estados financieros bajo estudio.


NORMAS DE INFORMACIÓN.



1.    El informe deberá indicar si los estados financieros están presentados de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados.
2.    EL informe deberá indicar si tales principios han sido observados consistentemente en el periodo en curso en relación con el periodo anterior.
3.    Las notas declaratorias en los estados financieros se consideraran como razonablemente adecuadas, a menos que se indique lo contrario en el informe.
4.    El informe deberá contener, ya sea una expresión de la opinión relativa a los estados financieros, tomados en conjunto, o la aseveración de que no puede emitirse tal opinión. Cuando no pueda darse una opinión general, deberán exponerse las razones que existan para ello. En todos los casos en que el nombre del auditor este asociado con los estados financieros, el informe debe contener una indicación clara del carácter de los exámenes del auditor, en su caso, y del grado de responsabilidad que este asumiendo.


TÉCNICAS DE AUDITORIA



Las técnicas de auditoria son los métodos prácticos de investigación y prueba que el Contador Publico utiliza para lograr la información y comprobación necesarias para poder emitir su opinión profesional.

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA


Un procedimiento de auditoria es una acto que se va a ejecutar. Los procedimientos de auditoria constituyen los cursos de acción de que dispone el auditor para juzgar lo apegado a las normas y la validez de la aplicación de los principios.

Los procedimientos necesarios para apegarse a las Normas de Ejecución del trabajo son: arquear el efectivo disponible, obtener la confirmación bancaria y conciliar el saldo del estado de cuenta del banco con el saldo de la cuenta de cja y bancos del mayor; y para los inventaros, comparar los precios de factura del proveedor con los precios usados para el calculo del inventario y compararlos con el precio del mercado corriente, observar la toma del inventario, comprobar el recuento del inventario, verificar la exactitud de las extensiones y sumas del cliente.

CONTROL INTERNO



El control interno los constituyen los metodos que siguen a una empresa para proteger sus activos, para protegerse contra erogaciones impropias de sus activos, para protegerse contra la incurrencia de obligaciones inadecuadas, para asegurar la exactitud y confiablidad en toda la información financiera y de operación, para juzgar la eficacia de las operaciones, para medir la adhesión a las políticas establecidas por la compañía.

Se trata de la debida protección de los bienes de una empresa, lo cual se deriva de su eficiente organización en los aspectos contables, administrativo y legal. Implica la medicion de lo logrado en relacion con el estandar y la correccion de la s desviaciones, para asegurar la obtención de los objetivos de acuerdo con el plan.

La evaluación de un sistema de control interno es la nota clave para la determinación de la extensión del examen de la soperaciones financieras. La influencia que se ejerce al practicar la auditoria de la implantación y operación de un sistema adecuado de control interno, es para el efecto de que la auditoria ahora asuma una aplicación que gira alrededor de la inspeccion, análisis, muestreo y pruebas. Culminanado en la firma evaluación y criterio final con relacion a lo adecuado de la presentación de los datos financieros.

Con anterioridad a una auditoria o durante el curso del examen, el auditor profesional independientemente estudiara el sistema del control interno financiero y administrativo que se encuentre en operación. Los propósitos del estudio son:

1.    Llegara auna decisión relativa a la cantidad de trabajo de examen detallado que deba ejecutarse durante una auditoria.
2.    Cerciorarse de la debilidad o fuerza del sistema.
3.    Juzgar lo adecuado del sistema como una base para emitir una opinión relativa a lo razonable de la presentación de los estados financieros.

CLASIFICACIÓN DE LAS CEDULAS DE AUDITORIA



Cedulas principales



Las cedulas se preparan con el objeto de desarrollar la información deseada y llegar, por lo tanto, a las desiciones de la auditoria. La cedula principal, tambien conocida como cedula sumaria, esla que hace el resuman o compendio de conceptos similares o relacionados. Los totales que aparecen en una cedula principal corresponden a la clase de totales que se presentan en los estados financieros.

Cedulas de apoyo



Las cedulas de apoyo o analítica apoyan, o llevan el detalle de cada renglón que aparece en la cedula sumaria relativa. En cada cedula de apoyo debera registrarse:

1.    El detalle de los cargos, abonos y ajustes periodicos.
2.    Los ajustes completos de la auditoria y las explicaciones de los mismos (en el caso que se requieran ajustes de auditoria)
3.    Cuestiones que se presentan en relación con los conceptos de la cedula.
4.    Las conclusiones a que se llego por cada concepto de la cedula.
5.    Una exposición concisa de los procedimientos seguidos en el examen.

DICTAMEN



CAPITULO VI. PAQUETERÍA CONTABLE



ASPEL COI



- Introducción



COI es un sistema diseñado para capturar, procesar y mantener actualizada la información contable y fiscal de la empresa en forma segura y confiable; ademas permite calcular la depreciación y reevaluación de los activos fijos, asi como obtener los reportes y graficas de alto nivel, pudiendo interactuar con los demas sistemas de aspel para lograr la administración automatizada.

Se puede consultar su información de los saldos de las cuentas contables, polizas, balanza de comprobación o auxiliares de diferentes periodos en forma ágil o a través de pestañas.

Con el paquete se pude tener el control de los activos fijos de la empresa, y para todos los movimientos comunes en la empresa para automatizar la captura y contabilización de los movimientos mediante pólizas modelo.

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Aspel COI mantiene interfase con los sistemas de la línea agilizando la automatización y control de la información de la empresa a nivel global.

Con COI se pueden modificar periodos anteriores y actualizar la información en forma automática mediante el traspaso de saldos. Las consultas se podrán realizar a través de filtros predefinidos los cuales podrán modificar de acuerdo a las características que se deseen.

También ofrece la opción de consolidación de empresas, la ventaja de concentrar la información de hasta 99 empresas con la posibilidad de realizar ajustes sobre la contabilidad de la empresa corporativa.

Requerimientos del sistema



Existen 3 modalidades para la adquisición de COI

- Aspel COI 1 usuario y 4 empresas
- Aspel COI 3 usuarios y 8 empresas
- Aspel COI 10 usuarios y 8 empresas

El numero de usuarios se refiere al numero de personas que podrán ingresar y trabajar a la vez dentro del mismo directorio de datos, cuando se realice una instalación en red.

Para su instalación se requiere:

- PC o compatible
- 8 MB en memoria RAM disponible
- 12 MB libres en disco duro
- Windows 3.1 o superior
- Mouse

Características del sistema



- Permite definir números de cuenta con hasta 20 dígitos y 9 niveles, controlar los centros de costos o departamentos y seleccionar el catalogo estándar o el que se requiera.
- Es multimoneda, permite el manejo y control de cuentas en moneda diferente a la nacional, la generación de póliza de ajuste cambiario correspondiente a los movimientos, además la consulta e impresión de auxiliares en la divisa.
- Permite un completo control de los activos en la empresa; pueden ser clasificados en 99 tipos a partir de sus características. Realiza los cálculos de: depreciación de activos, y realiza la reevaluación de activos.
- En la captura de polizas se pueden definir 12 diferentes tipos de póliza (Dr, Ig, Eg, Ch, entre otras).
- Para la revisión de los estados financieros tiene a disposición diferentes tipos de graficas, repostes y hojas de calculo predefinidas, listas para actualizarse por la información de la empresa.
- Cuenta con la importación de archivos para facilitar la construcción de la base de datos
- El intercambio dinámico de datos, constituye una herramienta que facilita la elaboración de reportes financieros y declaraciones anuales como el IVA, ISR, Impuestos al activo, etc.
- Esta en el idioma español al 100%
- Se asegura la información con diversas claves
- Permite manejar hasta 99 empresas sin mezclar datos
- La instalación es muy sencilla, cuenta con una instalación automática o una personalizada de acuerdo a las necesidades de la empresa.

Módulos



Catalogo de cuentas



- Se pueden capturar los números de las cuantas de hasta 20 dígitos y 9 niveles, elegir el catalogo que COI tiene como predefinido o bien crear su propio catalogo de acuerdo con los requerimientos de la empresa.
- Optimiza recursos de ventanas a través de pestañas de consulta, las cuales permitirán consultar los saldos con solo un clic en el mes deseado.
- Para cada cuenta contables que se defina COI permite controlar centros de costos o departamentos, saldos y presupuestos para un mayor control en los gastos y utilidades que la empresa genere.
- COI permite asignar a cada cuenta del catálogo una moneda, lo que permitirá llevar un registro de saldos de la cuenta de acuerdo al tipo de cambio indicado en el momento de la captura de la póliza.
- Se puede definir por cada cuenta, la afectación en la póliza de ajuste cambiario, en la cual se concilian las diferencias ocasionadas por la variación de los tipos de cambio de la moneda utilizada.

Activos fijos



- Dentro del catalogo de activos, podrá dar de alta activos, modificar a algunos de los datos, realizar la baja contable de los mismos o bien eliminar completamente alguno que por error aya sido capturado.
- Para facilitar la consulta de información, COI permite asignar selecciones de la información o las diferentes pestañas, mediante la definición de los filtros personalizados.
- Para poder definir de manera clara y rápida las características propias de los activos, las cuales se utilizaran para los cálculos relacionados con la depreciación contable y fiscal, reevaluación de activos , entre otros.
- Cada vez que se realice el alta o baja contable de algún activo; el sistema calcula y sugiere automáticamente la poliza relacionada al movimiento, de tal forma que COI facilita el registro contable y actualiza la información.
- Desde la consulta de activos podrán visualizarse las consultas de depreciación y reevaluación con la finalidad de tener concentrada toda la información referente a los activos.

Polizas



- COI permite definir hasta 12 diferentes tipos de póliza, llevar un control numérico o alfanumérico de las mismas e inclusive dar de alta cuantas contables desde su captura.
- En la ventana de captura de polizas se cuenta con iconos que ayudan a optimizar el tiempo de captura y consulta de las cuentas contables correspondientes a cada póliza.
- Por cada partida que se digita, debe indicar el numero de departamento a afectar, lo que permite al sistema llevar un control de salidas de cada uno de los centros de costo.
- Si se esta trabajando con multimoneda, COI sugerirá en cada partida que así lo requiera, el tipo de cambio que el sistema tenga registrado en ese momento.
- Para un mayor control en la captura correcta de cuentas contables COI suma cada uno de los números de cada una de las cuentas capturadas, generando una cifra de control, lo que permite eliminar errores de captura.
- COI otorga facilidad de captura de movimientos repetitivos a través de Polizas Modelo; este tipo de poliza permite capturar en archivos los movimientos contables que requiera para utilizarla en  cualquier mes del año.
- Es posible modificar los movimientos de una póliza, aun después del cierre de mes, basta con seleccionar del catalogo de polizas y dar doble clic o enter para efectuar los cambios.
- COI cuenta con filtros contables personalizados en los que queda gravada de manera permanente la selección de datos que se definan, pudiendo indicar inclusive el color y la leyenda de la pestaña que se este configurando.

Consultas



- La consulta de información contable y financiera de la empresa es sumamente eficiente, se pueden definir consultas con selecciones que obedezcan a las características y necesidades propias de la empresa.
- Para agilizar la consulta de información, los catálogos incluyen una barra de herramientas de varias opciones con las que se puede realizar búsquedas, seleccionar información de interés, regresar a una selección anterior, etc.
- Se puede comprobar la correcta aplicación de la partida doble y los saldos de la naturaleza deudora o acreedora a través de la consulta de balanza de comprobación. En esta consulta también podrá definir en las diferentes pestañas selecciones de información para una consulta mas ágil. Los criterios de selección pueden ser tan generales o específicos como se quiera.
- A través de la consulta de auxiliares se puede visualizar los saldos y afectaciones de cada una de las cuentas del catalogo, el detalle de la póliza que genero el movimiento, así como los movimientos en moneda nacional o en extranjera, facilitando con ello su seguimiento.
- COI permite consultar los saldos de la cuenta y el monto total de los movimientos bajo el concepto de Saldos Históricos, los montos de los saldos podrán ser expresados en moneda nacional o extranjera.
- COI concentra las consultas de activos, depreciación y reevaluación en una ventana, la cual cuanta con pestañas para la definición de filtros personalizables. En una consulta de depreciación se puede consultar los montos de la depreciación de cada uno de los activos de la empresa en el periodo indicado.
- Basta con un clic para consultar la depreciación contable y fiscal de cada uno de los activos. Para el calculo fiscal el sistema se actualiza automáticamente  los montos utilizando el factor de actualización calculado en base a la tabla de INPC.
- El sistema realiza la reevaluación de activos fijos para determinar el valor de mercado de los mismos utilizando índices inflacionarios (después de la fecha de adquisición o desde la ultima fecha de reevaluación) o bien a través de un factor para valor de mercado. Como en otras consultas solo basta con señalar con el mouse el activo y dar doble clic para obtener el detalle d la información.

Reportes y hojas de calculo



- A través de múltiples reportes, COI permite explotar completamente la información contable y fiscal de la empresa, asimismo genera informes para consultar los montos de la diferentes depreciaciones que evitan cálculos manuales.
- Se pueden obtener presentaciones preliminares de los reportes que se soliciten; ademas, si se cuenta coon la imagen del logotipo se podra imprimir dendo una mejor presentación a los informes, en general, para emitir un reporte se debe seleccionar el rango de cuentas o activos, depsrtamanrtos que se deseen incluir y digitar algunos datos especificos dependiendo de la información que se requiera.
- Asimismo COI ofrece hojas de calculo financieras y fiscales predefinidas que pueden ser leídas en aplicaciones Lotus, Quattro Pro y Excel para Windows. Estas hojas facilitan en gran medida la elaboración de reportes financieros y declaraciones anuales y semestrales de impuestos al activo, ISR e IVA, ya que gracias al intercambio dinámico de datos (D.D.E.), de información tomada de COI se actualiza cada vez que se accesa a la hoja de calculo.

Graficas



- COI cuentas con graficas predefinidas que permiten analizar la información contable y fiscal
- Además no se tendrá que utilizar otra aplicación para diseñar las graficas que se requiere debido a que el sistema cuenta con un graficador el cual es fácil de manejar para obtener la presentación deseada
- COI tiene herramientas necesarias para elaborar sus propias graficas, utilizando la información de los catálogos

Procesos



- COI cuenta con procesos de gran importancia que ayuda a automatizar en gran medida cada uno de los movimientos contables y fiscales que una administración involucra.
- COI genera fácilmente polizas muy importantes como son la depreciación y la de ajuste cambiario. En esta ultima se concilian las fluctuaciones cambiarias registradas al utilizar cuentas en monedas extranjeras.
- También permite realizar la reevaluación de los activos, mediante la cual actualizara el valor del mercado de los activos fijos de la empresa.
- La preparación del sistema para procesar la información de los siguientes meses es totalmente transparente a través de la opción creación del siguiente periodo asimismo se podrá contar con un periodo de ajuste que excluya los movimientos contables de los meses ordinarios.
- COI permite modificar meses anteriores o periodos cerrados actualizando la información a través del traspaso de saldos
- COI permite acumular información de hasta 99 empresas con la posibilidad de realizar ajustes sobre la contabilidad de la empresa corporativa a través de la opción consolidación. Y pensando en los periodos de cierre, la generación de póliza de cierre del ejercicio, así como la balanza anual son procesos muy sencillos de realizar

Utilerías y configuración



- Col integra en este modulo opciones que facilitan al migración y emigración de la información contable y fiscal, a través de la traducción, importación y exportación de datos.
- COI es un sistema con procesos estándares que se pueden adoptar a los diversas formas de control de la información que actualmente utilice la empresa (numero de póliza, numero de folio, estructura de cuentas contables, etc.)
- Es por esto que e sistema permite definir diversos parámetros que influyan desde la captura de cuentas fiscales, hasta la generación de repotes y cierres de periodo.
- COI podrá manejar hasta 99 diferentes monedas, consultar los auxiliares tanto en moneda nacional como en moneda extranjera y generar polizas de ajustes cambiarios para las cuentas así configurables.

ASPEL NOI



Introducción



NOI es un sistema flexible y poderoso que facilita la automatización del control de percepciones, deducciones y declaraciones de los trabajadores de la empresa; para ello toma en cuenta la necesidades de la pequeña y mediana empresa, asi como los requisitos de la legislación fiscal y laboral mexicana.

Su operación es interactiva y en línea evitándose una doble captura y perdida de tiempo al reducir procesos de actualización.

Al igual que en todos los sietmas de la linea Aspel, NOI permite controlar el accesos a los usuarios de las diferentes opciones a traves de perfiles del usuario. Cuenta con una barra de herramientas, que se pueden personalizar de acurdo a las operaciones cotidianas realizadas en la empresa. NOI cuenta con una gama de reportes detallados y generales, mismas que pueden ser personalizados de acuerdo a las características de la empresa, sin dejar de lado que ademas podra agregar el logotipo corporativo.

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NOI considera las reformas de la Ley del Seguro Social referentes a : Cuotas  obrero-patronales, formas del calculo al SDI, topes de la integración, asimismo realiza el enlace con el SUA del IMSS, automatizado por completo el envio de la información de los trabajadores y movimientos: altas, bajas, faltas, modificaciones de salario, etc.

Ademas permite intercambiar la información de cada trabajador credito fonacot y con diversas instituciones bancarias para el pago de la nomina.

Características



Existen 3 modalidades para la adquisición de NOI:

- NOI 1 usuario y 4 empresas
- NOI 3 usuarios y 8empresas
- NOI 10 usuarios y 8 empresas

El numero de usuarios se refiere al numero de personas que podran ingresar y trabajar a la ves dentro del mismo directorio de datos, cuando se realice una instalación en red.

- Existen diversas herramientas que ayudaran a optimizar las consultas y repostes cotidianos en los cuales se podra:

-    Realizar búsquedas por clave o por nombre del trabajador
-    Seleccionar la información a visualizar a traves de filtros
-    En la mayoria de los campos, con la tecla F2 se despliega las opciones disponibles, la cual agiliza el proceso de captura.
- Para completar los procesos nominales de la empresa. NOI permite exportar archivos a otras aplicaciones del ambiente Windows, ASCII para DOS, ahorrando tiempo y agilizando procesos.
- NOI atraves de la opcion enlace electrónico, genera un archivo con la información para el pago de la nomina, de acuerdo con el formato de la institución bancaria seleccionada. Del mismo modo, con la opción de AFORES e IMSS, realiza el enlace con el SUA de IMSS, vigentes a partir del segundo semestre de 1997.
- NOI opera sobre las mismas bases de datos que la versión Aspel-Noi para DOS, de tal modo que solo cambia el entorno de operación.

Requerimientos



- Computadora PC, 386 o superior
- 8 MB de memoria RAM
- 9 MB de espacio libre en disco duro para el sistema, ademas del espacio para la información.
- Monitor VGA o superior
- Windows 3.1 o superior
- Mouse para interactuar con el sistema
- Cualquier impresora de matriz de puntos, lasser o inyección de tinta.

Módulos



Trabajadores



- En el catalogo de trabajadores se puede realizar una serie tareas tales como, dar de alta a los empleados, cambiar los datos de cada uno de ellas, hacer consultas sobre los datos y acumulados. Asimismo puede emitir reportes y efectuar incrementos de salarios.
- La carpeta de datos generales contienen información que ayudadra a identificar en forma mas especifica a los trabajadores.
- En la captura de la información del salario, se podra capturar los datosmas importantes relacionados con el calculo de aportaciones al IMSS, SAR, INFONAVIT, asi como el banco operador para los depositos de la nomina.
- Por otra parte el sistema permite capturar datos complementarios de cada trabajador entre los que se encuentran: Nombre del padre y de la madre, los cuales son utilizados en los avisos de inscripción al IMSS.

- Dentro del catalogo de trabajadores contara con acceso directo a los principales procesos y consultas de nomina tales como:

-    Movimientos de nomina
-    Horas extra
-    Captura de faltas
-    Captura de vacaciones
-    Consulta de recibos a la cual se podrá ingresar también desde el menú de consultas.


Departamento y puestos



- NOI permite capturar la información de los departamentos y puestos para cada uno de los trabajadores, con el fin de llevar un control en procesos y repartos de la nomina.
- Para agregar, modificar o consultar la lista de los departamentos, el sistema presentara una ventana con los siguientes datos:
-    Descripción del departamento
-    Cuenta contable que le permitira realizar polizas para departamento, en caso de utilizar COI.
- En cuanto a los puestos NOI permite definir el salario minimo y máximo para cada puesto, el cual ayuda a filtrar errores de captura

Percepciones y deducciones
Movimientos a la nomina
Consultas
Reportes
Procesos
Utilerías y configuración

Autor:

Frantuam





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