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AECOC y EDI parte 1 - Monografía



 
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1. INTRODUCCIÓN A AECOC Y EDI.



La MISIÓN DE AECOC es contribuir a hacer más eficientes las relaciones entre las empresas de Producción y Distribución aportando mayor valor al consumidor a través de la identificación de oportunidades de mejora a lo largo de toda la cadena de suministro.

El Intercambio de documentos comerciales, el EDI, es una herramienta imprescindible para sus relaciones comerciales y para la alcanzar la eficiencia en sus intercambio de información.

Nuestro objetivo, es asesorar, formar, difundir y desarrollar las herramientas necesarias para hacer más eficientes las relaciones diarias entre las empresas.


2. DEFINICIÓN DE EDI.


EDI, o Electronic Data Interchange “Intercambio Electrónico de Datos”, es el intercambio de documentos en un formato normalizado entre los sistemas informáticos de quienes participan en una relación comercial.

EDI también quiere decir:
1.       Transacción comercial sin papeles.
2.       Es el camino más corto entre los sistemas informáticos de quienes participan en una transacción comercial.
3.      El EDI no es correo electrónico de formato libre, ya que los datos que contienen están estructurados y basados en un estándar internacional.

Algunos beneficios del EDI son:

OPERATIVOS


-   Disminución de errores
-   Disminución coste administrativo de tratamiento de la información.
-   Disminución del coste de archivo
-   Aumento de la información ( visibilidad de la demanda, situación de stocks, avisos de entregas, …).
-   Mayor rapidez ( acortar ciclo de pedido, sincronización, evitar extravíos de documentación, …).

ESTRATÉGICOS


-   Aumenta la colaboración y relación clientes/proveedores
-   Acortamiento cadena suministro
-   No dedicar recursos a tareas que no aportan valor, en cualquiera de los ámbitos de  la empresa ( administración, comercial, logística, …).
-   Reducción del capital circulante:
Stocks
Cuentas a cobrar
Costes procesos de información.

CONCLUSIÓN



EDI es una poderosa herramienta que permite alcanzar beneficios de alto nivel dentro de la empresa.

Beneficios del EDI


1.    Reducción de costes de producción en un 3%
2.    Reducción de roturas de stock en un 75%
3.    Menores plazos de entrega
4.    Reducción de errores en las entregas
5.    Reducción de errores en las facturas
6.    Reducción de costes administrativos en el tratamiento del pedido y/o factura

La implantación del EDI en una organización no se debe considerar como el fin último de un proyecto, si no como una herramienta que va a permiter conseguir mejorar diferentes procesos en una organización.


3. ELEMENTOS NECESARIOS PARA EL EDI. EL SERVICIO AECOM.


El Servicio AECOM fue creado por AECOC para facilitar el intercambio de mensajes comerciales a través de un ordenador. Gracias al Servicio AECOM, una empresa puede intercambiar  de forma simple y económica cualquier mensaje comercial con cualesquiera de sus interlocutores, gestionando un único enlace de comunicaciones y con las máximas garantías de fiabilidad y confidencialidad.

La conexión al Servicio AECOM, asegura a las empresas un único canal de comunicación con el sector/es que  desarrollan su actividad.

En la actualidad el Servicio AECOM está presente en los siguientes sectores:

- Gran consumo: Alimentación y no Alimentación (textil, electrodomésticos, deporte, etc.).
- Sanitario
- Ferretería y Bricolaje
- Operadores Logísticos y Transportistas
- Material Eléctrico

Los mensajes EANCOM® son independientes de la red de comunicaciones y pueden ser intercambiados utilizando múltiples sistemas. No obstante con el objetivo de eliminar obstáculos  y simplificar los aspectos tecnológicos, AECOC creó el Servicio AECOM

3.1 El Servicio AECOM.


El Servicio AECOM ofrece a sus usuarios los elementos necesarios  para el Intercambio Electrónico de Documentos EDI son:
- Centro Servidor
- Software de Estación de Usuario
- Red de Comunicaciones

Estos elementos  no son prestados directamente por AECOC, si no por empresas de servicios especializadas y AECOC actúa como coordinador y certificador del conjunto del sistema siendo asimismo  el medio de transmisión  entre las necesidades de los usuarios y las empresas de servicios.
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La misión de AECOC consiste en asegurar la calidad de los elementos integrantes del Servicio AECOM y por ello AECOC los homologa y certifica conforme a los requisitos pedidos, asegurando que la información fluye entre interlocutores comerciales de forma completamente fiable, segura y sin errores.

El EDI supone ya hoy en día un elemento crítico para una empresa, ya que en el se basan el día a día de los procesos de pedido, facturas,… exigiendo sistemas de comunicación altamente fiables. AECOC realiza una continua labor de control y seguimiento de la calidad de funcionamiento  del Servicio AECOM.

Algunos de los servicios que se ofrecen son:
- Certificación de guías de empresa
- Certificación de Centros Servidores y sus interconexiones
- Certificación de Software
- Etc.

Dicho control de calidad se extiende también a los Servicios de Valor Añadido.  En el modelo actual del Servicio AECOM, todos los servicios de Valor Añadido están interconectados entre ellos, de manera que un usuario que está dado de alta en una Red puede intercambiar mensajes con cualquier interlocutor que también esté dado de alta en un Servicio de Valor añadido del Servicio AECOM.  AECOC certifica que la interconexión entre Redes está habilitada y que la información fluye sin ningún problema entre las diferentes redes, realizando un seguimiento estricto del proceso de interconexión.

De esta manera, la estructura del servicio AECOM evoluciona hacia un marco más abierto en el que cualquier empresa que ofrezca Servicios de Valor Añadido EDI en el sector podrá ser parte integrante del nuevo modelo tras superar con éxito un proceso de homologación y certificación, basado en los siguientes parámetros de calidad:

- Seguridad y confidencialidad de los mensajes que se transmiten por el servicio.
- Conexión y acceso al Centro Servidor desde cualquier punto de la geografía española.
- Accesibilidad las 24 horas del día y los 7 días de la semana.
- Posibilidad de conexión desde cualquier plataforma hardware (PC, AS400, …)
- Conectibilidad inmediata
- Servicio “Help Desk” de ayuda y asesoramiento al usuario.
- Interconexión con los diferentes Centros Servidores EDI nacionales e Internacionales.
- Tener la aprobación de la Agencia Tributaria para intercambiar facturas telemáticas

Centro Servidor.


Las funcionalidades básicas del Centro Servidor consisten en recibir los mensajes que remite el emisor para depositarlos en el buzón del destinatario, donde quedan almacenados a la espera que el receptor se conecte para su recuperación.

El Centro Servidor asegura la integridad de los mensajes, y los deposita en los buzones electrónicos de sus destinatarios. Estos, cuando se conectan al servicio, envían y/o recogen los mensajes pendientes.


Características del centro servidor



1.    Una sola conexión sirve para todos los destinatarios y recibir de todos los remitentes
2.    Alta disponibilidad
3.    Confidencialidad absoluta
4.    Integridad de los datos
5.    Fiabilidad en tiempo de entrega
6.    Mantiene y facilita control de documentos.
7.    Control del estado del intercambio “Receptor Emisor-Mensajes”

Una funcionalidad destacable es el de control y trazabilidad de los documentos, esta funcionalidad facilita el conocimiento en todo momento del  estado de los mensajes: enviados, recibidos, rechazados y depositado pendiente de recuperación.

Adjunto a este documento dispone de un anexo en el que se indica los Centros Servidores homologados por AECOC, con información comercial y técnica de cada uno de los Centro Servidores.

Software de Estación de Usuario.



La  función del Software de Estación de Usuario es actuar como puente para el Intercambio Electrónico de Documentos entre el Sistema Informático Interno de la empresa y los interlocutores de la misma. Para ello realiza:
- Enlace con el sistema informático interno.
- Comunicación con el centro servidor
- Traducción de mensajes al formato EANCOM® y viceversa.

Este puente automático entre la informática de su empresa y el exterior es lo que se conoce como integración y es la forma que permite obtener los máximos beneficios del EDI.

Para asegurar la compatibilidad entre los diferentes proveedores de Software de Estación de Usuario y su correcto funcionamiento en el marco del Servicio AECOM, AECOC realiza una certificación de los diferentes softwares del mercado, otorgándoles el sello “EANCOM OK”.

Esta certificación se centra en dos aspectos:
- Cumplimiento del estándar EANCOM®.
- Correcta conectibilidad al centro servidor y a las diferentes interconexiones.

Es importante que usted utilice únicamente softwares certificados ya que se evitarán incidencias en el funcionamiento.

Red de comunicaciones.



La conexión con el Servicio AECOM  puede realizarse desde cualquier lugar y con independencia del volumen de datos a transmitir, ya que este cuenta con distintos accesos.

Según la velocidad que se requiera, desde 9,6 Kbps a 128 Kbps, según se acceda por Red Telefónica, Iberpac, RDSI, Red uno, Red IP, etc. Se escogerá una solución u otra. Actualmente, la gran mayoría de usuarios les basta con un acceso por red telefónica con llamada local.


3.2 EDI sobre INTERNET       



Últimamente se viene hablando mucho sobre las posibilidades de Internet como sistema de comunicación. Esta red de comunicación lejos de ser una amenaza para el EDI supone una oportunidad al ampliar las posibilidades.

Si comparamos la redes de comunicaciones a los “transportistas” y los mensajes a las “cajas a transportar”, diríamos que Internet es “un transportista más”.
El utilizar el correo electrónico en Internet para intercambiar mensajes EANCOM® permite abaratar los costes de comunicación frente a los sistemas tradicionales utilizados hasta el momento de centros servidores ya que las tarifas de estos últimos están basadas en volumen de datos (ptas./Kb) mientras que en Internet es tarifa plana.

Al ser Internet un canal abierto y por lo tanto inseguro, su utilización para EDI requiere la firma electrónica y el cifrado de los mensajes. AECOC junto con la Universidad Politécnica de Cataluña ha desarrollado un estándar para ello.

No obstante el uso de Internet como medio de comunicación actualmente tiene aún limitaciones como:
- No es válido para la factura telemática,
- no existe la figura de un ente responsable del mensaje,
- no está garantizada la fiabilidad, ni el tiempo de recepción del mensaje,
- no se puede acceder al colectivo actual del Servicio AECOM,
- etc.

Internet, en resumen, abre una nueva puerta en las formas de comunicación que es complementaria a las ya existentes  pero que en ningún caso es sustitutiva.

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3.3  EDIWEB AECOC. “El EDI al alcance de todos” 



El EDIWEB AECOC es un servicio al que se accede a través de Infovía o Internet y que convierte los documentos cumplimentados a través de sencillos formularios en pantalla en mensajes EANCOM® que son dirigidos al destinatario a través del Servicio AECOM.

Asimismo, convierte los mensajes EANCOM® remitidos en formularios que pueden ser visualizados por pantalla e impresos de una forma comprensible para cualquier persona.

Por su naturaleza basada en formularios el EDIWEB AECOC es adecuado a empresas con muy poco volumen de documentos a enviar o recibir. El EDIWEB AECOC no permite la integración de los mensajes con los sistemas informáticos internos del usuario (facturación, gestión de pedidos, etc.) ya que los mensajes EDI son rellenados a través de formularios o impresos, por lo que no es aconsejado para empresas que tengan, o prevean tener en corto plazo, un determinado volumen de mensajes.

El EDIWEB AECOC cuenta con todas las medidas de seguridad para que el intercambio sea completamente fiable y confidencial.

Acceso a través de Infovía. La infraestructura de infovía es privada de Telefónica por lo que no es accesible a terceros.
Servidor seguro conforme normas SSL. La información entre el usuario y el EDIWEB AECOC viaja cifrada, garantizándose su integridad y confidencialidad.
Autenticación de usuario. El usuario es autenticado mediante claves de acceso.

El EDIWEB AECOC está basado en tecnología estándar de tipo Internet por lo que el usuario sólo necesita en su PC:
- una conexión a Infovía o Internet
- un navegador de Internet (Netscape, Explorer, …) un ordenador personal y un módem de comunicaciones.

Con esta misma tecnología podrá acceder además si lo desea a cualquiera de los servicios existentes en esta red, por ejemplo el AECOC Online.
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4. SOFTWARE DE ESTACIÓN DE USUARIO.



La función básica de los softwares EDI o estaciones de usuario EDI consiste en  la traducción de los mensajes entrantes desde un mensaje estándar tal como EDIFACT / EANCOM® a un formato interno de archivo de una compañía, y el proceso inverso para  mensajes que salen de la misma.

Sin embargo, además de la función de convertidor o traductor, los paquetes de EDI contienen también otras funcionalidades adicionales que se detallan a continuación.


4.1 Funciones básicas del software EDI


Las funcionalidades básicas de un software EDI pueden ser clasificadas en ocho categorías diferentes que se resumen en el gráfico presentado a continuación.
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Traducción



La función primaria del software EDI es convertir los archivos de la Compañía  “A”, estructurados de acuerdo a  formatos internos, a mensajes estándares  EANCOM® y viceversa.

Integración en la Aplicación



Integrar los datos de un mensaje entrante con una aplicación de gestión (pedidos, facturas, …) es una de las tareas más importantes, por lo que debe prestarse atención y que más tiempo requieren. Hasta que la integración no se completa y automatiza, EDI no habrá sido total y exitosamente implementado y sus beneficios no se materializarán al completo.

En el punto 4.4. se detallan los métodos de integración más utilizados habitualmente.

Gestión   Informe y Mantenimiento


Como EDI involucra transacciones comerciales y el objetivo es tener un proceso automatizado, es esencial que el software EDI sea capaz de controlar  el flujo de mensajes. Las funcionalidades siguientes deberían estar disponibles:

- Registro  de archivos   una descripción de los mensajes enviados y recibidos (incluyendo reconocimientos). La información debería incluir el tipo de datos y la hora y fecha del envío o recepción, los empleados y las aplicaciones involucradas, longitud y condición de mensajes, etc.
- Referencias de auditoría   un registro completo de cada mensaje en forma individual.
- Archivos de Recuperación   incluyen los contenidos actuales del mensaje y pueden usarse para reprocesar mensajes en caso de errores.
- Informes de error   comúnmente producidos por el software.  Indican errores que ocurrieron durante el proceso de traducción.
- Informes de estado   reflejan la condición de los mensajes, p. ej. mensaje enviado o recibido, traducido, condiciones de error, etc.
- Salvar y Borrar   almacenando o borrando mensajes completamente procesados.


Comunicaciones   Externas e Internas


El software EDI debe incluir un módulo de comunicaciones que provea una interfaces con la red o redes empleadas para enviar mensajes.

Para comunicaciones externas, la red enrutará automáticamente los intercambios por medio del canal apropiado de la red al buzón del receptor y recuperará también para cada usuario los mensajes que esperan  en su propio buzón.

La mayoría de Software EDI permite conectarse a varias redes de valor añadido EDI aunque la existencia actual de interconexiones no lo hace imprescindible. Algunos incluyen conexión al correo Internet.

Si el software EDI opera desde el ordenador central donde residen las aplicaciones que procesan mensajes, entonces las comunicaciones internas no serán  requeridas. Sin embargo si el Software EDI se instala sobre un computador dedicado (p. ej. un ordenador personal) o si las aplicaciones pertinentes son distribuidas en varios departamentos dentro de una misma organización, entonces la canalización de los mensajes entrantes y salientes a la aplicación apropiada y viceversa, deberán controlarse.

Normalmente los Software de Estación de Usuario tienen la funcionalidad de poder planificar las comunicaciones, de esta manera se puede automatizar tanto la recogida como la entrega de documentos.

Datos   Funciones de Entrada y  Salida Manual de Datos



Algunos Estaciones de Usuario ofrecen también módulos de entrada manual de datos, presentados antes como una solución intermedia antes de tener una aplicación EDI totalmente automatizada. Los datos de entrada serán comúnmente manejados por una pantalla, cuyo formato debe tener la posibilidad de ser definido por el usuario.

Seguridad



Funciones y sistemas de seguridad deben ser también incluidas en el paquete de software. El grado de seguridad requerido (y el coste) variará dependiendo de la naturaleza de la aplicación de cada negocio. La Seguridad puede ir desde el control básico de acceso por medio de una simple identificación de palabra clave (password), a la autenticación de las partes involucradas en la transacción comercial, encriptación de datos, firmas digitalizadas, etc.

4.2 Seleccionar Software EDI



La elección de Software EDI ante todo dependerá del sistema operativo del equipo en el que se instale (p. ej. AS / 400, IBM MVS, UNIX, MS DOS, WINDOWS, etc.) y de la Red de Valor Añadido deseada.

El Software EDI puede instalarse en el mismo ordenador donde residen las aplicaciones comerciales o bien en un equipo dedicado. En este último caso es el más habitual y consiste en instalar el software EDI en un PC  y enlazarlo con el ordenador central.

A continuación se detallan algunos aspectos que desde AECOC creemos que son útiles para poder seleccionar el Software de Estación de Usuario.
- Es un Software Homologado por AECOC
- En que plataformas trabaja y con que redes de valor añadido.
- Dispone del módulo de factura telemática.
- Cuantos mensajes EANCOM® dispone la estación.
- Cuanto cuesta añadir un nuevo mensaje EANCOM® o una nueva versión.
- Cuanto tardo en recibir la certificación de un nuevo mensaje EANCOM® o una nueva versión.
- Cuantos usuarios tiene su estación de usuario en mi entorno o sector.
- Qué incluye el contrato de mantenimiento
- Cuanto tarda en traducir un número determinado de bytes o mensajes por segundo.
- Cual es la disponibilidad del servicio técnico.
- Qué servicios vendrán en el momento de la instalación del software EDI.
- Certificado año 2.000.
- Existe una línea Help-Desk.
- …

Desde AECOC se recomienda que se dirijan a varias posibles proveedores y que comparen las diferentes ofertas comerciales que ofrecen las diferentes compañías.

Adjunto a este documento puede encontrar una relación de las empresas de software homologadas/certificadas por AECOC.

Anexo a este documento puede encontrar una relación de todas las empresas proveedoras del Software de Estación de Usuario. En este documento, ” Directorio de Software Certificados por AECOC” podrá encontrar  datos comerciales, técnico y funcionalidades destacadas.

4.3 INTEGRACIÓN ¿cómo integrar el software EDI en la empresa ?.



El software EDI no es capaz de manejar directamente los datos contenidos dentro de su aplicación de gestión. Con independencia del tamaño de la empresa, usted necesita automatizar el intercambio de documentos EDI y sus procesos internos.

Hay generalmente tres enfoques diferentes para realizar la integración de aplicaciones.
- Archivo interno o plano
- Programa de interface de aplicación
- Data mapping.
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El primero de los enfoques y probablemente el más común, es “llevar” los datos de la aplicación interna a un programa intermedio, a veces conocido como programa de interface a medida, el cual preparará un archivo interno o uno plano para que pueda ser procesado por el traductor de la estación de usuario EDI.  Las definiciones de estos archivos de enlace son particulares de cada software EDI aunque son muy similares entre ellos.

Ya se ha mencionado que cuanto más flexible sea el formato del archivo de una aplicación interna, habrá una menor necesidad de perturbar las aplicaciones existentes.

Un segundo enfoque más complejo es utilizar  un Programa de  interface de Aplicación API, disponible en algunos de los paquetes de software EDI. Mediante un API, la aplicación directamente se comunica con el software EDI mediante una interface estándar. La diferencia principal entre un programa de interfaces a medida y un API es que el primero es manejado por los datos de aplicación, mientras el API es manejado por el proceso de aplicación y es por lo tanto más interactivo.

Data Mapping



Una de las posibilidades más novedosas para la integración de aplicaciones con EDI es el “data mapping”. “Data mapping” es adecuado para  convertir datos enviados en forma de un mensaje EDI al formato de la base de datos de su aplicación.

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Aunque las guías de implantación de mensajes EDI, como EANCOM han mitigado el problema de “data mapping” especificando el tipo de datos que pueden enviarse y donde en el mensaje se deben enviar, los interlocutores que comercian entre sí todavía tienen que saber y concertar los datos que el cliente va a enviar y los datos que el proveedor necesitará recibir. Este tipo de convenios se formalizan comúnmente  en  los conocidos “acuerdos de intercambio”. Muchas veces los datos contenidos en la base de datos de un cliente no contendrán los datos requeridos por la base de datos de un proveedor. Por ello, los interlocutores comerciales tendrán que estar dispuestos a cambiar algunas definiciones de sus bases de datos para satisfacer sus requerimientos de negocios.

Visualización pantalla Data Mapping.



Este tipo de herramientas, Data Mapping, las facilitan o las misma empresas proveedoras del software de estación de usuarios u otro tipo de empresas que comercializan soluciones informáticas.

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Independientemente de la solución de integración seleccionada el desarrollo se puede realizar dentro de la misma empresa o subcontratarlo a un tercero.


5. BASES DEL ESTÁNDAR EANCOM®.


En la comunicación EDI, es esencial identificar de una forma no ambigua los productos y servicios, así como los interlocutores asociados a la transacción. Codificar la información intercambiada en EDI es esencial para el proceso automático de la información.

En los mensajes EANCOM®, cada producto definido se identifica con un código EAN estándar, y cada interlocutor se identifica con un único Punto Operacional estándar EAN.

El uso de los estándares EAN en EDI ofrece los siguientes beneficios:
- Códigos estándar EAN. Son únicos y reconocidos en el mundo entero.
- Los mensajes del estándar EANCOM® son simples y precisos.
- EANCOM® es un estándar multisectorial e internacional.
- AECOC, como representante exclusivo de EAN Internacional en España, proporciona a sus asociados información, formación y asesoría en la correcta implantación.

Productos y empresas se identifican con el mismo código, con independencia del interlocutor con el que se vaya a comunicar en EDI. Se evita así dar de alta en los sistemas informáticos múltiples codificaciones impuestas por proveedores o clientes.


5.1 Introducción a la codificación.



El sistema de codificación EAN  es el más utilizado en todo el mundo, adoptado por más de 90 países en los cinco continentes. De su correcto funcionamiento derivan diversos beneficios, como:
- Un único lenguaje común para todos los interlocutores.
- Captura de datos rápida y eficaz.
- Posibilidad de automatización del almacén y su gestión.
- Mejor control sobre la distribución y el almacenaje
- Trazabilidad del producto.
- Prevención de errores en la manipulación manual de productos.

CÓDIGO EAN PARA UNIDADES DE CONSUMO U.C.



El código básico de identificación de productos, el código EAN 13 , se compone de 13 dígitos y consta de tres bloques
- Prefijo. 84, código asignado por EAN Internacional a AECOC .Código de Empresa. Asignado por AECOC a cada una de sus empresas asociadas. Este código tendrá entre 5 a 8 dígitos en función de las necesidades de cada empresa. El prefijo más el código de empresa  formarán el código de empresa.
- Código de producto. Serie de dígitos ,que en función del número de dígitos asignado por AECOC a la empresa, será entre 2 y 5 dígitos.
- Dígito de control. A través de un  algoritmo de se calcula su valor, existe un programa en el Servicio AECOC Online para su calculo.

A través de este código se identifican los productos de una forma común para todos los interlocutores. Se simboliza a través del conocido código de barras.

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Simbolización y codificación de artículos.



El código EAN-13 se caracteriza por ser: numérico, jerarquizado, no significativo y traducible a símbolo legible.

CÓDIGO EAN PARA UNIDADES DE EXPEDICIÓN. U.E.



V.L. “Variable Logística”
Un dígito que acompaña al código EAN  de los productos asignado por el creador del producto a cada unidad de expedición del producto.
En la siguiente figura pueden ver un ejemplo de asignación de Variable Logística a las diferentes formas de envío para la misma Unidad de Consumo.

Ejemplo de asignación de Variable Logística.



La V.L. de un dígito puede tomar valores de 1 a 8 dependiendo del grado de agrupamiento de la unidad de expedición. Este dígito se sitúa a la izquierda de un código EAN de unidad de consumo que indica el nivel de agrupamiento de ésta en la unidad de expedición.

La forma de codificar es a través de la utilización de la codificación a través del DUN-14.

DUN-14. Unidades de expedición.



Es una forma de codificar a través de 14 cifras, donde la primera es la Variable Logística las 12 siguientes el código EAN y por último el dígito de control. En la figura 5. Pueden ver un ejemplo de cómo se simboliza e identifica.

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Simbología e Identificación de la unidad de expedición.



Si desea ampliar sus conocimientos sobre codificación, AECOC pone a sus disposición “La Guía del Usuario EL CÓDIGO DE BARRAS EAN” donde encontrará toda la información sobre la codificación EAN.


5.2 Puntos Operacionales y Estructura Administrativa.



Un Punto Operacional es un código numérico que identifica a las partes de la empresa que intervienen en uno o varios actos de la transacción comercial.

Se pueden identificar:
- Entidades legales: compañías enteras, subsidiarias, oficinas regionales, empresas del grupo,…
- Entidades funcionales: departamentos comerciales, contables, …
- Entidades físicas: muelle, punto de entrega,…
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El uso de códigos de punto operacional hace que la comunicación sea mucho más eficiente y automática, ya que por ejemplo en un pedido basta con indicar el código para el punto de entrega de la mercancía, en vez de la descripción postal completa.

La estructura del código es de 13 dígitos y está basada en la estructura del código EAN-13. Por ejemplo, para empresa que su código de empresa sea el 12345, un posible P.O. sería:
8412345000010

84     -    Prefijo EAN correspondiente a AECOC
12345     -     Código de empresa asignado por AECOC
00001     -     Dígitos de asignación libre por parte de la empresa
0     -    Dígito de control, calculado a partir de los anteriores.
El algoritmo de cálculo podemos encontrarlo en el Manual de Codificación, suministrados por AECOC o en Servicio del AECOC Online donde hay una página con un programa para calcular el dígito de control.

Los Puntos Operacionales son un concepto clave en el EDI, ya que identifican de forma única, sin ambigüedades y eficientemente las diferentes partes que intervienen en la comunicación EDI. Los Puntos Operacionales van a permitir direccionar los mensajes EDI hacia el buzón, estación de trabajo o aplicación deseados.

En la comunicación EDI existen tres tipos de Puntos Operacionales:
- P.O. Buzón: Identifica el buzón en el Centro Servidor.
- P.O. Fiscal: o EDI: Identifica a la empresa origen o destino de los intercambios de información, y es el relevante a efectos fiscales de factura telemática.
- P.O. Lógicos: Identifica a las partes de la empresa.

Usualmente el P.O. Buzón y el Fiscal suelen ser el mismo, ya que se utiliza un solo buzón por empresa, pero es posible compartir un buzón entre varias empresas con diferentes N.I.F.. Es por esta razón que surge la necesidad de diferenciar el receptor del mensaje con el lugar donde se deposita.

Los Puntos Operacionales son independientes de la Red de Valor añadido y del Software de Estación de Usuaria, por lo que los interlocutores comerciales no se ven afectados si se cambia de proveedor tecnológico.

Se llama Estructura Administrativa al conjunto de Puntos Operacionales de una empresa, relacionados entre sí, describiendo el camino que sigue una transacción en la estructura de la empresa.

La Estructura administrativa típica del:
- Proveedor es dónde se pide y a quién  se paga
- Cliente es quién pide, quién recibe, a quién se factura y quién paga.

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Tanto los Puntos Operacionales como los códigos EAN están reconocidos por la Agencia Tributaria en Factura Telemática.





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