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Administración de sistemas parte 3 - Monografía



 
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OTROS TEÓRICOS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO



Durante la década de 1920 y 1930, otros escritores, principalmente quienes estaban relacionados con la administración o con la práctica de consultoría, desarrollaron sus puntos de vista, siguiendo el modelo establecido por Fayol.  Luther Gulick y Lyndall Urwick, en particular, llevaron adelante los trabajos del pensador francés, desarrollando principios basados es su amplia experiencia en la industria y el gobierno.  En 1973 colaboradores en la edición de Papers on the Science of Administration.  En estos informes y en otros escritos, popularizaron principios como:

1.    La adaptación de las personas a la estructura de organización;
2.    El reconocimiento de un solo dirigente máximo como fuente de autoridad;
3.    La adhesión a la unidad de mando;
4.    El uso de staff especializado y general;
5.    División departamental de acuerdo con propósitos, procesos, personas y lugares;
6.    Delegación y uso del principio de excepción;
7.    Logro de un equilibrio entre la responsabilidad y autoridad;
8.    Consideración de los ámbitos apropiados de control.

LA ESCUELA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO



Las ideas básicas de los teóricos del proceso administrativo son antecedentes de los que posteriormente fue llamada la escuela del proceso administrativo:
Esta escuela analiza el proceso administrativo, establece su marco conceptual, identifica sus principios y a partir de ellos formula una teoría de la administración;  la define como un proceso universal, sin importar el tiempo o el nivel de la empresa, aunque reconoce que el ambiente administrativo difiere ampliamente entre empresas y niveles.  Ve la teoría administrativa como una forma de organizar las experiencias para que la práctica pueda sea mejorada mediante la investigación, la comprobación empírica de principios y la enseñanza apropiada de los fundamentos.
El enfoque básico de esta escuela es estudiar los procesos de administración  - planeación, organización, dotación de personal, dirección y control - y establecer ciertos principios fundamentales.  Se partió del punto de fiesta de que el conocimiento acerca de las prácticas administrativas puede ser establecido como un cuerpo coherente y uniforme y que se pueden transmitir las generalizaciones de las buenas prácticas que resulten efectivas.


CONTRIBUCIONES DE LOS TEÓRICOS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO



Aunque se han planteado serias dudas relacionadas con la validez del enfoque y los principios  planteados por los teóricos del proceso administrativo, muchos de los conceptos de esta escuela se aplican en las organizaciones actuales.  La forma piramidal, el principio escalar, el concepto de unidad de mando, el principio de excepción,  la delegación de autoridad, el ámbito limitado de control y la división departamental, son principios que se utilizan actualmente en el diseño de muchas organizaciones.  Aunque los teóricos del proceso administrativo han sido criticados porque su enfoque es rígido y otorga escaso reconocimiento a los factores humanos y sociológicos, sus ideas aún tiene aplicación en la estructuración de organizaciones y de tales ideas se toman los lineamientos generales.

Muchos autores que escriben sobre administración en la actualidad conservan como marco elemental de trabajo el enfoque clásico y han integrado los desarrollos reciente de las ciencias del comportamiento y administrativa a sus puntos de vista.  Utilizan el punto de vista clásico como una primera visión en el desarrollo de sus conceptos sobre organización, y administración y luego hacen modificación sustanciales basados en la teoría e investigación empírica recientes.

SISTEMAS DE INFORMACIÓN ADMINISTRITIVA



Los gerentes necesitan información oportuna y precisa para tomar decisiones efectivas.  La importancia que se da a la cuantificación y el desarrollo de las computadoras que pueden procesar y almacenar vastas cantidades de información llevó a la creación de sistemas basados en la computadora que integran la recolección, procesamiento y transmisión de información.  Los Sistemas de Información Administrativa (SIA)  generalmente se refieren a las tecnologías basadas en la computadora que se emplean para formalizar los sistemas de información de una organización.  Los primeros avances de los sistemas de información basados en computadoras estuvieron dirigidos a los niveles operativos donde los problemas de decisión eran definidos y estructurados.  Estas decisiones eran relativamente rutinarias y requerían una información fácilmente identificables y recuperables.

Si bien los SIA eran importantes para los niveles operativos, de ninguna manera eran sistemas completos de información.  Había una urgente necesidad de proporcionar a los tomadores de decisiones de niveles medio y alto con mejores servicios de información.  Sus problemas se caracterizan por la falta de información completa, cuestiones de valores, objetivos múltiples y conflictos, altos grados de incertidumbre resultados que pueden ser a largo plazo y difíciles de medir.
Los avances recientes en los sistemas de apoyo a las decisiones (SAD) que emplean tecnológicas de computación son útiles para la toma de decisiones complejas y poco estructuradas.  El objetivo de los SAD es apoyar y mejorar el proceso de toma de decisiones.  Es un sistema interactivo basado en computadoras diseñado para asistir a los administradores en las tareas más complejas que requieren del juicio humano.  Los SAD  difieren de los primeros sistemas SIA en que están dirigidos hacia la toma de decisiones flexibles y de criterio.  Reconoce que la función principal de cualquier sistema de información es apoyar al administrador - no es un fin en sí mismo.

GRUPOS DE ANALISIS



DEFINICION


El grupo de análisis es un equipo de trabajo conjunto formado por trabajadores sindicalizados y de confianza que aportan sus conocimientos y experiencia para dar alternativas y propuestas que ayuden a alcanzar las metas y objetivos del Programa General de Incentivos a la Calidad, Productividad y Competitividad.


OBJETIVO


El objetivo del grupo es el análisis de los resultados para generar alternativas que prevengan o corrijan las desviaciones, así como aquellas que permitan aprovechar al máximo las oportunidades, orientándose siempre al logro y superación de las metas de los indicadores tanto internos como de competitividad.
El grupo de análisis no deberá ser una instancia para ventilar o atender problemas de índole obrero-patronal, los que deberán encausarse a las áreas responsables de atenderles a través de los mecanismos establecidos.

ACTIVIDADES



DEL FACILITADOR:



a.    Calendarizar, programar y convocar las reuniones del grupo de análisis, informando en tiempo y forma a todos los integrantes del mismo.
b.    Proporcionar todos los insumos necesarios para llevar a cabo las reuniones.

DE LOS MIEMBROS:



a.    Acopiar la información necesaria para el análisis de los resultados que permitan ubicar las anomalías y posibilidades de corrección.
b.    Revisar el proceso de trabajo para detectar su estado, ubicando cuellos de botella, puntos muertos, actividades innecesarias y buscar la simplificación del proceso para hacerlo más eficiente.
c.    Registrar los asuntos y anotar los acuerdos y resultados de cada reunión del grupo de análisis.
d.    Entregar a las instancias que correspondan las propuestas de solución para la corrección de las desviaciones, así como los acuerdos, acciones, proyectos y programas para su aprobación, difusión e implementación por parte del personal operativo y/o entidades involucradas observando su seguimiento.
Las propuestas de los grupos de análisis constituirán en todos los casos, recomendaciones para la toma de decisiones de la Empresa, sin que se modifique lo pactado en el punto 3.6 de las bases generales de aplicación del Programa General de Incentivos a la Calidad, Productividad y Competitividad.

PERFIL



Los integrantes de los grupos de análisis preferentemente deberán observar las siguientes características:
a.    Amplia experiencia y conocimientos técnicos y/o administrativos de su entorno laboral, del programa de productividad y de los procesos de su área productiva.
b.    Involucramiento, compromiso y responsabilidad con las actividades que se desprendan de las reuniones del grupo de análisis.
c.    Disposición para el trabajo de equipo y voluntad de servicio.


ESTRUCTURA



Se recomienda integrar los grupos de análisis por centro de trabajo, hasta por tres trabajadores sindicalizados y uno o dos empleados de confianza. El o alguno de los empleados de confianza, además de participar como miembro, actuará como facilitador.

a.    En cada reunión y previo establecimiento del orden del día, deberá nombrarse un moderador y se registraran los asuntos tratados. El moderador será rolado en cada reunión.
b.    Los problemas que por su naturaleza requieran la intervención de niveles superiores o de otras áreas, serán remitidos a la instancia correspondiente, para que Empresa y Sindicato evalúen de manera conjunta los mecanismos de seguimiento y respuesta.
c.    Empresa y Sindicato acordarán a nivel División los mecanismos de evaluación del funcionamiento de los grupos de análisis.


VIGENCIA



Aún cuando no se puede establecer un período obligatorio para pertenecer a un grupo de análisis, se recomienda que sus integrantes permanezcan al menos tres años, lo que permitiría su desarrollo y eficiencia.

TIPOS DE ORGANIZACIONES


Uno de los problemas en el análisis corporativo es “¿Qué debe compararse con qué?  La clasificación significa “arreglo de acuerdo con alguna división sistemática”.  Alfred Kuhm sugiere que:

Las cosas pueden ser clasificadas de innumerables maneras.  Las organizaciones no son la excepción, entre otras cosas, pueden ser clasificadas como buenas o malas; rentables o no rentables; públicas o privadas; grandes, medianas o pequeñas; productoras de bienes o de servicio; centralizadas o descentralizadas; primitivas o avanzadas, o como educativas, industriales, gubernamentales, religiosas, filantrópicas o fraternales, y así, indefinidamente.
Ningún sistema de clasificación es “Mejor” en un sentido absoluto y su utilidad depende del propósito que se tenga.

Es importante reconocer que no hay formas correctas o incorrectas de clasificar a las organizaciones.  “Aunque las taxonomías organizacionales han sido el tema de numerosas conceptualizaciones y varios estudios de investigación”.  El objetivo es entender mejor el fenómeno de la organización, no la perfección de la clasificación.

Se analizaran varias alternativas de clasificar y analizar las organizaciones sobre la base de:

1)    diferentes tipos de organizaciones  (análisis interorganizacional);
2)    diferencias de funciones dentro de las organizaciones (análisis intraorganizacional);


ANÁLISIS  INTERORGANIZACIONAL



Con la base en el uso popular, la organizaciones podrían clasificarse por tipos tales como:

Empresas
Hospitales
Escuelas
Iglesias
Cooperativas
Clubes sociales
Partidos políticos
Asociaciones comerciales y profesionales
Unidades militares
Instituciones correccionales
Grupos voluntarios y de caridad
Agencias locales, estatales y federales
Agencias internacionales.

Este esquema de clasificación podría se útil para algunos fines generales, no es muy apropiado para un entendimiento mas perfeccionado de la organización y su administración. Implica que existe una sustancial uniformidad dentro de cada tipo organizacional y que hay diferencias significativas entre los tipos.

Se han sugeridos varios enfoque para la clasificación de todas la organizaciones en nuestra sociedad; normalmente, utilizando un criterio principal. En la figura 1 muestra varias formas en que las organizaciones han sido clasificada; medios par obtener el cumplimiento, orientación hacia las necesidades sociales y beneficiarios primarios.

Estos sistemas de clasificación diseñados intuitivamente podrían parecer lógicos, pero tienen muchas dificultades como base para el análisis comparativo.
Fig.

Una de las dificultades obvias es la sobre posición. Muchas organizaciones podrían desempeñar papeles múltiples, pero son asignadas en categorías con base en su función primordial. Una iglesia o universidad podría responder a diversas necesidades sociales, utilizar varios medios para obtener el cumplimiento de parte de sus miembros, y tener varios beneficiarios de sus actividades.  ” una empresa comercial es una organización  lucrativa en sus operaciones normales, una organización de servicio en algunas de sus actividades comunitarias, una organización de presión en su cabildeo y parte de su publicidad institucional, y una cooperativa en su cafetería no lucrativa o equipo de boliche.”

Debido a la gran diversidad de características de la  organizaciones dentro de  cada uno de estos tipos amplios, surge a la vista un problema mas fundamental.

Los tipos de organización  - en términos de su función en la sociedad- variarán tanto de cada tipo como entre los tipos.  Por tanto, algunas escuelas, hospitales, bancos y compañías acereras podrían tener mas en común, debido a su carácter rutinarios,  que las escuelas rutinarias y las no rutinarias, los hospitales rutinarios y no rutinarios, y así…

De hecho, las variaciones dentro de un tipo de organización podrían ser tantas que algunas escuelas son como prisiones, algunas prisiones como iglesias, algunas iglesias como fábricas, algunas fábricas como universidades y así sucesivamente.

Esta discusión no quiere decir que se inapropiado comparar tipos de organización amplios como organizaciones privadas y públicas, corporaciones y sindicatos, o escuelas y hospitales.  Ese análisis comparativo podría ser útil.  Sin embargo, es importante que el investigador identifique claramente las características que son utilizadas como base para la comparación.

Se puede resumir esta discusión de tipos de organizaciones sugiriendo varias advertencias.
- No se debe asumir que todas las organizaciones dentro de un tipo especifico son iguales, sino que deben investigarse las diferencias, así como las similitudes.
- No se deben asumir diferencias entre tipos comunes de organizaciones tales como lucrativas y no lucrativas, sino que se deben analizar tanto similitudes como diferencias.
- Finalmente, se deben especificar claramente las características o los atributos que se utilizan para las comparaciones.

ANÁLISIS INTRAORGANIZACIONAL



Los estudios comparativos dentro de las organizaciones se relacionan con las similitudes y diferencias en las funciones o en otras subunidades. Por ejemplo, se pueden diferenciar las labores administrativas en la medida en que se relacionan con los subsistemas o niveles organizacionales (véase Fig. 2). La labor administrativas en los niveles de operación, coordinación y estratégico se compara de acuerdo con varias dimensiones: sistemas del medio, perspectiva del tiempo, punto de vista (optimizar), procesos generales de solución de problemas y técnicas de toma de decisión. El análisis comparativo es apropiado y útil también a través de estas funciones como son: ventas, producción, ingeniería, contabilidad y personal ¿Cuáles son las diferencias y similitudes en los ambientes organizacionales? ¿Debe alterarse significativamente el enfoque de un administrador si este pasa de una función a otra? ¿Cuáles son las consecuencias probables de extender los enfoques que funcionan en un departamento a todos los demás?

Numerosos estudios se han enfocado en el análisis intraorganizacional. Por ejemplo, Lawrence y Lorsch investigaron diferencias entre los departamentos de ventas, producción e investigación en diversas industrias.

Compararon estas áreas funcionales en términos
1)    su énfasis en las metas particulares;
2)    su orientación en el tiempo;
3)    sus orientaciones interpersonales, y
4)    su grado de estructura formal.

Esos estudios ayudan a entender mejor diseños de organización y practicas administrativas son apropiados en varios escenarios organizacionales internos.

INVESTIGACIÓN DE OPERACIONES



EL CONCEPTO DE INVESTIGACIÓN DE OPERACIONES



La investigación de operaciones es un producto de la segunda Guerra Mundial aunque sus precursores en los métodos científicos, las altas matemáticas y herramientas como la teoría de la probabilidad es mucho más antigua. El rápido crecimiento de la investigación de operaciones en los años recientes ha seguido la tendencia de ampliar los métodos de los científicos e ingenieros físicos a los problemas económicos y políticos. También se ha hecho posible por el desarrollo de máquinas de computación rápidas, en particular las que utilizan la electrónica puesto que gran parte de la ventaja de investigación de operaciones depende de la capacidad de aplicar, a bajo costo fórmulas matemáticas complicadas y utilizar informaciones complejas. La investigación de operaciones es la aplicación de métodos científicos al estudio de alternativas en una situación de problema, con el propósito de obtener una base cuantitativa para llegar ala mejor solución. Por lo tanto se insiste en el método científico, en el uso de información cuantitativa, en las metas y en la determinación de los mejores medios de alcanzar la meta. En otras palabras la investigación de operaciones se podría denominar “sentido común cuantitativo”.

Las técnicas de la administración se aplican a las siguientes dos categorías básicas de problemas:

1.    Problemas determinísticos:

  En los que toda la información necesaria para obtener una solución se conoce con certeza.

2.    Problemas estocásticos:

En los que parte de la información necesaria no se conoce con certeza, sino más bien se comporta de una manera probabilística.

La obtención de soluciones de estos dos grupos de problemas de decisión -determinísticos y estocásticos- a menudo requieren de técnicas de administración muy diferentes.

Los fundamentos de la investigación de operaciones

Durante mucho tiempo los gerentes han tratado de solucionar de un modo científico los problemas de administración pero los investigadores de operaciones han proporcionado un elemento nuevo en lo ordenado y completo de su enfoque. Han insistido en la solución del problema y las metas, recopilando cuidadosamente información y evaluándola, desarrollando  y probando hipótesis determinando la relación entre los datos, desarrollando y probando las predicciones basadas en hipótesis y creando mediciones para evaluar la efectividad de un curso de acción.
Por lo tanto, las características esenciales de la investigación de operaciones, como se aplica a la toma de decisiones se puede resumir de la siguiente forma:

1.    Insiste en los modelos -la representación física lógica de una realidad o un problema. Los modelos pueden ser sencillos o complejos por ejemplo, la fórmula contable “el activo menos el pasivo es igual al capital”,  es un modelo, puesto que representa una idea y, dentro de los limites  de los términos usados, simboliza la relación entre las variables involucradas.

2.    Insiste en las metas en un área de problema y en el desarrollo de mediciones de efectividad para establecer si una determinada solución muestra posibilidades de lograr esas metas. Por ejemplo, si la meta es la utilidad, la medición de la efectividad puede ser la tasa de rendimiento sobre la inversión y cualquier solución propuesta arreglará las variables en forma tal que el resultado final se pueda ponderar en esa medida.

3.    Incorpora al modelo de las variables en el problema, o al menos aquellas  que parecen ser las más importantes para su solución. Los gerentes pueden controlar algunas variable; otros quizá sean factores incontrolables en el problema.

4.    Pone al modelo y sus variables, limitaciones y metas, en términos matemáticos para que se puedan identificar con claridad, estén sujetos a la simplificación matemática y sean fácilmente utilizables para los cálculos mediante la sustitución de las cantidades por símbolos.

5.    Cuantifica las variables en un problema hasta el grado posible, puesto que en un modelo  solo se puede introducir información cuantificable para que produzca un resultado medible.

6.    Complementa mucha información no disponible con dispositivos matemáticos y estadísticos utilizables como las  probabilidades en una situación, por lo que frecuentemente, hace que el problema matemático y de computación sea operable dentro de un pequeño margen de error a pesar de la falta de datos exactos cuantificables.

La herramienta básica de la investigación de operaciones es la construcción y uso de modelos conceptuales. Algunos de estos modelos mantienen las relaciones lógicas entre las variables. A esto se les pueden denominar “simuladores” o “descriptivos” si están diseñados solo para describir la  relación de los elementos en una situación. A los modelos útiles para la planeación se les conoce como modelos de “decisión” u “optimización”, diseñados para conducir a la selección del mejor curso de acción entre las alternativas disponibles.


Programación lineal



La programación lineal es una técnica para determinar la combinación optica de recursos limitados para obtener la meta deseada, es una de las aplicaciones más exitosa de la investigación de operaciones. Se basa en la supocición de que existe una relación lineal, o de línea recta entre las variables y que se pueden determinar los limites de las variaciones. Por ejemplo, en un taller de producción las variables quizá sean unidades de producción por máquinas en un tiempo determinado, costos de mano de obra directa o costos de materiales por la unidad de producción, números de operaciones por unidad, etc. la mayor parte o todas estas quizá tengan relaciones lineales dentro de cirtos limites; meadiante la solución de ecuaciones lineales se puede establecer él optimo en términos de costos, tiempo, utilización de máquinas u otros objetivos. Por lo tanto, esta técnica es útil en especial  en los casos en que los datos de entrada se pueden cuantificar y los objetivos están sujetos a mediciones definidas.

Limitaciones de la investigación de operaciones



Hasta ahora la investigación de operaciones se ha utilizado sólo  para solucionar un número bastante limitado de problemas gerenciales. Sus limitaciones no se deben pasar por alto.
En primer lugar se encuentra la magnitud de los aspectos matemáticos y de cálculos. El número de variables e interrelaciones en muchos problemas gerenciales ademas de las complejidades de las relaciones y reacciones humanas requiere de un orden de matemáticas más alto del que tiene la física nuclear.
Aunque las probabilidades y las aproximaciones están siendo sustituidad por cantidades desconocida y aunque el modelo científico puede asignar valores a factores que nunca antes se pudieron medir, una garan parte de las desiciones administrativas importantes aún incluyen factores cualitativos. Hasta que estos se puedan medir, la investigación de operaciones  tendrá utilidad limitada en estas áreas y las desiciones continuarán basándose  en criterios no cuantitativos.





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