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Auditoría forense parte 4 - Monografía



 
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CAPITULO IV



ETAPAS DE APLICACION DE LA AUDITORIA FORENSE EN EL AYUNTAMIENTO MUNICIPAL XX



“La auditoría de hoy y del futuro, tiene que actuar con independencia y velocidad, el objetivo no será trabajar menos, sino trabajar mejor  y ofrecer un
producto con un alto valor agregado para nuestros clientes.”

Miguel Antonio Cano

4.- GENERALIDADES DEL AYUNTAMIENTO MUNICIPAL XX



“El ayuntamiento es una institución popular, representativa de las familias de los municipios, y a su vez un organismo de deliberación. Este gobierna los límites geográficos asignados, bajo un estatuto legal que lo faculta para el ejercicio de una serie  de actividades  políticas y administrativas tendente a darle seguridad, organización, orden y desarrollo a su demarcación, al igual que el gobierno central lo hace a nivel nacional.

Un municipio es una demarcación geográfica formada por familias y de limitado territorio en el seno del Estado, que legalmente constituye una persona jurídica con patrimonio y autonomía propio y con ingresos para realizar todos los actos útiles para el cumplimiento de sus fines, que con entre otros, ordenar, reglamentar y resolver  cuando es necesario o conveniente para proveer las necesidades de la comunidad que representa y proporcionarle bienestar, prosperidad y cultura.

El Distrito Nacional y los municipios están regidos por un gobierno económico-político llamado Ayuntamiento, Cabildo, Consejo o Cuerpo Edilicio. De conformidad con el Art.82 de la Constitución de la República, el gobierno de los municipios esta a cargo de los Ayuntamientos, cuyos regidores así como sus suplentes en él número determinado por la ley en proporción a su población, que en ningún caso debe ser menos de cinco mil habitantes, son elegidos al igual que los síndicos municipales y sus suplentes por el pueblo de los municipios respectivos por cuatro año.

Asimismo el Art.85 de la Ley  de la Constitución dice: “Tanto en la Formulación como en la ejecución de sus presupuestos, los Ayuntamientos están obligados a mantener las apropiaciones y las erogaciones destinadas a cada clase de atenciones y servicios. Los Ayuntamientos podrán, con la aprobación que la ley requiera, establecer arbitrios, siempre que estos no coincidan con los impuestos nacionales, con el comercio Inter.-municipal o de exportación, ni con la Constitución o las leyes.

Los municipios y Juntas de Distritos Municipales se hallan regulados por leyes especificas que definen y delimitan sus roles y funciones como entes
sociales de primer orden que deben estar al servicio de las comunidades” .

Entre las Leyes fundamentales que regulan el funcionamiento de los Ayuntamientos podemos mencionar las siguientes:

- Ley No.3455 de Organización Municipal del 21/12/52, que determina la formación, funcionamiento y atribuciones que rigen los Ayuntamientos y de sus funcionarios.
- Ley No.5622 sobre autonomía Municipal es la que les da facultad a los Ayuntamientos de operar como verdaderos gobiernos locales.
- Ley No.17-97, que destina a favor de todos los Ayuntamientos el cuatro por ciento (4%) del monto de la Ley de gastos públicos, correspondiente a los ingresos de orden interno (Ver anexo No. 2).

Las leyes municipales de carácter complementario son:
- Ley 673, sobre revisión presupuesto de los ayuntamientos
- Ley 273, modifica el Art.46, de la Ley No.3455, sobre Organización Municipal. Esta ley eleva de dos a tres los vocales de las Juntas de Distritos Municipales.
- Ley 3456, trata exclusivamente sobre la organización del Ayuntamiento del Distrito Nacional.

4.1 -CONTABILIDAD MUNICIPAL



“Es un sistema de información orientado a la toma de decisiones, que sujeto a disposiciones legales muy especificas, trata sobre la clasificación, registro e informe de las operaciones monetarias efectuadas por los Ayuntamientos con otros entes económicos.

La contabilidad municipal se caracteriza por ser una herramienta administrativa que debe ayudar al fomento de la correcta aplicación de los recursos financieros captados por las autoridades y funcionarios municipales en el desempeño de sus obligaciones. Estos recursos deben estar orientados al cumplimiento de los objetivos y metas de desarrollo consignados en los planes, programas y presupuestos municipales.

4.2. -AUDITORIA MUNICIPAL


Es el examen objetivo, sistemático, independiente, constructivo y selectivo de evidencias de las operaciones financieras y/o administrativas efectuadas con posterioridad a la Gestión Municipal, con el objeto de determinar la razonabilidad de la información financiera. Se caracteriza por:

- Objetividad, en la medida en que se considera que el auditor debe mantener una actitud mental independiente, respecto de las actividades a examinar en el ayuntamiento.
- Sistemática y profesional, por cuanto responde a un proceso debidamente planeado y porque es desarrollada por contadores públicos y otros profesionales idóneos y expertos, sujetos a Normas Profesionales y al código de Ética Profesional.
- Concluye con la emisión de un informe escrito, en cuyo contenido se presentan los resultados del examen realizado, incluyendo observaciones, conclusiones y recomendaciones.

4.2.1. CARACTERISTICAS



- Opinar sobre si los estados financieros del ayuntamiento presentan razonablemente la situación económica y los resultados de sus operaciones de conformidad con las normas legales vigentes.
- Verificar el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentos que rigen los Ayuntamientos.

- Determinar el grado en que se han alcanzado los objetivos previstos y los resultados obtenidos en relación a los recursos asignados y al cumplimiento de planes y programas aprobados al ayuntamiento.
- Determinar la razonabilidad de la información financiera.
- Recomendar medidas para promover mejoras en la Gestión Municipal.
- Fortalecer el sistema de control interno del Ayuntamiento Auditado.
- Establecer si el Ayuntamiento ha establecido un sistema adecuado de evaluación para elaborar informaciones y monitorear su ejecución  presupuestaria.

Importancia de la Auditoría Municipal



La asignación de recursos a los Ayuntamientos por parte del Gobierno Central como Consecuencia de la aplicación de la Ley No.17-97 (subsidio ordinario del estado), estable el 4% de los ingresos fiscales a favor de los gobiernos locales. Dada la magnitud de dichos recursos se requiere que los mismos sean administrados juiciosa y racionalmente, de forma tal, que se garantice a la población el desarrollo equilibrado e integral de las distintas comunidades que se hallan diseminadas por toda la geografía nacional.

Por tal motivo es importante para la sociedad dominicana contar con suficientes recursos económicos y técnicos para realizar Auditorías Municipales en los Ayuntamientos del país.

Tales auditoría deberá contribuir a establecer un clima en el ámbito de la administración municipal que este firmemente fundamentado en los principios de transparencia y responsabilidad de la gestión.

La falta de vigilancia de controles internos efectivos sobre las actividades que despliegan cotidianamente los Ayuntamientos puede ser causa del aumento de la inequidad y la ineficiencia en la asignación de los recursos económicos por parte de estos organismos, como es natural, esta situación generalmente se traduce en un alto costo social, especialmente para aquellos segmentos de la población colocados en situación de extrema pobreza”.

4.3. PLANIFICACION PARA LA APLICACION DE LA AUDITORIA FORENSE EN EL AYUNTAMIENTO MUNICIPAL XX



La auditoría forense es un examen o revisión de carácter pericial deber ser: objetivo, critico, sistemático y selectivo.  La auditoría forense la podríamos resumir en procedimiento técnico legal que combina diferentes áreas:

- La investigación
- Análisis de información
- Técnicas criminalistica
- Recopilación de  prueba y evidencia legales
- Declaraciones, testimonios certificados y juramentados
- Preparación y habilitación de pruebas para presentar ante la corte civil o criminal.

Auditoría es un proceso de evaluación e investigación de políticas, normas, prácticas y procedimientos e informes utilizados con el fin de emitir una opinión profesional imparcial con respecto:

- Eficiencia en el uso de los recursos.
- Validez de la información
- Efectividad de los controles establecidos.

Auditoría gubernamental se fundamenta en:

- Control de gestión administrativo gubernamental
- Distribución de los recursos y la contratación administrativa
- En revisar y fiscalizar la corrupción en la administración
- La supervisón y control del cumplimiento de los programas de gobierno.

4.3.1-EL AUDITOR O INVESTIGADOR



El objetivo del auditor es evaluar la eficiencia, eficacia y la legalidad con que esta operando, por medio del señalamiento de cursos alternativos de acción se tomen decisiones que permitan corregir los errores, en caso de que existan.

“El auditor para ejercer le cargo debe tener amplios conocimientos en el campo a auditar.  Los principios y las disposiciones legales vigentes, las normas internacionales de auditoría, técnicas y procedimiento de auditoría a emplearse y experiencia en la realización de estas labores.  El auditor debe estar altamente calificado para manejar la información y las técnicas de análisis, revisar el proceso de control designado por la administración, con el fin de:

- Garantizar la confiabilidad y la integridad de la información.
- El cumplimiento de las políticas y regulaciones.
- Salvaguarda los intereses económicos y la plena eficiencia de la utilización de los recursos.
- El cumplimiento de metas y desafíos en el establecimiento de sistemas operacionales de optimización administrativa.
- Tiene responsabilidad de comunicación directa con la Contraloría General de la República en casos de detección de fraudes y otro delito.
- Aplicación de la ética, su profesionalismo, experiencia  ante sus propios intereses personales” .

4.3.2. AUDITORIA FORENSE EN LOS EXPEDIENTES



La auditoría financiera se basa en razonabilidad de los valores en los estados financieros.

La auditoría de gestión mide calidad administrativa para conseguir las metas y los objetivos, mientras que la auditoría forense tiene mayor profundida, porque además de ver los dos renglones anteriores  establece responsabilidad individual porque lo que su campo de investigación es más amplio.

El investigador puede ir ampliando el circulo de personas naturales y jurídicas a investigar tales como familiares, amigos, socios, sociedades o firmas que se puedan identificar mediante el análisis de documentos como declaraciones de renta, extractos de cuentas bancarias, escrituras de constitución de sociedades y de compra de bienes inmuebles, etc.

Pasos forenses característicos de la revisión:
- Panorama de diseño de las pérdidas potenciales del fraude basadas en debilidades identificadas de control interno.
- Identificar equilibrio y  relaciones cuestionables de las cuentas  entre las cuentas, para analizar las variaciones.
- Identificar transacciones cuestionables, por ser muy altas o  muy bajas, frecuentes, muy raras, pocas o muchas.
- Distinguir los errores humanos de las omisiones.  Errores causados por ignorancia y errores intencionales.
- Revisar de forma cuestionables los documentos de las  transacciones por ejemplos facturas, denuncias, destrucción de datos, clasificaciones irregulares de cuentas, irregularidades en secuencias de documentos (ordenes de compra, cheques, talonarios de recibos etc…), cantidad, precio, sustitución de copias por documentos originales.
- Evidencia que corroboren perdidas de activos.
- Documentos y reportes fraudes anteriores, reclamaciones de seguros entre otros.

4.3.3- INVESTIGACION FORENSE


“La investigación forense se auxilia de equipos para realizar la auditoría con un amplio nivel técnico.  Mencionamos algunos de estos que pueden ser utilizados, pero en esta investigación no será posible utilizar estas herramientas ya que las instituciones estatales no poseen estos equipos, como es el caso del Ayuntamiento Municipal XX.

- Fotografía técnica forense
- Huellas dactilares
- Pruebas de caligrafía
- Videograbadora con cámara oculta selladas, con programación de tiempo y fecha.
- Audiograbación y verificación de voz.
- Rastreo de información en la memoria y archivos de los computadores.
- Recuperación de datos borrados del disco duros en los computadores.

El  software ACL es utilizado como herramienta de auditoría forense en la detección de fraudes y delitos, con énfasis en el sistema bancario.  “Allí es donde están interviniendo herramientas como ACL -Audit Comand Language de ACL services con matriz en Vancouver, Canadá en la ejecución de la obra.

Ellos auxilian con su programa a los contadores forense a analizar y explotar minas casi interminables de datos relacionados a un caso particular de muchos ambientes de Tecnología de Informática.  ACL puede leer casi cualquier tipo de formato de banco de datos y puede exportar sus hallazgos a una variedad de sistemas, incluso a los programas del análisis ligados”

4.3.4- RECOPILACION DE PRUEBAS Y EVIDENCIAS



“Si la auditoría forense es por orden Judicial, como todo proceso de investigación debe estar avalado por las autoridades competentes.
Una corte y un juez, la fiscaliza, departamento de investigación policial, instituciones autorizadas por el gobierno para investigaciones civiles o criminales y firmas de auditoría debidamente acreditadas y certificada y calificaciones del investigador.

Factores de admisibilidad de pruebas o evidencias: circunstanciales, testimoniales, documentales, físicas y técnicos periciales.  Para habilitar como pruebas legales para acusación deben tener por lo menos tres de los cinco factores de admisibilidad.

Prueba legales para acusación deben cumplir con los siguientes requerimientos de ley:

- Orden del juez competente para investigar y recopilar evidencias.
- Debe ser obtenidas bajo un sistema técnico de investigación y planificación.
- No haber cometido errores o mala práctica por negligencia o inexperiencia.
- Divulgación de la información indiscreción o comentarios con personas comprometidas.
- Mala manipulación y contaminación de la evidencias, borrar información por descuido.
- No deben ser recopiladas en forma tendenciosa o maliciosa para incriminar a alguien.
- No debe obtener evidencia por un solo investigador.
- Documentar ampliamente pasos a paso los diferentes procedimientos encaminado a un objetivo.

Las investigaciones especiales requieren habilidad técnica, independencia, aspecto ético e  integridad que deben tener todas las auditorías” .

4.4.- ETAPAS DE APLICACION DE LA AUDITORIA FORENSE.



Para la aplicación de las etapas de auditoría es importante conocer el control interno de la entidad a investigar. “No hay control interno eficiente si la organización no permite, entre otras cosas, una evolución continua del personal y si no hay voluntad de realizar los ajustes que se requieran cuando los objetivos de la organización no se estén cumpliendo o se estén logrando con derroche, sin orden, ni transparencia, sin cumplir las normas legales o los principios de eficiencia.

Hoy en día, el control interno compromete a todos lo empleados con el mejoramiento de la calidad de la gestión” .

4.4.1.-  EVALUACION PRELIMINAR DEL CONTROL INTERNO



En control interno abarca dos subsistemas:

- Las normas y procedimientos administrativos
- La normas y procedimientos financieros

Ambos tienen como objetivo fundamental, captar y resumir los distintos eventos financieros y administrativos.  El Ayuntamiento Municipal XX carece de un sistema de control interno que permita producir informaciones económicas objetivas y precisas, necesarias para tomar decisiones oportunas.  Las políticas y normas administrativas de un buen control interno no tienen aplicación, siendo la improvisación y las decisiones discrecionales al común denominador.

En la evaluación del control interno se obtienen las informaciones prácticas, que puedan determinar su conveniencia y efectividad según los propósitos establecidos e identificar posibles debilidades de suficiente importancia como para justificar el examen profundo. (Ver Anexo No. 2)

Control Gubernamental


“Es un proceso efectuado por el congreso por el presidente, por los funcionarios y empleados de la administración pública, diseñado para dar una seguridad razonable del cumplimiento de los objetivo, de economisidad, eficiencia, eficacia legalidad, regularidad, exactitud, confianza y transparencia.

La estructura y los sistema de control imperantes en la República Dominicana son obsoletos, no garantizan el intereses de la sociedad y fomentan la corrupción y el desperdicios de los recursos públicos.

La materia prima del control gubernamental esta en el personal capacitado, motivado e integrado, en la integridad y en los valores éticos y morales de los dirigentes administradores, en la existencia de una adecuada estructura organizativa y un comité de vigilancia y evaluación.”

4.4.2.-  PLANEACION



Debe desarrollarse cumpliendo una serie de pasos y fases en orden lógico y secuencial, de manera que sea posible realizar la auditoría eficientemente y cumplir con los objetivos de forma oportuna. Este plan tiene un propósito fundamental es determinar que cada una de las fases se deben cumplir en el transcurso de la investigación y establecer el procedimiento a seguir.

El equipos a cargo de la auditoría del Ayuntamiento Municipal XX,  es muy importante entender el propósito y cada procedimiento que se adopte debe encaminar hacia ese fin.

MEMORANDUN DE PLANIFICACION DE AUDITORIA FORENSE



Antecedentes


La Contraloría General de la República Dominicana, cumpliendo con su plan de auditoría realizó una auditoría de gestión que abarco el período enero-diciembre del 1999.  El informe final de esta auditoría fue concluido en 6 meses.

- Determinación del proyecto a investigar



Todas las informaciones contenidas en esta investigación son reales, por razones de seguridad se han omitido los nombres de la institución, los funcionarios públicos implicados, los suplidores, personas externas a la institución y los denunciantes.

Teniendo en cuenta que los delitos económicos tienen una actividad y período determinado, lo que plantea ventajas como facilidades en el trabajo.

Generalidades



Entidad: Ayuntamiento Municipal XX
Fecha: Enero-Diciembre 2000
Origen de la auditoría: Grupo de moradores del municipio XX

- Programa especifico de trabajo



Objetivo General de la auditoría:


Lograr evidencia suficiente competente y pertinente que tipifiquen la violación a las leyes en los siguientes casos:

- Emisión de cheques sin fondos
- Subvaluacion de ingresos propios
- Incumplimiento a las Leyes Sobre Retenciones
- Desembolsos con Soporte Insuficientes

Estos hechos tendrán la documentación soporte para ser utilizada por terceros  que no conocen de sistema de operación de la entidad.

Objetivos Espeficicos:



- Cuantificar y verificar la emisión de RD$2,555,592.89 en cheques sin disponibilidad bancaría.
- Describir la omisión de los registros contables de los ingresos propios y el uso irregular del dinero no entregado a la tesorería del municipio por un monto de RD$1,498.440.00
- Cuantificar el incumpliento de impuestos sobre retenciones  según La ley 11-92 modificada por la Ley 147-00 del 1ero de enero 2000, bajo la relación de funcionario y entidad equivalente a RD$102,749.52
- Determinar el monto de los desembolsos con soportes insuficientes con un valor de RD$349,900.00

- Personal


Esta Auditoría Forense requiere del servicio de 3 auditores y un supervisor.  Para estos fines se designo:
1ro. Supervisor: Elsa Peña
2do. Encargado de Auditoría:  Fanny Herrera
3ro. Asistente de Auditoría dos: Dihorah Valdez
4to. Asistente de Auditoría uno: Ludwig Anderson

- Fuentes de información para la investigación



Obtener mediante la aplicación de formatos datos completos y precisos sobre el hecho ocurrido y soportarlo en documentos primarios. La información que se utilizará en el proceso debe ser solicitada de forma ordenada, completa y oportuna.

La fuente de información que  serán consultados en esta investigación son las siguientes:

- Identificación de las personas
- Registros y controles que se tengan establecidos
- Establecer fuentes alternas con el propósito de verificar en la cámara de comercio y otros tipos de entidades la legalidad de los suplidores y empleados.
- Solicitud de información con el uso de formatos para obtener datos completos y precisos, copia de documentos que soporten la información.

El investigador puede ampliar él circulo de personas jurídicas a investigar, tales como familiares, amigos, socios, sociedades o firmas que se puedan identificar mediante el análisis de documentos como declaraciones de renta, extractos de cuentas bancarias, escrituras de constitución de sociedades y de compra de bienes inmuebles, entre otros.

Archivo y control de documentos



Se prepara un expediente con las copias de la documentación original recibida, estas deberán contener la fecha de recepción y devolución de los mismos.  Además existirán dos archivos:
Permanente: Incluyen la base jurídica y las normas internas.
Corrientes: Contenido papeles de trabajo que incluyen Cedulas sumarias, analíticas y detalles con algunos documentos de soporte.





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