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Auditoría forense parte 5 - Monografía



 
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4.4.3.-  ELABORACION PAPELES DE TRABAJOS


En esta Auditoría se seguirá el orden lógico de la gestión, dado por las actividades principales y las áreas criticas examinadas en profundidad, según el esquema determinado por la Contraloría General de la República:

- El índice de los papeles de trabajo se identificara con letras  siguientes :

Cheques sin disponibilidad                             AA

Subvaluación de ingresos                        BB

Incumplimientos como agente de retención fiscal             YY

Irregularidades en compra de materiales             MM

- Marcas

aa                  =Sumaria comprobada

a                  = Suma según documentado

PPI                  = Papel presentado por la entidad

HPT                       =Hoja principal de trabajo

*                          =Comparado con el documento original

- Presupuesto


PRESUPUESTO DE MATERIALES A UTILIZAR



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- Cronograma de actividades



CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES



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- Revisión y aprobación de lo papeles de trabajo



Para garantizar la calidad de la auditoría es necesario la revisión de los papeles de  trabajo la supervisión asignado al equipo.

- Confidencialidad de los papeles de trabajo



La naturaleza confidencial de algunos papeles de trabajo es una condición de especial importancia debido al hecha de que su contenido revela el alcance de la auditoría y la extensión y naturaleza de las pruebas aplicadas en forma selectiva.

Esta naturaleza confidencial se mantiene durante el curso de la auditoría y de manera permanente en los archivos de la entidad auditada.  Bajo ninguna circunstancia, el auditor debe divulgar el contenido de los papeles de trabajo, calificado de naturaleza confidencial.

CAPITULO V



INFORME Y APORTES DE LA AUDITORIA FORENSE AL AYUNTAMIENTO MUNICPAL XX



“El Dr. Castillo,  Marino Vinicio en su  participación en el Congreso del Instituto   de Contadores Públicos  Autorizados  de la Rep. Dom. (ICPARD),   ante  la  pregunta de un asistente al  panel de cuál es la forma para combatir o detener la corrupción, contestó “…Sólo creo en el castigo penal y cuanto más alto más efecto tiene”

5.1- INFORME FORENSE



“Las conclusiones del informe, por consiguiente, deben basarse exclusivamente en las pruebas obtenidas y unificadas de acuerdo con las normas internacionales de auditoría y bajo las parámetros de la investigación legal”

El Informe Pericial



Las características que debe reunir un informe de auditoría forense son:
Presentarse por escrito y estar claramente la descripción de los hechos, objeto del peritazgo y deben distinguirse de los pronósticos o conjetura, las operaciones técnicas realizadas, los principios científicos en que se fundamenta, las conclusiones debidamente comprobadas y sustentadas que servirán al juez para valorar las pruebas.

Requisitos del informe



- La prueba debe haber sido decretada en forma legal.
- El perito debe ser una persona altamente capacitada para realizarla.
- El acto debe ser consiente, libre de coacción, violencia, dolo, cohecho o seducción.
- No debe existir norma legal que prohíba esta prueba.
El reto del proceso de auditoría consiste en permitir lograr el mejoramiento de los índices de desempeño de las entidades auditadas”.

GENERALIDADES



“Vistos los artículos No. 82, 83 y 84 de la constitución de la República, así como la ley No. 3456 del año 1952, se considera, se crea y se facultan los ayuntamientos,  como una entidad política y administrativa, dotada de personalidad jurídica, con patrimonio propio y con capacidad para realizar todos los actos jurídicos que fueren necesarios o Mes para el cumplimiento de sus fines, en la forma y con las condiciones que la constitución y las leyes determinen, y así como vista la ley No. 5622 del mes de Septiembre de 1952 sobre su autonomía.

Los ayuntamientos funcionan administrativamente de acuerdo a lo establecido por la ley y queda constituido por un órgano legislativo (sala capitular) y un órgano ejecutivo (la sindicatura). La sala capitular, es la asamblea de regidores, cuya principal característica es la función legislativa municipal, y es además responsable del control y fiscalización en lo referente al área financiera y presupuestaria. Es en ella donde debe descansar el proceso de toma de decisiones a través de resoluciones por mayoría simple. La sindicatura, es el órgano ejecutivo del gobierno municipal y es de carácter unipersonal

Esta representado por el Síndico, que además de las responsabilidades políticas, tiene funciones administrativas, siendo el responsable y portavoz del municipio de la sociedad” En este sentido dirige y supervisa los trabajos municipales, la recaudación de las rentas, la públicación de las resoluciones y ordenanzas municipales, así como ordenar los pagos que efectué el tesorero municipal. Al mismo tiempo debe proponer y elaborar el proyecto de presupuesto anual a presentar en la asamblea” .

EVALUACION DE CONTROL INTERNO



DEBILIDADES


El Ayuntamiento Municipal XX carece de un sistema de control interno que permita producir informaciones economicas objetivas y precisas, necesarias para tomar decisiones oportunas.
La evaluación del sistema de control interno fue realizada mediante entrevista según cuestionario (Anexo No. 3 ). Se tomaron en cuenta las siguientes debilidades:

Encargado de Recursos Humanos



- La estructura organizacional formal esta sustituida por una estructura informal que controla la unidad de Recursos Humanos, que maneja los servicios personales, las compras de bienes y servicios y todos los desembolsos, sin importar la naturaleza de las mismas.
- El departamento de Recursos Humanos no cumple adecuadamente con su función de agente de retención, al no efectuar correctamente las retenciones de impuestos sobre la renta a los funcionarios según la ley 11-92.

Encargados de Dirección Financiera y Tesorería


- El sistema de control interno, no tiene aplicación en las más elementales decisiones y acciones.  El control financiero y administrativo es tan limitado que tiene al Ayuntamiento Municipal sumergido en una crisis de consecuencias impredecibles, con más de 2.5 millones de pesos en cheques sin fondos en poder de comerciantes y relacionados.

- Ingresos por fuentes propias (tasas, impuestos, servicios y otros) no son captados  cumpliendo los requerimientos de recibo efectivo.

- El Ayuntamiento Municipal XX, carece de un plan estratégico con objetivos a mediano y largo plazo que definan los desembolsos para los tres capítulos que sobre la ley 17/97, deben ser: 30% servicios personales, 30% servicios municipales y una 40% para el programa de inversiones.


HALLAZGOS



1. Emisión de Cheques sin Fondos



Los libros presentan un saldo en rojo en las cuentas bancarias al 30 de noviembre del 2000 de RD$2,603,238.12.  Los cheques  emitidos sin disponibilidad bancaria son cambiados por 3 o 4 comerciantes o relacionados.  Para el mes de agosto, se comprobó que existían RD$2,555,592.89, en cheque sin fondo en poder de algunos comerciantes y/o relacionados, dentro de los cuales se identificaron a los señores:

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Como consecuencia de este hecho se producen varias situaciones que contribuyen a distorsionar las informaciones administrativas y financieras.
- Desconfianza a los cheques emitidos por el Ayuntamiento en la población.
- Aumento de los gastos operacionales con cargos de la entidad financiera por manejo inadecuado de la cuentas.
- Inconsistencia en los registros contables, gasto de un período que se registran y pagan en otro.
- Violación a la Ley de cheque No. 2859 de fecha 20 de julio de 1951.
- Disminución de los sueldos de los empleados y funcionarios al tener que pagar hasta el 20% del salario para cambiar sus cheques.

Para que este hecho ocurriera fue realizado bajo la responsabilidad del Síndico, Tesorero y las tres personas involucradas en el proceso de cambio de los cheques.  Este acto viola la Ley No. 2859,  del 30 de abril de 1951 modificada por la ley 62-2000 del 3 de agosto del 2000, en los Artículos 40,44,45,46, 66 y Art. 405 del Código Penal.(Ver Anexo No. 4 )

Acción Propuesta #1


- El Sindico Municipal, debe proceder de inmediato a retirar esos cheques sin fondos y realizar acuerdos de pago con los poseedores, previo al conocimiento y aprobación de la Sala Capitular.
- El Sindico Municipal, que esa práctica no vuelva a repetirse por ser violatoria a las leyes: civiles y penales contribuyendo al deterioro de la imagen pública que debe tener la principal entidad de los municipios.
- Proceder legalmente contra el Sindico Municipal y Tesorero según lo establece la Ley de cheques No. 2859, del 30 de Abril de 1951.


2. Subvaluación de ingresos propios



El Ayuntamiento Municipal  XX tiene dos fuentes de fondos:



Fuentes Internas
Fuentes Externas Ley 17-97

Los ingresos por fuentes propias, se obtienen con poco o ningún control, los inspectores, cobradores de arbitrio (tasa, impuestos, servicios y otros) captan recursos en las calles y retienen lo cobrado por dos y tres días y luego entregan por caja a la tesorería, sin determinar si el monto entregado es correcto.  Un buen sistema de control interno obliga a que todos los cobros por arbitrio  tengan que ser depositados todos los días íntegramente en las cuentas corrientes correspondientes.
Como consecuencia de la falta de control en el cobro de los arbitrio, se observa el comportamiento en tres grupos de fuentes internas.
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Este hecho es penal con implicación civil porque pone en riesgos el patrimonio    de los implicados, estos deben proceder a devolver el faltante.  Notificar al  Procurador General de la República mediante comunicación y anexarle el infome de auditoría.

Acción Propuesta #2



- Establecer un sistema de control interno sobre los ingresos propios, que permita con ayuda tecnológica una supervisión individual sobre cada contribuyente y un control sobre lo ingreso que recauda cada inspector, asignándole área  fija con rotación periódica, cada inspector-cobrador debe tener  talonarios pre-numerados diariamente en la tesorería, los cuales deben coincidir con las copias de los recibos en secuencias y a su cuadre.

- Las Normas Internacionales de Contabilidad (NICs) trazan las pautas de reconocimientos de los ingresos y gastos, con le propósito de lograr un adecuado apareamiento dentro de estos elementos básicos.  Las normas dejan bien claro que se reconocen los ingresos en le momento en que estos ocurren. Esto se encuentra establecido en los párrafos 18, 19, 21, 22 de la NIC’s No. 18 (Ver Anexo 5)

3.- Incumplimiento a las  Leyes  Sobre Impuestos



Las entidades públicas y privadas son agente de retención de la Dirección General de Impuestos Internos, la Ley 11-92 (Modificado por 147-00 del 1 Enero 2000) exceptúa de pago de impuestos a los empleados que devengan un salario de hasta $8,566.00, se observa que a los funcionarios y empleados con salario que tienen renta imponible no se hace la debida retenciones, como son:

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La deuda del año 2000 asciende a    8,562.46  X 12 = 102,749.52
El incumplimiento de la Ley 11-92 Según Capitulo II, Artículos 8, 11 y Acápite IV Articulo 26 y 27 implica sanciones económicas extraordinarias por multas, moras, recargos, y otros, tanto a la entidad que debe hacer las retenciones, como al contribuyente directo, colocándolo a riesgo de sanciones al Ayuntamiento Municipal XX. (Ver Anexo No. 6)

Acción Propuesta #3



- El Sindico Municipal, al Encargado de Personal y Encargado de Tesorería que se inicien las deducciones de impuestos a los empleados que deben pagar según la Tabla de Retención Mensual.

- Que se establezca un plan con los montos atrasados con la Dirección General de Impuestos Internos local, a fin de ponerse al día con las deudas correspondientes. Se procederá a enviar una comunicación a la Dirección General de Impuestos Internos informándoles las irregularidades  en el proceso de retención. Ver Capitulo II, Art. 11 de la misma Ley y Art 309 (Ver Anexo No. 7).

4.- Desembolso con Soportes Insuficientes


Al verificar las facturas sin número por compra de materiales, se observa que existen distintos suplidores con la misma letra y formato de factura, en la mayoría ilegible y sin especificaciones de quien y en que lugar fue recibido.

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Las normas de control internos, requieren que las compras y recibos de bienes adquiridos deben tener como soporte cotizaciones, orden de compras, facturas y otros documentos auténticos, que garanticen un desembolso basado en evidencias que respondan a la materialidad del evento económico.

Esta modalidad de pago genera duda sobre autenticidad de las operaciones, ya que la misma carece de espeficaciones verificables.

Acción Propuesta #4



- El Sindico y a la Tesorera Municipal, que cada desembolso realizado debe cumplir con la documentación soporte original y aprobatorio de la autenticidad de la operación económica que origino el pago, garantizando que los intereses del cabildo estén preservados.
- La violación a estas normas y procedimientos de control interno, contribuyen a crear las condiciones de fraude individual o en cadena en contra de los bienes de la municipalidad.
- Formular y aplicar un manual de procedimiento administrativo y contable sobre la base de una estructura organizacional que pueda aplicar los cambios necesarios par alcanzar un sistema de control interno adecuado.

4.2.-APORTES



La Auditoría, ha venido desarrollándose en distintos campos lo que ha permitido identificar mejores prácticas de auditoría gubernamental, que contribuyen a mejorar el desenvolvimiento del auditor, como es el caso de la Auditoría Forense.

A diferencia de otras Auditorías utilizadas en el sector gubernamental, que se encargan de revisar si las operaciones de la entidad auditada están acorde con los objetivos de las mismas y si los estados presentan  razonablemente  las informaciones financiera,  esto es de suma importancia ya que existen muchos sectores de riesgos que deben ser controlados en las instituciones, para lo cual la auditoría gubernamental promueve recomendaciones para la creación o aplicación de procedimientos que ayuden con el control administrativo,  de esta forma corregir su planificación y alcanzar los objetivos.
La auditoría forense  en cambio identifica los responsables de cada acción y comunica a las entidades competentes las violaciones encontradas.  Como reflejo de esta actividad se obtiene un valor agregado, en los siguientes aspectos, según la auditoría aplicada al Ayuntamiento Municipal XX.
- En la lucha contra la corrupción
En los problemas de corrupción también se infringe la ley, se debe evitar que los culpables del actos  queden impune, es importante facilitar los medios técnicos  válidos que faciliten a las justicia actuar con mayor certeza.

- Valor agregados para los procesos operativos



Esto se refiere al aspecto de aplicación legal, si los problemas no son evaluados convenientemente, los efectos son los mismos, y no es posible alcanzar la eficiencia sin acciones coordinadas a desaparecer la falta de un adecuados sistemas de  controles internos.


- Transparencia en las operaciones



Partiendo de los actos de corrupción, la falta de aplicación de la justicia,  con sus efectos muy visible que afectan a la población, que se ve limitada en los servicios que requiere.  Al  mejorar la práctica de la auditoría gubernamental se puede optimizar la gestión administrativa.

- Credibilidad de los funcionarios e instituciones públicas.


Que los funcionarios corruptos sean castigados, exigiéndoles rendiciones de cuentas ante una autoridad superior, de los fondos y bienes del Estado que se encuentran a su cargo. Si es mejorada la administración pública más personal capacitado y honesto desearan optar por estos cargos. Por tal razón se debe acelerar el proceso de aplicación de reforma al Estado en especial a los  ayuntamientos.

CONCLUSION



La auditoría gubernamental ha planteado muchas prácticas con resultados positivos para quienes la ejecutaron, sin embargo tomando como base las condiciones  y necesidades del sector público, se puede concluir que la auditoría forense, como un apoyo técnico para la auditoría gubernamental es más eficaz en la  preservación del patrimonio del Estado, en esencia, la práctica que podría dar las mejores oportunidades para un aporte más positivo en materia de mejorar la administración pública.

La problemática que enfrentan los países con la corrupción en el Estado, el aumento de la pobreza, la falta de obras de infraestructura etc. Son razones de suficiente peso para que los sistemas obsoletos que no permiten disponer de mejores controles en  la administración del Estado sean corregidos, a través de programas de modernización, para  mejorar la revisión del manejo de los recursos estatales.

Ante las suposiciones de actos fraudulentos es necesaria una participación más efectiva de la auditoría gubernamental, por esto surge la Auditoría Forense que viene a fortalecer las instituciones públicas, al procurar disuadir las prácticas deshonestas promoviendo la responsabilidad y la transparencia fiscal.

En el desarrollo de la parte práctica de esta investigación, se aplicaron las etapas de la auditoría forense a una institución descentralizada del Estado, el Ayuntamiento XX, revisando algunas de las áreas que componen la administración municipal como son: Recursos Humanos, Dirección Financiera y Tesorería. En estas áreas fueron encontrados los siguientes hallazgos: emisión de cheques sin fondos, subvaluacion de ingresos propios, incumplimiento a las leyes sobre retenciones de impuestos y desembolsos con Soporte Insuficientes.

El informe y conceptos finales fueron elaborados acorde a la normativa de auditoría, emitiendo una opinión sobre las operaciones del Ayuntamiento XX de forma clara, concreta y recomendando acciones.  El limite del informe esta en la definición de qué no debe decirse, por ser una entidad estatal, para evitar posibles conflictos legales a los sustentantes de esta investigación.

La corrupción siempre ha estado favorecida por la impunidad, por esto ha sido imposible detenerla,  ocupar un cargos público es oportunidad de enriquecerse de manera fácil.  En estos casos la aplicación de la justicia se encuentra muy cuestionadas, ya que un individuo común es juzgado, pero si se trata de un político o ciudadano acaudalado,  el proceso queda en suspenso y nunca se termina de condenar a los culpables.  Este aspecto es de mucha trascendencia ya que los logros de la auditoría forense dependerá de la credibilidad de las instituciones que deben concluir el proceso.

Los oportes más significativos de la autoría Forense encontrados en esta investigacion son:  la lucha contra la corrupción, valor agregados para los proceso operativos, transparencia en las operaciones credibilidad de los funcionarios e instituciones públicas.

La Contraloría General de la República como organismo superior de auditoría y control es quien debe ejercer esta auditoría, en los casos que necesiten pruebas para la aplicación de la justicia.  Estos informes con sus evidencias legales deben ser enviados a la Procuraduría General de La República, para que esta a su vez la remita al Procurador Fiscal correspondiente.

El combate de la corrupción no es un aspecto aislado, ni responsabilidad de unos pocos, por esto deben plantearse programas nacionales de lucha contra la corrupción y comisiones de investigación.  La experiencia colombiana respecto a la auditoría forense fue la creación de un instituto descentralizado con personal técnico altamente capacitado, logrando disminuir considerablemente los niveles de corrupción.

La creación de estas instituciones debe estar compuestas por técnicos especializados en distintas ramas del conocimiento como auditores, abogados, policía judicial entre otros, que puedan realizar investigaciones, análisis de informaciones, técnicas criminalisticas, recopilación de pruebas y evidencia legales, declaraciones, testimonios certificados y juramentados, con estas informaciones preparar y habilitar pruebas para presentar ante la corte civil o penal estas herramientas de fiscalización aportadas por auditoría forense para disminuir la corrupción.


BIBLIOGRAFIA



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Instituto Mexicano de Contadores Públicos. Normas Internacionales de Contabilidad (NIC’s). México: 4ta. Edición 1997

Méndez A. Carlos E. Metodología .  Colombia, Bogota:  2da Edición: Magraw-Hill Internacional, S.A., 1995.

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República Dominicana,  Contraloría General de la República Dominicana, VI Seminario Latinoamericano de Contadores y Auditores (SELACA), Santo Domingo: Editora Corripio C. por A. 2001, 221p.

República Dominicana, Contraloría General de la República. Aspectos Básicos de la Contabilidad y Auditoría Municipal,  Santo Domingo: Editora de Luxes, S.A. 2000. 13-17 p.

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INTERNET



http://www.contraloria.gov.do/
http://www.respondanet.com/spanish/admin.financiera/auditoría/smithp1/repdomin/do05.pdt
http://www.respondanet.com/RD/actuales/gobierno/plan_nacional.pdf
www.google.com
www.yahoo.com

ANEXO



CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO



GENERALIDADES



1. Nombre de la empresa
2. Domicilio y teléfono, planta y oficinas
3. Nombre de los principales funcionarios
y el nombre especifico a quien debamos
dirigir nuestro propuesta
4. Objetivo del Ayuntamiento
5. Capital Social, numero de acciones,  valor nominal,
clases de las mismas
6. Fecha de terminación de su ejercicio social.
7. Numero de:I.M.S.S. Registro estatal ( En su caso )
8. Nombres de los principales Regidores
9. Créditos bancarios o de cualquier otra índole que haya obtenido durante los últimos 3 anos
10.¿Qué relaciones ha tenido la institución con otros despachos de contadores Públicos? Indicar clase de servicio ha recibido y de que despacho o  contador público
11. ¿Existe realmente una división adecuada de las atribuciones de mando y responsabilidades? ¿Esta de definida claramente por medio de graficas manuales, etc.?
12. ¿Existe un sistema de autorización y procedimiento de registro que garantice un control razonable del activo, el pasivo, los ingresos y los desembolsos?
13. ¿Son aparentemente adecuados los métodos el registro, ya sean electrónicos, mecánicos o manuales
15. ¿Es en general competente el personal de la empresa y da la impresión de comprender el cumplimiento de las practicas y políticas establecidas.
16. ¿Se dispone de auditores internos? ¿Al menos empleados responsables revisan la observancia los procedimientos y políticas; funcionarios independientes de quienes daban aplicar dichos procedimientos

Contabilidad



17. Listar libros de contabilidad en uso, verificar que se encuentren autorizados.
18. ¿Existe un catalogo de cuentas en uso?
19. ¿Existe un sistema definido de costos?
20. En caso de ser afirmativa la pregunta anterior, señala brevemente de que clase de sistema se     trata.
21. ¿ Se Concilian los auxiliares contra las cuentas de mayor?
22. ¿Se preparan relaciones analíticas de los auxiliares.
23. Indicar que equipo de cómputo utiliza. ¿Cuál es el sistema de contabilidad y sus principales características
24. ¿Cómo esta integrado el personal de contabilidad?
25. Obtener del personal del departamento de contabilidad y otro que intervenga en el registro de las operaciones de la empresa, un detalle de las labores que realizan y formas que usan
26. Lista de las cuentas de bancos que maneja la compañía y su uso
27. Señalar, aproximadamente, movimientos mensuales de :

a)    Cheques
b)    Pólizas de diario
c)    Póliza  de ingresos
d)    Facturas
e)    Vales de entrada de almacén
f)    Vales de Salida de almacén
g)    Facturas de proveedores o remisiones
h)    Nota de crédito
i)    Pedidos por Compras

28. Señalar numero aproximado de :
a)    Cuentas de Clientes
b)    Cuentas de documentos por Cobrar
c)    Otras cuentas por cobrar
29. ¿Existe un adecuado control sobre acumulaciones para efectos del I.S.R. productos del trabajo

Situación actual de:

A. CONTABLE



30. Fecha de sus últimos estados financieros

Situación actual
Diario
Mayor
Actas
Registro de la cuenta de Utilidad Fiscal
Neta
Registro de aumentos y disminuciones
De Capital (En su caso)

31. Señalar fecha de:

a)    Ultimas conciliaciones Bancarias
b)    Ultimo recuento físico de mercancías
c)    Ultimo recuento físico de activos fijos
d)    Ultimas conciliaciones con sus Principales cuentas de clientes y Proveedores
B. FISCAL

32. Señalar las fechas de presentación de las ultimas declaraciones de impuesto:

a) Retenciones del ISR

PARA SER CONTESTADO  POR EL ENCARGADO DE LA INVESTIGACIÓN



Opinión sobre la situación contable y administrativa: La entidad carece de un sistema de controles internos tanto financiero como administrativo.

Problemas importantes observados: más de 2 Millones de Cheques sin fondos, ingresos propios no registrados, compras de materiales sin documentos, incumplimientos fiscal.

¿Qué servicios profesionales son convenientes para el ayuntamiento? Controlar los servicios de un técnico en organización y método que pueda formular un proyecto de Sistema de Control Interno y de la estructura organizacional.

Señor
Sindico Municipal
Ayuntamiento Municipal XX

Presentamos a usted, los auditores que realizarán un proceso de fiscalización, atendiendo denuncias de irregularidades de un comité de Ciudadanos del municipio XX.

Esta Auditoría Forense se concentrará en 4 áreas fundamentales:

Emisión de cheques sin fondos
Subvaluación de ingresos propios
Incumplimiento a las Leyes Sobre Retenciones
Desembolsos con Soporte Insuficientes

Estos auditores son:
1ro. Supervisor: Elsa Peña
2do. Encargado de Auditoría:  Fanny Herrera
3ro. Asistente de Auditoría dos: Dihorah Valdez
4to. Asistente de Auditoría uno: Ludwig Anderson

Atentamente,

Director de Auditores
Contraloría General de la República Dominicana

Autor:

Ludwig





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