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Administración de personal - Monografía



 
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Gerencia de RRHH (Recursos Humanos). Organización. Comunicación empleados. Diseño sistema. Análisis de resultados



INTRODUCCIÓN


El mundo de hoy es una sociedad compuesta de organizaciones, las cuales a su vez se encuentran constituidas por recursos tanto físico, financieros, tecnológicos y humanos, en tal sentido, todas las actividades dirigidas hacia la producción de bienes, o a la prestación de servicios están destinadas al recurso humano.

Esta producción de bienes o servicios no daría los resultados esperados sin un efectivo proceso de comunicación, que permita no sólo coordinar y controlar, sino también dirigir,  todas sus fuerzas y energías a la consecución de los objetivos propuesto.

Es por ello que puede considerarse a la comunicación como un proceso de intercambio de mensajes que involucren en parte conocimientos y emociones entre los empleados que intervienen en él, mediante la utilización de un código común y de un medio idóneo, y en base a ello establecer objetivos y metas alcanzables, basado en un  sistema de ideas, normas y valores de la organización.

El éxito o fracaso de cualquier organización, así como de quienes la dirigen, está vinculado con la calidad de dicho proceso y de la forma como se establece, así como de la eliminación de las barreras que le puede afectar.

Plantear el tema de la comunicación representa una inquietud para cualquier empresa que se preocupe por sus trabajadores. Por lo tanto esta investigación tendrá como objetivo fundamental evaluar la efectividad de la comunicación en las relaciones laborales del personal en las empresas publicas del estado Monagas, en tal sentido el presente trabajo está enmarcado en la siguiente estructura:

Capitulo I: Diagnostico del problema, en él se planteó la especificidad del problema, las características del tema, su naturaleza y la justificación que respalda este estudio.

Capitulo II: Desarrollo, contiene el estudio de viabilidad, la fundamentación teórica del área, análisis critico y reflexivo de las teorías, definición de términos, metodología del área y el plan de actividades.

Capitulo III: Análisis de resultado, en él se establecen el análisis critico, resumen analítico, conclusiones y recomendaciones, derivadas de los resultados obtenidos en la investigación.

CAPITULO I



DIAGNOSTICO DEL PROBLEMA



Especificidad Del Problema



La comunicación a lo largo de toda la humanidad se ha constituido en un elemento de  vital importancia para el hombre, porque le permite el intercambio de ideas y experiencias con los semejantes.

La moderna administración reconoce que la mayoría de los trabajadores ocupan gran parte de el tiempo comunicándose. Por lo tanto, las organizaciones publicas deben concientizar a todos los miembros, principalmente a quienes dirigen y coordinan al personal, sobre la importancia y la marcada influencia en la productividad de la empresa.

Muchas organizaciones en el mundo se han precipitado al fracaso por lo ineficiente del proceso comunicacional entre los empleados, cuando a un subalterno no se le expresan claramente los elogios o las amonestaciones, o cuando las instrucciones no son claramente expuestas, es común observar que el empleado manifiesta entenderlas, pero en la práctica no ocurre así. En consecuencia se pierde tiempo, energía y dinero.

En este proceso las personas intentan compartir significados mediante mensajes y símbolos, de igual manera se cumplen funciones gerenciales de planeación, organización, dirección y control. Una comunicación eficiente es una de las prioridades para las organizaciones. Con regularidad, los gerentes, como otros empleados no se dan cuenta de lo importante que es para ellos compartir información con otros miembros de la empresa. Se sabe que la compañía es un sistema y todos los integrantes necesitan saber lo que hace el grupo, con la finalidad de poder trabajar mancomunadamente.

Las relaciones que se dan entre los miembros de una organización se establecen gracias a la comunicación; en esos procesos de intercambio se asignan y se delegan funciones, se establecen compromisos, se evalúan y planifican estrategias que movilicen el cambio, se proponen metas individuales y grupales en un esfuerzo conjunto, de beneficio común.

Por estas razones, toda institución que se respete, debe priorizar dentro de la estructura organizacional un sistema de información que dinamice los procesos que a nivel interno confortan la entidad y la proyectan hacia el área de influencia.

Las comunicaciones institucionales internas promueven la participación, la integración y la convivencia en el marco de la cultura organizacional, en donde cobra sentido el ejercicio de funciones y el reconocimiento de las capacidades individuales y grupales.

Con relación al Estado Monagas, las empresas publicas giran en torno a un conjunto de particularidades, donde la alta gerencia no desarrollan un proceso de comunicación acorde con las tareas inmersa en los distintos departamentos que las integran, generando dificultad para dar respuestas inmediatas a los problemas que puedan presentarse en el ambiente laboral. Al existir en la organización un proceso efectivo se logrará crear un ambiente de confianza y apertura al libre flujo informativo, fomentando la motivación, cooperación, coordinación y satisfacción hacia el rendimiento del trabajador y el refuerzo del pensamiento colectivo, lo cual contribuye a alcanzar los fines y objetivos de la entidad.

Pero cuando esta falla, su efecto se hace sentir en el clima organizacional deteriorando y dando paso a los conflictos. La carencia de estrategias comunicativas, la falta de canales o la subutilización de los mismos, genera lentitud en los procesos y en las acciones, retardo en las respuestas y desinformación acerca de las políticas, todo lo cual  imposibilita la verdadera interacción a nivel interno.

Característica Del Tema


Toda organización necesita de un proceso comunicacional para poder subsistir y lograr el triunfo. Esto implica que el intercambio de información y conocimiento se produzcan con éxito, y que la estructura gramatical del lenguaje utilizado sea apropiado y en consecuencia entendido por los empleados.

Para que el proceso se produzca con eficiencia en las empresas públicas del Estado, a los gerentes les corresponde desempeñar un rol importante por cuanto deben generar notas, instrucciones, disposiciones y reglas que tienen que llegar a los subordinados diariamente, para luego procesar la eficacia de las instrucciones por la retroalimentación del mensaje. De esta forma, conocen mejor a los empleados, al trabajo que hacen y a las trabas que pueden impedir el flujo de información.

Dentro de la comunicación existen una serie de barreras que interrumpen el proceso, las cuales se conocen como las interferencia derivadas de las limitaciones, emociones y valores humanos del individuo, las interrupciones que se presentan en el ambiente en donde se produce esta, la distancia física entre las personas y restricciones o distorsiones derivadas de los símbolos utilizados en el proceso. Además de estas se puede experimentar tres dificultades la omisión, la distorsión y la sobrecarga.

La comunicación es la primera área que debe enfocarse al estudiar las interacciones humanas y los métodos para cambiar o influir en el comportamiento humano. En esta área las personas pueden hacer grandes procesos para mejorar su propia eficacia en las relaciones interpersonales o con el mundo externo.

En el comportamiento humano las personas son portadoras de habilidades, capacidades, conocimientos, motivación para el trabajo y comunicación, no debe olvidarse que son portadores de diferente características, de personalidad expectativas y objetivos individuales. Por ello, presentan ciertas particulares que modelan el comportamiento dentro de las organizaciones. El hombre es proactivo, ya que se comporta en la medida que se le permite satisfacer las necesidades y lograr los objetivos y aspiraciones. Por esto, reacciona y responde frente a su ambiente, frente a las políticas y procedimientos de la organización, o colabora con ello, dependiendo de las estrategias de liderazgo que adopte el supervisor.

No debe olvidarse, que se trabaja con seres humanos que perciben, evalúan, piensan y toman decisiones; por ello, es vital explorar en forma comunicacional aspectos psicológicos, de su comportamiento, así como identificar las respuestas que se emiten a partir de los gestos, articulaciones o hasta del silencio.

Además, la organización debe contar con un líder capaz de inspirar confianza, lealtad y crear un ambiente agradable que permita desarrollar las actividades laborales. Proporcionar a los empleados la satisfacción de las necesidades, planificar la vía a seguir para el logro de las metas, prever y contrarrestar los posibles obstáculos que impiden el logro de las metas del trabajador con las de las organización para que éste se sienta comprometido con los objetivos de la empresa.

Como puede notarse, si en una organización en especial en las Empresas Públicas del Estado que es objeto de estudio, al no existir procedimientos para lograr un proceso efectivo, no podría llevarse eficazmente las relaciones laborales y por ende la efectividad del desempeño. Para ello es conveniente una serie de normas, como las de transmitir un mensaje con claridad para que los receptores puedan entenderlo. De igual manera, se debe tomar la precaución de atraer la atención del receptor o receptores en el momento en que se informa algo, ya sea de un mensaje oral o escrito.

Naturaleza Del Tema



En el caso de las empresas publicas del Estado, el proceso de comunicación tiene que ser fluido a fin de asegurar que todos los empleados se entiendan, que no exista contradicciones por falta de información y que se permita proyectar una buena imagen ante el colectivo. Si en estas organizaciones no atienden a satisfacer los requerimientos de una buena comunicación, se pueden producir consecuencias negativas, por ejemplo     (el desconocimiento de nuevos procedimientos, la usurpación de funciones y la casi nula información) que pueden afectar las relaciones entre empleados y por ende de la entidad. Tal como se refiere Chiavenato (1994), “a diario se observan las huelgas causadas por conflictos entre empleados y directivos, despidos masivos y preocupación por la ineficiencia en la dirección dentro de la organización, esto debido a falta de comunicación efectiva”(pag. 86).

De esta manera se evidencia que si la comunicación falla en el seno de las empresas públicas, se producen irregularidades que luego tratan de ser justificadas argumentándose desconocimiento, falta de instrucciones o información recibidas a medias. Esto puede conducir a un malestar en la organización lo que genera incomodidad en el trabajo, un ambiente no adecuado, conflictos y otros aspectos negativos.

Por otra parte, cuando a los empleados no se les informa oportunamente sobre el avance del trabajo, las aspiraciones en relación a las tareas que cada trabajador debe desarrollar, las opiniones sobre aspectos que pueden ser mejoradas o implementados; se producen grandes brechas que pueden conducir a la empresa a un difícil ambiente laboral, lo que puede afectar la productividad de cada empleado y en consecuencia, la eficiencia de ella.


Justificación



La comunicación es el elemento clave dentro de toda organización; por ello, es pertinente que sus integrantes mantengan un proceso fluido, eficaz, dinámico e interactivo en lo que a intercambio de información y uso de la misma se refiere para garantizar que los objetivos y propósitos institucionales se logren.  sin ella, sería imposible que un empleado reciba instrucciones, que conozca lo que hacen sus compañeros, que los gerentes den instrucciones y que se produzcan oportunidades cooperativas, ya que sin el intercambio de información se hace casi imposible que las personas participen.

En el caso especifico de las empresas públicas del Estado, el proceso de comunicación presenta fallas que afectan de manera negativa el clima organizacional y la productividad, generando conflictos. Por lo antes señalado, corresponde a quienes dirigen a las empresas asegurar que los empleados entiendan con claridad las instrucciones, de crear un ambiente favorable para que los subalternos puedan expresar con libertad las inquietudes, ideas, aportes, reclamos y cualquier otro aspecto que sea necesario tanto para el interés de la empresa como del personal. Además atender oportunamente los conflictos tan pronto aparezcan y mejorar la eficiencia de la organización.

La investigación propuesta  es  importante, porque existe la posibilidad de demostrar que toda organización debe contar con un flujo de comunicación efectivo que le permita conocer las fallas o deficiencias que puedan interrumpir el desenvolvimiento en las actividades.

Finalmente se considera que será relevante como modelo para ser aplicado en otras empresas y como antecedentes a futuras investigaciones.

CAPITULO II
DESARROLLO



Estudio De Viabilidad



La investigación presentada es viable, ya que está enmarcada dentro de los lineamientos teóricos referentes a la comunicación, mediante esta se efectuará un análisis en el proceso comunicacional, con el fin de eliminar las barreras que causan distorsiones en la transmisión de información permitiendo así optimizar las relaciones laborales entre los empleados de las empresas públicas del Estado Monagas. Con referencia a los alcances y logros el trabajo tiene el siguiente impacto :

Económico: el trabajo es factible, ya que al ser de tipo documental la información es de fácil acceso, porque se encuentran en libros, revistas, periódico y paginas web que contienen todo lo referente al tema planteado.

Practico: puede ser utilizado por otras empresas recurriendo  algún tipo de instrumento de recolección de datos como entrevistas, encuestas, cuestionario, entre otros. Para conocer acerca de la efectividad de la comunicación y de las barreras que obstaculizar el proceso dentro de la organización.

Técnico: se acudieron para la obtención de la información computadoras, scanner y fotocopiadoras.

Social: se puede utilizar como antecedente para futuras investigaciones.
Fundamentación Teórica Del Área

La comunicación organizacional y la productividad son dos variables  que se han estudiado a fondo en las ciencias administrativas; lo que sin duda de muestra la importancia que tienen éstas dentro del contexto organizacional.

Algunos investigadores se han dirigido en forma individual a la comunicación y a la productividad en las organizaciones y otros las han asociado con otros factores para objeto de investigación. En relación con el problema planteado hasta los momentos se localizaron los siguientes trabajos.

Antecedentes



Antecedentes Locales


Marabay, G. (2001). La comunicación gerencial y su incidencia en el comportamiento de los empleados de la Alcaldía de Maturín. Tesis de grado para optar al titulo Licenciado en Administración en la Universidad de Oriente, Núcleo Monagas. El objetivo general fue analizar la incidencia de la comunicación general en el clima organizacional de los empleados de la Alcaldía. Concluyó que no existe una política de comunicación abierta flexible entre gerentes y empleados, lo que ha favorecido la aparición de un comportamiento organizacional aislado en un ambiente tenso y poco cooperativo.

En la cita antes expuesta se muestra que sino existe un proceso de comunicación eficaz y flexible, se hace sentir dentro del clima organizacional un ambiente de conflictos e incertidumbres entre los empleados.

Martínez, L y Zerpa, C. (1998). El estilo de liderazgo y el proceso de comunicación en la Empresa Drealing Flow. Tesis de grado para optar al título de Licenciado en gerencia de Recursos humanos en la universidad de Oriente, núcleo Monagas. El objetivo fue investigar las consecuencias del proceso de comunicación en el liderazgo proyectado por la gerencia de la empresa. Concluyeron que el poco acercamiento de los gerente hasta los empleados afectaban negativamente la imagen que éstos poseían sobre el liderazgo.

Por lo antes señalado, se evidencia que un líder, para permanecer como tal, debe velar por un buen proceso de comunicación a fin de que en la organización todos estén informados.

Medina, H. (1999). Alternativas para mejorar el proceso comunicacional entre el rector y los directivos del instituto Pedagógico de Maturín. Trabajo de investigación para optar al titulo de Magíster en Gerencia Educativa en el Instituto Pedagógico de Maturín. El objetivo fue estudiar el proceso comunicacional y sus características, entre el equipo directivo del Instituto Pedagógico de Maturín y el rector de la universidad. Concluyó que no se fomenta la armonía ni la cooperación por las fallas comunicacionales que impiden un acercamiento inmediato entre los directivos y el rector de la universidad.

De esta manera se evidencia que si la comunicación falla entre los directivos y el rector, existe una mal planificación del proceso y por ende desviación de información.

Rivas, R. y Rodríguez A. ( 2001). Propuesta para Mejorar el Proceso de la Comunicación entre el Personal que Labora en la Contraloría General del Estado Monagas. Tesis de grado para optar al titulo de Licenciado en Administración en la Universidad Nacional Experimental Simón Rodríguez, Núcleo Monagas. El objetivo fue estructurar una propuesta para mejorar el proceso de comunicación entre el personal que labora en la Contraloría General del Estado Monagas. Concluyeron que el desconocimiento de los nuevos procedimientos fiscales de control, la usurpación de funciones y la casi nula información que se ofrece a los funcionarios, de esta manera se evidencia que existen fallas dentro del proceso y malestar en el área laboral.

De lo citado se deduce que si la comunicación falla en el seno de la Contraloría, se producen irregularidades por la falta de instrucciones o información que generan un ambiente no adecuado, conflictos y otros aspectos negativos.

Teorías Comunicacionales


La revisión de literaturas sobre la comunicación permite presentar algunas teorías que a continuación se mencionan:


Teoría “X” y Teoría “Y” de Douglas Mc. Gregor (1960)


Los principios sobre los cuales Mc. Gregor creó esta teoría de la conducta humana están basados en los trabajos de Taylor, Hawthorne y el modelo para estudiar las necesidades humanas de Maslow. ( ver gráfica 1)

La Teoría “X”, postula que el principio fundamental de una organización está centrado en la dirección y el control por medio del ejercicio de la autoridad. De acuerdo a esta teoría, la comunicación dentro de una organización presenta las siguientes características:
a) Los mensajes fluyen en dirección descendente.
b) La toma de decisiones es responsabilidad de las personas situadas encargos de alta jerarquía.
c) Las comunicaciones ascendentes están limitadas a buzón de sugerencias, reuniones y espionaje dentro de los mismos empleados.
d) Las comunicaciones descendentes se limitan a mensajes informativos y al anuncio de las decisiones tomadas, esto hace que se propaguen los rumores y se distorsionen los mensajes.
e) Las relaciones interpersonales entre empleados y gerentes son mínimas y plagadas de recelo y desconfianza.
f) Debido a que las comunicaciones ascendentes, prácticamente no existen, la toma de decisiones se basa en informaciones parciales e inexactas.

El resultado de estos sistemas de comunicación entre los empleados será la aparición de un ambiente de desconfianza, miedo y falta de comunicación.

De acuerdo a la Teoría “Y”, la comunicación debe tener las siguientes características:
a) Los mensajes deben seguir una dirección ascendente, descendente y horizontal por toda la organización.
b) La toma de decisión contará con la participación de los miembros de todos los niveles de la organización.
c) Debido al feed back ascendente, no será necesario ningún sistema ascendente complementario.
d) Las interacciones entre gerente y empleado serán frecuentes y confiadas.
e) El flujo descendente de los mensajes será suficiente para satisfacer las necesidades de los empleados.
f)  La toma de decisiones estará basada en mensajes más exactos, por lo tanto serán más Justas las decisiones tomadas.

Debido a la naturaleza abierta de este sistema de comunicaciones, existirá un ambiente de confianza mutua por lo cual se eliminará la propagación de rumores complementarios.

De igual manera, en la misma línea de investigación Rensis Likert (1967), formuló 4 sistemas gerenciales, de los cuales el número 4 es paralelo a la Teoría “Y” y al enfoque de los recursos humanos de Maslow. “Sistema 4: participativo: Es el sistema democrático por excelencia, las comunicaciones fluyen en todos los sentidos y la empresa invierte en sistemas de información, pues son básicos para su flexibilidad y eficiencia”.

Es el más abierto de todos los sistemas propuestos por Likert.  este instrumento ha sido probado en diversas organizaciones, por lo cual se afirma que tiene un alto nivel de productividad.

La Teoría X y Teoría Y como diferentes concepciones respecto de la naturaleza humana.



Supuestos de la teoría “X”


- Los mensajes fluyen en dirección descendente.
- La toma de decisiones es responsabilidad de las personas situadas encargos de alta jerarquía.
- Las comunicaciones ascendentes están limitadas a buzón de sugerencias, reuniones y espionaje dentro de los mismos empleados.


Supuestos de la teoría “Y”



- Los mensajes deben seguir una dirección ascendente, descendente y horizontal por toda la organización.
- La toma de decisión contará con la participación de los miembros de todos los niveles de la organización.
- La toma de decisiones estará basada en mensajes más exactos, por lo tanto serán más Justas las decisiones tomadas.

Autor:

Maria Alejandra Di Teodoro U





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