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Manuales de calidad en bibliotecas parte 2 - Monografía



 
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Capítulo 4º. Control del diseño



Este capítulo tiene como referencia el apartado 4.4 de la norma. Tiene por objeto definir como se desarrolla el diseño del producto/servicio:

- Préstamo



El préstamo es solo para  los socios de la biblioteca. Para ser socio se debe presentar el DNI para tomar los datos del usuario y proporcionar una fotografía reciente. Los datos se insertan en la base de datos de la biblioteca y, realizado esto, el usuario ya puede sacar libros de la biblioteca  recibiendo en el plazo de una semana su carné de socio. A cada socio de la biblioteca se le puede prestar tres libros o cd’s pudiendo combinar este número según el material que le interese. El tiempo de préstamo es de 15 días. Si el libro/s no se devuelve en el plazo estipulado, la biblioteca establece sanciones en las que se no se autoriza al lector el préstamo durante un período determinado.

- Préstamo interbibliotecario



Para realizar un pedido a otra biblioteca es requisito imprescindible ser socio de la biblioteca. El usuario rellenará un formulario indicando su número de socio, la referencia bibliográfica del libro y el fin para el que solicita el libro. El bibliotecario realizara las gestiones pertinentes para que se le facilite el libro y el usuario deberá pagar los gastos de envío. El usuario podrá tener el libro durante 15 días pudiendo solicitar 15 días más si fuera necesario.

- Difusión selectiva de información (DSI)



Es necesario para este servicio ser socio de la biblioteca. A cada usuario que solicita este servicio se le hace un perfil de búsqueda y, a partir de la información  requerida en ese perfil, se le facilitara dicha información periódicamente. El socio deberá abonar unas tasas correspondientes al período que solicite información.


-    Consulta del catalogo


La consulta del catálogo se puede realizar en el catalogo manual y en el automático(OPAC).Los catálogos son de libre acceso y no se necesita ninguna identificación. El acceso al catálogo incluye el de libros y el de publicaciones periódicas.

- Reprografía



Cada socio puede realizar 5 fotocopias diariamente y gratuitas. El número de fotocopias superior a cinco se abonara a diez pesetas por fotocopia.

- Internet


El usuario puede cómodamente acceder al servicio de red a través de las terminales de la biblioteca previo pago de 100 pts la hora. De este modo se obtiene un valor añadido a la biblioteca, pues ofrece la posibilidad de acceder a catálogos de otra bibliotecas, así como otros recursos electrónicos que pueden ser de utilidad para el usuario. También posibilita una puerta abierta a la cultura y ocio a través de Internet.

Capítulo 5º. Control de la documentación y los datos



Este capítulo que tiene como referencia el apartado 4.5 de la norma. Tiene por objeto establecer la sistemática de edición , revisión, aprobación, distribución y modificación, de los documentos del sistema.
Es responsabilidad del control de la documentación y los datos el departamento de calidad y todo el personal de la biblioteca. Toda documentación que se realice en el centro debe ser legible, fechada, identificada y almacenada correctamente por si fuera necesaria su posterior consulta.
Toda documentación referente a la calidad del centro será aprobada y distribuida por el departamento de calidad al bibliotecario y al resto de l a plantilla de la biblioteca. Todos los documentos tendrán el sello del departamento de calidad y al recibirlos en el centro se le añadirá el sello de la biblioteca. El bibliotecario será el responsable de mantener localizados los documentos referentes a  la calidad por si fuera necesaria su consulta y de retirar las versiones obsoletas de dichos documentos.
Las revisiones, modificaciones y actualizaciones de los documentos serán realizadas por el departamento junto con el bibliotecario del centro. Los documentos deberán ser firmados por las personas responsables y debidamente sellados.

Capítulo 6º. Compras y subcontrataciones



Este capítulo tiene como referencia el apartado 4.6 de la norma. Tiene por objeto definir cómo el suministrador se asegura que los productos adquiridos o los servicios prestados por terceros cumplen con las especificaciones correctas.
Es responsabilidad del bibliotecario y del departamento elaborar una serie de requisitos necesarios para todo suministrador del centro. Se exigirá en los productos adquiridos un certificado de garantía y de calidad, ya sea en suministro de libros, mobiliario, material de oficina, productos informáticos, etc.
Para cada suministrador se tendrá en cuenta el trato amigable, el precio de los productos, la puntualidad en la entrega, la correcta entrega del material solicitado, etc.
Los productos suministrados serán verificados por el proveedor antes de enviarlos a la biblioteca. Una vez estén los productos en la biblioteca serán comprobados por el personal de la biblioteca.
Para evaluar a los suministradores se realizarán periódicamente auditorias internas para  comprobar si sus funciones han sido realizadas correctamente. La biblioteca tiene la autoridad para cambiar de suministrador si no se cumplieran los requisitos que solicita.

Capítulo 7º. Productos suministrados por el cliente


Este capítulo tiene como referencia el apartado 4.7 de la norma. Tiene por objeto desarrollar el tratamiento que reciben los productos suministrados por el cliente.

Capítulo 8º. Identificación y trazabilidad de los productos



Este capítulo tiene como referencia el apartado 4.8 de la norma. Tiene por objeto definir cómo se identifican los productos y servicios para asegurar su trazabilidad a lo largo de todo el proceso.
El bibliotecario tomará las medidas apropiadas para asegurarse de que todos los pasos de los procesos que intervienen se identifiquen con los medios adecuados y nomenclatura apropiada para poder en determinados momentos reconstruir la historia de los servicios prestados.

Trazabilidad


Para comprobar la trazabilidad de los servicios (DSI, préstamo, reprografía, préstamo bibliotecario) el bibliotecario puede reconstruir la historia de cualquier servicio a través de los registros y datos (fichas de identificación del servicio y del usuario) correspondiente, Estas funciones se pueden representar  desde la adquisición del material hasta la prestación del servicio a través de una tabla de trazabilidad.

Capítulo 9º. Control de los procesos


Este capítulo tiene como referencia el apartado 4.9 de la norma. Tiene como objeto definir los procesos de fabricación del producto o de prestación del servicio con el fin de asegurar que siempre se realizan de forma controlada y regular.
Con el fin de controlar los procesos del Sistema de Aseguramiento de Calidad se documentarán en los procedimientos operativos o en las instrucciones de trabajo.
El bibliotecario debe asegurar que todos los servicios se realicen bajo condiciones controladas en la forma y secuencia especificadas.
El departamento de calidad tiene la responsabilidad del control, recogida y análisis de datos estadísticos en todos los procesos.
Para describir los procesos de los servicios nos remitimos al manual de procedimientos donde se describen detalladamente.

Capítulo 10º. Inspección y ensayo


Este capítulo tiene como referencia el apartado 4.10 de la norma. Tiene por objeto definir las actividades de inspección y ensayo necesarias para asegurar la calidad del producto o servicio suministrado pero la biblioteca no utiliza equipos de inspección y ensayo, por lo que este capítulo de la norma no procede en este tipo de centro.


Capítulo 11º. Control de los equipos de inspección, medición y ensayo



Como ya se ha indicado en el capítulo anterior, este capítulo de la norma no procede en este tipo de centro.

Capítulo 12º. Estado de inspección y ensayo



Como ya se ha indicado en los dos capítulos anteriores, este capítulo de la norma no procede en este tipo de centro.

Capítulo 13º. Control de los productos no conformes


Este capítulo tiene como referencia el apartado 4.13 de la norma. Tiene por objeto definir el modo en que se detectan las no conformidades que se puedan producir respecto a los requisitos de nuestro sistema o de nuestros clientes, así como el tratamiento que aquellas reciben.
Se controlan las no conformidades internas y las externas. Para dar constancia de las no conformidades con los productos o servicios se crean unos formularios en los que los usuarios o los propios empleados expresan sus disconformidades con los productos o servicios. Los empleados pueden no estar conformes con el mobiliario, los paquetes informáticos que se compran, etc. Los usuarios pueden no estar conformes con el servicio de DSI pero no pueden estar en disconformidad con el servicio de préstamo, reprografía porque son ellos mismos quienes eligen los libros que se quieren llevar o las páginas que se quieren fotocopiar.
Estos formularios serán debidamente examinados por el departamento de calidad y el bibliotecario, porque en ellos recae la responsabilidad de que los servicios o productos se realicen siguiendo el modelo de aseguramiento de calidad. Tras examinar las disconformidades o quejas, se tomarán medidas para solucionar de inmediato los problemas.
Si se detectaran disconformidades con el servicio de DSI, es responsabilidad revisar  con el usuario el perfil de búsqueda y actualizarlo. Si presentaran defectos los equipos informáticos y materiales es responsabilidad del proveedor sustituirlos o repararlos.


Capítulo 14º. Acciones correctoras y preventivas



Este capítulo tiene como referencia el apartado 4.14 de la norma. Tiene por objeto definir el sistema adoptado por el suministrador para implantar acciones correctoras y preventivas, asegurar la eficacia de las mismas, y promover las actuaciones necesarias para evitar la repetición de las no conformidades corregidas. Se aplica tanto en las actividades correctoras como en las preventivas.
Iniciar procesos de acciones correctivas es responsabilidad de toda la plantilla de la biblioteca. A todos los departamentos les corresponde la adopción de acciones cuando se detecte alguna no conformidad en su área, al departamento de calidad promover la adopción de acciones en todas las áreas, aprobar el cierre de todas las que él u otros departamentos hayan adoptado, y comprobar su eficacia y al comité de calidad decidir cuál debe ser la política de intervención y toma de acciones, así como la adopción de medidas y cambios estructurales que sean necesarios para la efectividad de las acciones.
La aplicación de acciones correctivas como resultado de la falta de cumplimiento con las especificaciones tendrá como finalidad la gestión efectiva de quejas y productos fuera de especificación o no conformes, investigación de las causas de las no conformidades relativas al producto, proceso y sistema de calidad, y el registro de los resultados de la investigación en los documentos pertinentes, determinación de la acción correctiva necesaria para eliminar las causas de las no conformidades, aplicación de controles para asegurar que la acción correctiva es efectuada y es efectiva, la evaluación de acciones correctivas serán realizadas por el bibliotecario y/o el encargado informático, según sea la causa, naturaleza o importancia de la anomalía en el cumplimiento de las especificaciones.

Por otro lado las acciones preventivas se relacionan con el uso de fuentes de información apropiadas como gráficos de control, registros de producto y quejas de los clientes para detectar, analizar y eliminar causas potenciales de falta de conformidad, con  iniciar acciones preventivas que se enfrenten a los problemas a un nivel acorde con los riesgos detectados, llevar a cabo y documentar cambios en los procedimientos como resultado de las acciones correctivas, con  evitar la repetición de las anomalías y con asegurar que las acciones tomadas sean remitidas para la revisión del encargado de la biblioteca.
La plantilla se reunirá, dirigida por el representante del departamento de calidad,  al menos una vez al semestre para iniciar las acciones preventivas que puedan eliminar situaciones potenciales de disconformidad.


Capítulo 15º. Manipulación, almacenamiento, embalaje, conservación y entrega



Este capítulo no tiene aplicación en los servicios y como la biblioteca básicamente produce servicios no desarrollaremos este capítulo.

Capítulo 16º. Registros de calidad



Este capítulo tiene como referencia el apartado 4.16 de la norma. Tiene por objeto definir el modo en que el suministrador identifica, archiva y actualiza los documentos del sistema de calidad.
En la Biblioteca Pública Municipal “Degà Ortiz i Sanz”, la responsabilidad de cumplir su contenido corresponde a cada departamento que emita, modifique, archive o manipule alguno de estos documentos, sin prejuicio de la responsabilidad de control y seguimiento del departamento de calidad.
Los registros se mantienen como muestra de que el Sistema de Calidad Funciona eficazmente al mismo tiempo que permiten seguir los productos y los procesos. Además, las conclusiones que es extraigan de los registros ayudan a mejorar el funcionamiento global del centro.
Los registros se almacenan tanto en formato papel como legible por ordenador y archivados de modo que se facilite su recuperación para futuras consultas. Cada grupo de registros tendrá intervalos determinados de tiempo para ser consultados por los clientes que lo requieran.

Capítulo 17º. Auditorias internas de calidad



Este capítulo tiene como referencia el apartado 4.17 de la norma. Tiene por objeto definir la metodología empleada por el suministrador para realizar las auditorias internas de su sistema.
El Sistema de Aseguramiento de Calidad está íntimamente ligado al sistema de auditoria interna del Ayuntamiento, unidad de la que depende, por lo que se han establecido y se mantienen procedimientos documentados para la planeación y aplicación de éstas. El encargado de realizarlas es el Departamento de Calidad a través de su representante. Todos los departamentos relacionados con el centro están autorizados a auditar siendo aquellos que más complejos y delicados los más auditados frecuentemente.
El director del Departamento de Calidad elabora un plan de auditorias internas. Las auditorias son llevadas por personal cualificado y sin intereses en los departamentos auditadas para que se realicen del modo más objetivo y profesional posible. Los problemas que se encuentren son registrados y analizados entre el encargado de auditar el departamento auditado y el personal del mismo. Las conclusiones y soluciones que se extraigan serán aplicadas por el personal del departamento para tratar de evitar los problemas encontrados. Se realizarán auditorias de seguimiento para ver si las soluciones adoptadas han sido las adecuadas
Los resultados de la auditoria se recogen en informes por duplicado. Una copia se guardará en el Archivo de la Biblioteca y otra en el Departamento de Calidad. Estos informes contendrán el análisis del departamento así como las conclusiones obtenidas y las soluciones adoptadas en caso de haberse hallado desviaciones. Todos estos informes estarán firmados por el director del Departamento de Calidad, el auditor del departamento y el director del área auditada. Los informes se presentarán al alcalde y los concejales en los plenos que recojan todas las actividades anuales.
Los registros abiertos son dos, el plan de auditorias anual y los informes de auditorias realizadas.

Capítulo 18º. Formación



Este capítulo tiene como referencia el apartado 4.18 de la norma. Tiene por objeto definir el sistema adoptado por el suministrador para identificar las necesidades de formación del personal y garantizar que la formación se imparta de forma planificada.
La formación es importante, como complemento a la formación académica adquirida, por lo que es una inversión de futuro. En la Biblioteca Pública Municipal “Degà Ortiz i Sanz” la formación alcanza a todo el personal de la organización, esté o no esté vinculado a tareas relacionadas con la calidad. En otras palabras, su contenido afecta a todo el mundo que trabaja dentro del sistema de la organización. De este modo se han establecido y se mantienen procedimientos documentados para identificar las necesidades de formación.
El bibliotecario es el encargado de marcar las directrices formativas tanto del auxiliar como del becario, con la ayuda del representante del Departamento de Calidad. En lo referente al personal informático, el representante del Departamento de Calidad tratará de indicarle el camino a seguir para que sus tareas sean desempeñadas con calidad. El bibliotecario tiene como principal responsabilidad la detección de las necesidades de formación, así como la elaboración del plan de formación del auxiliar y del becario. Además, cada empleado es responsable de buscarse una formación complementaria.
El plan de formación se revisará periódicamente con el fin de evaluar su efectividad y su adecuación con el fin de actualizarse en aquellos aspectos que se considere oportuno para mejorar el rendimiento de la organización. Los registros de formación se mantendrán y serán accesibles cuando lo permita la norma.
Cabe destacar que hay que distinguir entre las tareas específicas y las asignadas. La Biblioteca Pública Municipal “Degà Ortiz i Sanz” considera tareas específicas del personal la catalogación, DSI, servicio de préstamo, servicio de Internet y la elaboración de copias de seguridad.

Capítulo 19º. Servicio postventa


Este capítulo tiene como referencia el apartado 4.19 de la norma. Tiene por objeto definir la metodología empleada por el suministrador para ejecutar el servicio posventa que tiene establecido para sus productos o servicios.  En la Biblioteca Pública Municipal “Degà Ortiz i Sanz”, todos los servicios son gratuitos por lo que este capítulo no es aplicable al centro.

Capítulo 20º. Técnicas estadísticas



Este capítulo tiene como referencia el apartado 4.20 de la norma. Tiene por objeto definir las técnicas estadísticas empleadas por el suministrador para garantizar la eficacia de las medidas y decisiones relativas a la calidad.
Las técnicas estadísticas se seleccionarán por su adecuación y posibilidad de producir análisis precisos además de ayudar a corregir y mejorar los servicios y el funcionamiento del centro.
La responsabilidad del estudio y análisis de las técnicas estadísticas en la Biblioteca Pública Municipal “Degà Ortiz i Sanz”, corresponde al Departamento de Calidad, quién también podrá hacer recomendaciones sobre su uso y aplicación a cuantos departamentos y actividades crea conveniente. Por otro lado, el alcance de las técnicas estadísticas es discrecional. El Departamento de Calidad podrá asignar la aplicación de las mismas a todos aquellos aspectos, áreas o actividades que lo crea oportuno.
El Departamento de Calidad emitirá un informe periódico acerca del resultado obtenido a partir de las fuentes estadísticas durante el período. Este documento integra los resultados de toda la estadística relativa a la calidad que se ha generado durante el mes en curso. Los indicadores más utilizados en la Biblioteca Pública Municipal de Aielo de Malferit, son las no conformidades apreciadas durante el período y dentro de estas las que han sido originadas por causas como incumplimientos de parámetros,  uso de materiales defectuosos, errores producidos durante el proceso, etc.

ANEXOS



ANEXO 1


ORGANIGRAMA DEL CENTRO



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ANEXO 2


MANUAL DE PROCEDIMIENTOS



El manual hace referencia a una serie de procedimientos algunos de los cuales no están desarrollados. Los procedimientos desarrollados que se encuentran en el manual son:

- Introducción
- Adquisición de fondos
- Difusión Selectiva de la Información
- Servicio de Préstamo
- Catalogación de fondos
- Internet
- Copias de seguridad

El resto de procedimientos mencionados en el manual se desarrollarían en función de la implantación o la no-implantación del Plan de Aseguramiento de Calidad propuesto en este manual

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA BIBLIOTECA MUNICIPAL DE AIELO DE MALFERIT



Sumario



- Introducción
- Adquisición de fondos
- Difusión Selectiva de la Información
- Servicio de préstamo
- Catalogación de fondos
- Internet
- Copias de seguridad

- Introducción


El apartado 4.2.2 de la norma establece la obligación de “preparar procedimientos documentados, coherentes con los requisitos de esta norma internacional y con la política de calidad declarada por el suministrador, e implantar eficazmente el sistema de la calidad y sus procedimientos documentados”.

Los procedimientos descritos se agrupan en un archivo o en una carpeta llamado “Manual de Procedimientos”. Este es un documento independiente del Manual de Calidad en el que se describen y desarrollan todas las actividades, métodos o procesos que habían sido presentados como partes del sistema. Podemos decir que los procedimientos describen como, cuando, donde y que debe realizar cada una de las actividades del suministrador. De ahí que el Manual de Calidad incluya remisiones a procedimientos concretos en casi todos sus capítulos.

Procedimiento para la adquisición de fondos



1.    Objetivo



Este procedimiento tiene como objetivo definir el sistema para la adquisición de fondos. Establece quién puede hacerlo, cuando debe hacerlo y cómo debe hacerlo.

2.    Referencias



Manual de Calidad de la Biblioteca


3.    Responsables



En este documento se define quién son los responsables en la adquisición de fondos para la biblioteca y cómo deben realizarlo.

4.    Solicitud



Las solicitudes se realizarán desde dos puntos de vista distintos:

- desde el de los usuarios según sus gustos y necesidades
- desde el del encargado del centro según las necesidades del centro

El periodo de tiempo entre adquisición y adquisición será semestral.

5.    Tramitación


El encargado de la Biblioteca en el Ayuntamiento se encargará de proporcionar la mayor información sobre los libros solicitados al bibliotecario.

6.    Ejecución


El bibliotecario seleccionará, de toda la lista de libros solicitados y con ayuda de la información proporcionada por el encargado, aquellos que considere los más adecuados para el centro y que se adecuen mejor a los recursos disponibles del centro.
Una vez elaborada la lista  y debidamente cumplimentada por el bibliotecario, esta pasará  al encargado de realizar los pedidos y de ponerse en contacto con el proveedor.
Podrá haber un aplazamiento en las solicitudes bien por falta de liquidez por parte del centro bien porque le ítem  solicitado no se encuentra en stock en el momento de su solicitud.

Diagrama de flujo del procedimiento de adquisición de fondos



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Procedimiento para el servicio de Difusión Selectiva de Información (DSI)



1.Objetivo


Este procedimiento tiene como objetivo definir el sistema para el servicio de Difusión Selectiva de Información (DSI). Establece quién puede hacerlo, cuando debe hacerlo y como debe hacerlo.

2. Referencias


Manual de Calidad de la Biblioteca

3. Responsables


En este documento se define quién son los responsables del servicio de Difusión Selectiva de Información (DSI) de la Biblioteca y como deben hacerlo.

4. Destinatarios


En este documento se define quienes son los destinatarios de los servicios de DSI. Todos los socios de la Biblioteca pueden hacer uso de este servicio.

5. Realización


Los usuarios rellenarán unas fichas en las que indicarán sus datos personales así como sus necesidades de información. Estos perfiles se podrán realizar cualquier día de la semana dentro del horario de la Biblioteca pero sólo se recogerán  al final de cada semana. Los cuestionarios se podrán rellenar o bien manualmente en la Biblioteca o bien a través de correo electrónico rellenando el modelo de ficha que aparece en la página web de la Biblioteca.

6.    Tramitación


El becario se encargará de recoger todos los perfiles de usuarios al final de la semana e introducirlos en la base de datos del ordenador.

7.    Ejecución


El bibliotecario se encargará cada 15 días de establecer un perfil de búsqueda para cada usuario, es decir, toda aquella información que se adecue a las necesidades de información de cada perfil de usuario.
Los usuarios pueden obtener la información de dos métodos distintos:

-    acudiendo al centro y recogiéndolo personalmente bien en formato papel o en disquette.
-    Enviándoselo el Centro por correo electrónico

8.    Archivo y Documentación


Todos los perfiles de búsqueda son almacenados para posteriores consultas y actualizados cada vez que el usuario cambie de perfil. Cada usuario puede tener más de un perfil. Para distinguirse tienen un código numérico.

Diagrama de flujo del servicio de Difusión Selectiva de Información (DSI)



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Procedimiento para el servicio de préstamo



1.Objetivo


Este procedimiento tiene como objetivo definir el sistema para el servicio de préstamo. Establece quién puede hacerlo, cuando debe hacerlo y como debe hacerlo.

2. Referencias


Manual de Calidad de la Biblioteca

3. Destinatarios


En este documento se define quienes son los destinatarios para el servicio de préstamo. Podrán hacer uso de este servicio todos los socios de la Biblioteca que muestren su carnet y no estén sancionados.

4. Realización


Los usuarios podrán llevarse prestados un máximo de tres libros durante un periodo máximo de quince días pudiendo renovarse un máximo de tres veces. En caso de que un usuario exceda el periodo de tiempo de préstamo, pierda el ítem o lo devuelva deteriorado será sancionado.

5. Tramitación


El usuario accede al mostrador de préstamo con los libros que quiere llevarse o en su defecto la signatura topográfica.
El bibliotecario comprobará que el usuario es socio (le mostrará el carnet) y que no se encuentra sancionado. De este modo si el usuario lleva los libros se realizará inmediatamente el préstamo. Por otro lado, en caso de llevar la signatura al bibliotecario, este se encargará de localizar el libro informando al usuario del estado en el que se encuentra:
-    Para prestar: el usuario se lo llevará sin ningún problema
-    Prestado: el bibliotecario informará al usuario del día en que se debe devolver el ítem. El centro no tiene servicio de reserva.
-    Depósito: el ítem no se encuentra disponible pero si en catálogo porque aún no ha sido retirado. El usuario no se lo puede llevar.

6.    Ejecución


El bibliotecario pasará el lector  de código de barras por la etiqueta del libro y por la del carnet de socio. De este modo queda automáticamente almacenado en la base de datos de la Biblioteca para futuros estudios estadísticos.

7.    Sanciones


-    Retraso en la devolución, cada día de retraso será multiplicado por tres siendo el resultado los días que el usuario no podrá hacer uso del servicio de préstamo. La sanción comenzará a contar a partir del día en que el libro es devuelto.
-    Perdida o deterioro del libro, el usuario tendrá que reemplazar el libro por otro de sus mismas características.
Si el usuario se excede dos semanas del periodo máximo de devolución se le comunicará por carta su retraso. Si se excede en tres semanas se le avisará por teléfono.
Diagrama de flujo para el servicio de préstamo

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Procedimiento para la catalogación



1.Objetivo


Este procedimiento tiene como objetivo definir el sistema para la catalogación. Establece quién puede hacerlo, cuando debe hacerlo y como debe hacerlo.

2. Referencias


Manual de Calidad de la Biblioteca

3. Responsables


En este documento se define quienes son los responsables de la catalogación de fondos en la Biblioteca.

4. Realización


La catalogación de fondos se realizará una vez se reciban los fondos al final de cada semestre. Hasta que un libro no esté completamente catalogado no se pondrá en circulación. No existirá ningún tipo de preferencia en la catalogación.


5. Tramitación


El becario será el encargado de catalogar los libros con el fin de que adquiera experiencia y conocimiento en esta tarea. Los libros serán catalogados siguiendo las reglas de catalogación en su última versión.


6.    Realización



6.1    Catalogación.

El becario se encargará de la descripción bibliográfica. Realizará, de modo manual, una ficha catalográfica para cada uno de los cuatro catálogos de la Biblioteca (autor, título, materia y CDU). Una vez el libro ha sido catalogado, será supervisado por le bibliotecario para conseguir su aprobación. En caso afirmativo, el proceso de catalogación continuará. En caso contrario el ítem volverá a catalogarse hasta conseguir su aprobación.

6.2    Sellado.

El libro será sellado con el sello de la Biblioteca para demostrar así la propiedad de esta sobre el mismo. Las páginas en las que se pondrá el sello serán la primera, la última y la pagina central así como el borde del libro.

6.3    Etiquetas para el lector de códigos de barras.

Se pondrá una etiqueta con el código de barras en la primera página sobre la que se pasará el lector de código de barras cada vez que el libro sea prestado.

6.4    Las láminas de seguridad

Se introducirán en el lomo del libro de unas láminas metálicas que serán detectadas por los paneles de control de la entrada cada vez que intenten sacar el libro sin antes haberle pasado al lector. El ordenador central estará conectado a estos paneles y cada vez que un libro sea prestado automáticamente se le comunicará a los paneles de control.

6.5    Registro

. El libro se anotará en el libro de registros de la Biblioteca dándosele de alta. En el libro de registros se anotará la fecha de lata del libro, el título y el autor del libro. También se registrará en la base de datos.

7.    Ejecución


El libro se colocará en el estante de novedades para que el usuario acceda a él.

Diagrama de flujo del procedimiento de Catalogación


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Procedimiento para el servicio de Internet



1.Objetivo


Este procedimiento tiene como objetivo definir el sistema para el servicio de Internet. Establece quién puede hacerlo, cuando debe hacerlo y como debe hacerlo.

2. Referencias


Manual de Calidad de la Biblioteca

3. Responsables


En este documento se define quienes son los responsables del servicio de Internet y como deben hacerlo.

4. Destinatarios


En este documento se define quién son los destinatarios del servicio de Internet. Podrán hacer uso de este servicio todos los socios de la Biblioteca y del almacenamiento de información en el disco local aquellos socios que presenten carnet de investigador.

5. Realización


Este servicio no se podrá realizar inmediatamente. Este servicio se tendrá que solicitar previamente. El máximo de tiempo diario en que se podrá hacer uso de este servicio será de dos horas y un máximo de cuatro horas semanales. El socio podrá almacenar la información que encuentre interesante en una unidad de disco de uso exclusivo para él con una capacidad máxima de veinte megas. Además habrá una serie de dominios restringidos como “.sex”.

6.    Tramitación


El usuario reservará el tiempo que necesite para uso de este servicio dentro de los límites establecidos. Al mismo tiempo comunicará al bibliotecario si desea almacenar información. En caso afirmativo, y tras mostrarle el carnet de investigador, se le creará una unidad de disco para uso particular a la que accederá a través de un nombre de usuario y un password que el mismo elegirá. A esta unidad solo podrá acceder, además del usuario, el informático del centro.

7.    Ejecución


El usuario accede al ordenador en su horario. Introduce su nombre de usuario y su password y accede a Internet. Después de navegar buscando la información que le interesa, decide almacenarla. Se introduce en su unidad y allí graba la información que le interesa. Cuando ha acabado o a finalizado su turno, el usuario cierra su sesión y abandona su turno.

8.    Sanciones


Se llevará un registro de sanciones para aquellos usuarios que incumplan las reglas. Aquellos usuarios que reservan su turno y después no acudan serán sancionados con una semana sin poder reservar turno. Aquellos que sobrepasen la capacidad de su unidad de almacenamiento y tarden más de una semana en reducirlo al tope máximo, se les cancelará su cuenta quince días.

Diagrama de flujo del servicio de Internet



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Procedimiento para la realización de copias de seguridad



1.    Objetivo


Este procedimiento tiene como objetivo definir el sistema para la realización de copias de seguridad. Establece quién puede hacerlo, cuando debe hacerlo y cómo debe hacerlo.

2.    Referencias


Manual de Calidad de la Biblioteca


3.    Responsables


En este documento se define quién son los responsables de la realización de copias de seguridad en la Biblioteca. El encargado será el departamento de informática de la Biblioteca.

4.    Realización


Las copias de seguridad se realizarán principalmente para proteger la información frente a accesos no autorizados y fallos del sistema.

5.    Tramitación


Para evitar accesos no autorizados se dotará a cada persona autorizada un nombre de usuario y una contraseña que deberá ser escrita cada vez que dicho usuario entre en el sistema. Este sistema es similar al del socio con acceso a su unidad en el disco local con la única diferencia que esta es exclusivamente para personal de la biblioteca. Para cada usuario, el administrador del sistema habrá definido una lista de privilegios o lista de acciones a las que está autorizado.
Para proteger la información frente a fallos del sistema se utilizarán copias de seguridad. Para ello los datos se copiarán periódicamente. Se extraerá la información a un medio distinto a aquel en que esté almacenada la información y se guardarán en un medio distinto.

6.    Ejecución


Cuando la información se pierde irremediablemente se volcará toda la información de las copias para recuperar la situación anterior.
Se realizará una copia completa una vez a la semana y se salvarán diariamente las modificaciones que se produzcan durante la jornada. Estas copias incrementables se destruirán el primer día de la semana siguiente tras comprobar que todo está igual.

7.    Archivo


Las copias de seguridad se almacenarán en un departamento adecuado para este fin. Además, cada cinta estará convenientemente etiquetada con la información que contiene y la fecha de copia.

Diagrama de flujo para la realización de copias de seguridad



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Autor:

Garf





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