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Administración Informática en las organizaciones parte 1 - Monografía



 
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Intranet. RRHH (Recursos Humanos). Sistemas en la empresa



Trabajo práctico sobre administradores o profesionales de los RRHH (Recursos Humanos)


INTRODUCCIÓN



En la actualidad el rol de un profesionista en sistemas es muy importante debido a la gran gama de habilidades que debe desarrollar. En este trabajo se mostrará de manera expllicita todas las diferentes áreas que un profesionista de sistemas debe conocer y administrar.

Estas áreas son básicamente la administración de recursos en una empresa, el rol del CIO en su departamento de sistemas, la planeación de una empresa con objetivos centrados en el negocio utilizando todas las herramientas de tecnología de información, la alneación del área de Informática en las organizaciones, los Recursos Humanos, Presupuestos, Adquisición de Recursos Computacionales y conocer a los Ususarios Finales, el cómputo y necesidades.

Cada una de estas áreas es ilustrada con la entrevista a personas claves de diferentes empresas para lograr un aprendizaje completo y conocer cómo se aplican dichos aspectos en la práctica.

Algunas de las empresas que contactamos para la elaboración de este trabajo son: Antar Soluciones, Softtek, Banorte, Propie S.A. de C.V., Cemtec y Agencia Aduanal Daw Vidal. Las cuales tienen direentes giros pero todas cuentan con un departamento de Sistemas el cual es el que se analiza a continuación.

ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS



Caso ejemplo



El objetivo de Bottomline es ser el abastecedor principal de soluciones de pago a  las empresas.  Además de sus esfuerzos de la venta directa, también promueven  sus productos y servicios con las relaciones que han creado empresas de planeación de recursos y vendedores de sistemas contables, como Oracle y Lawson, además de consultores.
En marzo  de 1998, fueron seleccionados  por el Sistema de la Reserva Federal para proveer el software necesario para permitir a más de 12,000 bancos el proceso de pagos eléctronicos.

- Estructura Jerárquica



Dan McGurl - President (C.E.O.)
Helmar Herman - VP of Consumer Technology (R&D)
Mark Attarian - VP of Finance (Finance)
Joe Mullen - VP of Operations (Sales)
Phil Grannan - VP of Marketing (Marketing)
George McCarthy - Director of Information Technology (M.I.S.)
Tom Bartolotta - Director of Support and Services
Brian Kratt - Area Manager (Int’l Sales & Mktg., Corporate Dev.)
Ms. Lisa Kolosey - Manager of Human Resources (Personnel)
James Loomis - Senior Executive Advisor


- Area de Informática



El presidente de la compañía , desde la fundación de Bottomline ha dirigido a esta hacia un crecimiento constante, con un enfásis en particular hacia el comercio electrónico y hacia las soluciones de pago en Internet.Bajo este seguimiento se ha mantenido su imagen como empresa lider en tecnología de software de pago para corporativos y actividades bancarias.
Sin embargo el departamento de finanzas, trabaja muy en directo con el presidente de la compañía, los aspectos relativos a finanzas, contabilidad y sistemas de información. De esta manera finanzas se hace responsable de maximizar los ingresos y crecimiento, asi como de las utilidades de operación  en relación al mercado de pago tecnológico.

Bottomline también cuenta con un departamento de Investigación y Desarrollo, en este departamento el área de informática opera de la siguiente manera. Aquí se supervisa el desarrollo de los productos de software, de modo que se pueda asegurar que se esta centrando el producto hacia las necesidades del cliente. Trabaja muy de cerca con este departamento para proveer soluciones especificas para el sector financiero, gobierno, salud, aseguradoras, y organizaciones manufactureras.

El área de informática también labora en el departamento de ventas, ya que aquí se le responsabiliza de la implementación, así como del servicio de consultoría de la tecnología del pago para las cuentas dominantes.. El departamento de soporte a usuarios también labora junto a Informática, ya que se encarga de dar la asesoría y soporte  técnico necesario durante y después de la implementación.

Electronic Commerce and Finance staff  consulta con corporaciones, instituciones financieras y uniones de crédito para desarrollar y para poner estrategias exitosas. Se  supervisan los servicios que consultoría  de la compañía,  que varían  de programas en una escala completa de reingeniería a análisis de mejora a los sistemas.


Principales funciones que se realizan en el área y resumen de los recursos involucrados



Algunas de las principales funciones que se realizan en este departamento se muestran a continuación:

- Se supervisa el desarrollo de los productos de software. En este punto el CIO se mantiene en contacto directo con los desarrolladores para asegurar que los sistemas que se estén realizando cumplan con las expectativas del cliente y cumplan con la misión de la empresa.
- Provee soluciones especificas para el sector financiero, gobierno, salud, aseguradoras, y organizaciones manufactureras.
- Una de las funciones importantes de está área es la implementación de sus sistemas en las empresas para conocer las dificultades que encuentran los usuarios y tener un contacto más directo con el cliente.
- Otro de las funciones que ofrece el departamento es el de Consultoría a sus principales clientes.
- Asesoría y soporte  técnico  durante y después de la implementación.

Se ubicará la función de informática en una etapa de Nolan justificando las razones que permitieron concluir esa ubicación

La empresa se encuentra en la etapa de madurez, ya que los recursos computacionales ya se encuentran administrados y organizados completamente. El CIO forma parte de la alta gerencia de la organización y toma importantes decisiones para el desarrollo de la empresa y el como el desempeño de sus departamento significa una ventaja competitiva.


Hacer una lista de los factores críticos de éxito



- Notifica a los clientes sobre sus pagos via e-mail o fax.
- Tiene un sistema opcional de impresión “LaserCheck” y un modulo de impuestos.
- Tener una página de Internet es uno de los factores de éxito, ya que gracias a ella se dan a conocer mundialmente.
- Servicio en linea: por medio de la página de Internet puedes comunicarte con ellos, buscar las dudas y problemas más comunes. Además de poder ver las últimas actualizaciones y poder bajarlas.
- También puedes accesar desde la página los manuales y las notas técnicas.
- Esta basado en un sistema comercial como lo es el Windows NT.
- Utiliza una sola plataforma para el contro, manejo y publicación de los pagos.
- Se complementa e integra con aplicaciones corporativas ya existentes en la compañía.

Conclusión



Hemos concluido que aún dentro de muchas empresas el área de informática y sistemas se encuentra apenas en etapa de desarrollo, pero en la actualidad esto ha ido cambiando y se pueden encontrar una gran cantidad de empresas en donde este departamento ya forma parte del área administrativa y estratégica de la empresa.

Muchas de las compañías estadounidenses se han dado cuenta de la importancia de esta área y la han aprovechado para dar un valor competitivo a su empresa, ya que para poder tener un desarrollo pleno y eficaz es necesario la integración e implementación de las nuevas tecnologías de información. En     México esto apenas esta iniciando, pero  muchas nuevas compañías ya lo han tomando como parte de su planeación. Así como las grandes compañías ya han rediseñado sus departamentos y han organizado a la empresa con las nuevas tendencias.

Viendo el caso de Bottomline se muestra la importancia del área de informática como un factor de éxito, sin el cual la empresa no tendría la misma afluencia de clientes. Tal es el grado de importancia que si no existiera ni siquiera la podríamos haber contactado y este trabajo hubiera tratado de alguna otra empresa por lo estaríamos hablando de un tema muy distinto al actual.


ROL DE LOS SISTEMAS EN LA EMPRESA



Introducción



Para esta segunda etapa de nuestro trabajo final, entrevistamos al Ing. Joaquín Hernández del departamento de Servicios Profesionales y Consultoría de Antar Integración, la cual pertenece al Grupo Antar Soluciones.

Decidimos realizar una investigación de campo, para tener un contacto más directo con la empresa y con el ambente profesional. Durante la entrevista nos dimos cuenta de la importancia de los sistemas de información en todas las areas de la empresa y de su importancia para el buen funcionamiento de la empresa. Debido al giro de esta empresa, los Sistemas Computacionales son muy importantes ya que se dedican a desarrollar software y soluciones integrales para sus clientes.

La misión de Antar Soluciones es :


Ofrecer a nuestros clientes y asociados una atmósfera disciplinada de soluciones integrales de vanguardia en tecnologías de información, asegurándoles una operación continua de su negocio ayudándoles a incrementar sus utilidades.

Su mercado es el desarrollo de proyectos informáticos integrales enfocados a Corporativos y empresas grandes.

A continuación mostraremos información acerca de la empresa Antar Integración, su misión, mercado, productos y clientes principales.

Antar Integración



A.    Misión:



Trabajar en forma personalizada del lado del cliente al proveer servicios profesionales y de consultoria a los diferentes clientes y prospectos de ANTAR basados en la aplicacion e implementacion de tecnología de información del mas alto nivel en el Mercado Corporativo.

B.    Productos y servicios:



- CP
- Verifone
- BIS (HP)
- Desarrollos de Internet/Intranet
- OptiStore
- VANTIVE
- Conmutación
- Outsourcing
- Administración de Operación (Backup’s, CA-Unicenter, HP-OpenView)

C.    Principales actividades



Analizar las necesidades de los clientes y en base al análisis asesorar, desarrollar y adaptar los diferentes productos o servicios de tal forma que cubran la necesidad del cliente, lo que le ayudara a obtener beneficios substanciales dentro de su mercado especifico, así mismo le permitirá ampliar su perspectiva y contacto con el mercado obteniendo de esta manera mayor penetración dentro del mismo y una consolidación que le ayude a alcanzar sus objetivos.

D.    Organigrama de Antar Soluciones


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En la entrevista obtuvimos información acerca de varios aspectos que involucran el área de informática en la empresa.


E.    Dominios de los Sistemas de Información


En el organigrama de la empresa el departamento de sistemas depende de la dirección general, esto siempre ha sido así debido al giro de la empresa. Las actividades y actitudes que has ayudado a que el departamento se encuentre en esa posición son una disciplica de trabajo establecida, actitudes que se basan en códigos de conducta y reglas predefinidas.

Para el buen funcionamiento de la empresa se utilizanherramientas a nivel operativo como el Office,  el BackOffice, toda la suite de aplicaciones de Office, aplicaciones de contabilidad propias y aplcaciones distribuidas basadas en componentes para el desarrollo de intranets. Para el nive administrativo la indormación se obtiene de un datawarehouse el cual contiene modulos que apoyan la toma de decisiones. Para el nivel estratégicos se basa en investigaciones en internet, publicaciones periódicas y conferencias, esto se lleva a una base de datos de conocimiento.

F.    CIO en la organización



Algunas de las funciones que realiza el CIO en la organización son planear las estratégias a futuro, delinear la misión, ver las necesidades del cliente y obtener, analizar y visualizar estrategias. Éste influencía a la empresa directa e importantemente ya que las soluciones que brinda la compañía deben de venir de lo que el CIO ha investigado para satisfacer las necesidades del usuario.
El rol que juega el CIO en la organización es proactivo ya que todo el tiempo se están buscando nuevas alternativas para cumplir con la requisiciones de sus clientes, siendo su mayor reto no quedarse obsoleto ya que el desarrollo del sistemas avanza muy rápido, esto muestra que no existe resistencia al cambio siendo ellos los que lo proponen y aplican al resto de la organización y de sus clientes. Esto lo comprobamos al visitar las oficinas estando todo con una tecnología de punta y tratando de mejorar siempre sus equipos de computo y sistemas de información.


G.    Integración de la empresa con los sistemas de Información



De acuerdo al modelo de Rockart y Cezcencio la misión y estratégias de la empresa se encuentran altamente alineados a los sistemas de infomación ya que la alta administración conoce los factores críticos del negocio y ha desarrollado sus sistemas deacuerdo a sus necesidades. El administrador  de los sistemas de información es capaz de asignar prioridades a los sistemas a desarrollar así como de hacer recomendaciones deacuerdo a las necesidades de la empresa, esto será de gran ayuda para la alta administración ya que sus aportaciones estan relacionadas con los factores críticos de éxito.

Actualmente la empresa cuenta con un servicio de intranet en donde se puede accesar la información más relevante acerca de la empresa la cual es útil para el funcionamiento de los demás departamentos. El Ing. Joaquín Hernández nos comentó que para mantenerse actualizados se ralizan investigaciones profundas en medios como internet, revistas periódicas, etc, y de acuerdo a los resultados se hacen las propuestas a los sistemas a desarrollar.

H.    Principales retos para el administrador



Uno de los principales retos para el administrador es el realinear los sistemas de información con los de la organización ya que algunos departamentos aún se encuentran resagados.

De acuerdo a nuestra investigación y nuestros conocimientos la alta administración necesita un sistema especializado para la toma de decisiones ya que no cuenta con uno, sin embargo en el nivel operativo se encuentra a la vanguardia ya que utiliza las versiones más actualizadas del software de Microsoft.

Otro objetivo del CIO es establecer relaciones con empresas para el desarrollo de mejores y más ocmpletas aplicaciones. Actualmente Antar Soluciones, S.A. de C.V.  basa su éxito en ser una compañía integradora de soluciones.  Para lograrlo mantiene alianzas estratégicas con un grupo de compañías, a las cuales denomina asociadas.

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Conclusiones



Al realizar esta investigación nos dimos cuenta del papel tan importante del departamento de sistemas en una empresa y por lo tanto de la influencia que el CIO tiene sobre la organización.

Antar, por ser una empresa orientada al desarrollo de sistemas de información es una agente de cambio que promueve

PLANEACIÓN


Introducción



La siguiente investigación, se realizo con el objetivo de evaluar si el proceso de planeación y la administración que se esta llevando a cabo en CEMTEC esta cumpliendo con su trabajo de manera satisfactoria, ya que el desempeño se reflejará sobre la calidad del control, en la eficiencia y eficacia del mismo.

Lo primero que se requiere, para analizar el proceso de  planeación , es obtener información general sobre la organización y sobre la función de informática a evaluar, en este caso CEMTEC y su departamento de sistemas.  Para ello realizamos una investigación preliminar y una entrevista para recopilar la información necesaria.

La persona encargada de introducirnos a Cemtec, y de mostrarnos la forma en la cual se trabaja en el desarrollo de sistemas, fue el Ing. Francisco Carrión Chavarría. Gracias a él tuvimos la oportunidad de conocer más a detalle la forma de operar y trabajar tanto individualemte, como colaborativamente con el cliente.

A continuación se detalla la información reoclectada acerca del proceso de planeación, control de proyectos, metodologías, estandarización, manejo de conflictos, etc

Investigación Preliminar



¿Quién es CEMTEC?



CEMTEC, S.A. de C.V. es una compañía internacional especializada en Tecnología de Información, perteneciente a CEMEX.

Se ha fortalecido a través de los años y continuando con su estrategia de expansión y crecimiento, decidió abrir sus espacios de acción para ofrecer sus servicios de Tecnología de Información al mercado mundial.
Actualmente CEMTEC colabora con importantes empresas en diversas ramas de la industria, en diferentes países del mundo.

Misión



En CEMTEC, su misión es proveer servicios de Tecnología de Información de clase mundial, enfocados a mejorar la competitividad y los procesos de negocio de sus clientes.

Con la misión en mente, su estrategia es ofrecer Soluciones Integrales en Tecnología de Información, enfocadas a mejorar la competitividad y los procesos del negocio, brindando calidad y excelencia mundial.

Nivel Del Área De Informática



a) OBJETIVO A CORTO PLAZO



Los objetivos en CEMTEC, se establecen de acuerdo a las diferentes áreas de la empresa, sin embargo su objetivo a corto plazo de la empresa en general, es expanderse en todo México.

Dentro de la empresa se encuentran el proyecto de instalación de nuevos sistemas, como antivirus y  office 2000, y más a corto plazo la instalación del lotus notes 5.

b) OBJETIVO A LARGO PLAZO



Como lo indica en su  misión  brindar aplicaciones de calidad y excelencia mundial, su objetivo a largo plazo, es el de intenacionalizarse.

Estos objetivos van de la mano de la misión establecida, no está por demás mencionar la participación que tendría CEMTEC de Monterrey, nuestra ciudad sería la “Factory”, es decir donde se desarrollan las aplicaciones, etc. En los demás estados, habría personal capacitado para ofrecer consultoría, capacitación, etc., sin embargo el proceso de desarrollo se realizaría en Monterrey.

Personal Participante



En CEMTEC enfatizan la importancia de tener un equipo de personas altamente capacitadas para ofrecer un servicio integral desde la consultoría, desarrollo de software, provisión de hardware, implementación, mantenimiento, capacitación y soporte.
Su oferta consiste en proveer soluciones innovadoras e integrales dirigidas a mejorar la competitividad de nuestros clientes.
Uno de los esquemas generalmente aceptados para tener un adecuado control es que el personal que intervengan esté debidamente capacitado, con alto sentido de moralidad, al cual se le exija la optimización de recursos (eficiencia) y se le retribuya o compense justamente por su trabajo.

Para participar dentro de la empresa, es necesario cubrir ciertos requerimientos en cuanto a capacitación, los cuales varían de acuerdo al área en el que se encuentre. Algunos de estos requisitos, podrían ser: examen de aprovechamiento de cierto curso, certificaciones,etc.

Se recibe certificación de :

- Lotus Notes
- Microsoft Visual Basic
- Microsoft SQL Server 4.2
- Microsoft Windows NT 3.1
- Microsoft Windows NT Workstation 3.1
- Data Warehousing - Administración y Construcción
- JDEdwards Consultor/Instructor
- Harris 20-20 Switching Systems
- Harris Voiceframe and SS7

Forma De Contactar Al Cliente



Dentro de CEMTEC, se manejan distintas formas de contacto con el cliente. Una de ellas, es en donde personal de la empresa acude a diferentes negocios con el propósito de detectar oportunidades en cuanto a aprovechamiento de recursos y tiempo. Se detectan las necesidades y se les brinda una pequeña asesoría de como le ayudaría el implementar determinada aplicación. También están aquellos usuarios que acuden directamente a solicitar ayuda.


Proceso De Planeación



El proceso de planeación de sistemas se asegura de que todos los recursos requeridos estén claramente identificados en el plan de desarrollo de aplicaciones y datos. Estos recursos (hardware, software y comunicaciones) deberán ser compatibles con la arquitectura y  la tecnología, conque se cuenta actualmente.

Los sistemas se evaluan de acuerdo con el ciclo de vida que normalmente siguen: requerimientos del usuario, estudio de factibilidad, diseño general, análisis, diseño lógico, desarrollo físico, pruebas, implementación, evaluación, modificaciones o mejoras (área de continuidad operativa), instalación. Y se vuelve nuevamente  al ciclo inicial, el cual a su vez debe comenzar con el de factibilidad.

La primera etapa a evaluar del sistema es el estudio de factibilidad, el cual debe analizar si el sistema es factible de realizarse, cuál es su relación costo/beneficio, esto se realiza en la propuesta.  Se especifica cual va a ser el costo, y este se compara con los costos actuales de mod que el cliente conozca cuanto va a ahorrar o como va a mejorar su administración.  En caso de ser recomendable, se procede a elaborarlo. Se puede dar el caso en el que el cliente, solicita aplicaciones que CEMTEC, considera no le ayudarían , por lo cual se le explica a base de fundamentos ya sea en cuanto a costo o mejora admnistrativa.

En la propuesta se realiza el análisis y diseño, además se proporciona el costo de los diferentes sistemas a realizar. Esta fase de análisis nos sirve para evaluar si se considera la disponibilidad y características del equipo, los sistemas operativos y lenguajes disponibles, la necesidad de los usuarios, las formas de utilización de los sistemas, el costo  y los beneficios que reportará el sistema, el efecto que producirá en  quienes lo usarán  y el efecto que éstos tendrán sobre el sistema y la congruencia de los diferentes sistemas.

En el caso de sistemas que estén funcionando, se deberá comparar. Por ejemplo en un sistema  en donde en la propuesta se señaló determinado costo y una serie de beneficios de acuerdo con las necesidades del usuario, debemos comparar cual fue su costo real y evaluar si se satisficieron las necesidades indicadas como beneficios del sistema.  Además de verificar que el cliente en realidad haga un uso adecuado del sistema.

Para investigar el costo de un sistema se debe considerar, con una exactitud razonable, el costo de los programas, el uso de los equipos (compilaciones, programas, pruebas, paralelos), tiempo, personal y operación. Estos se estiman en base a períodos de tiempo como las horas de trabajo o desempeño.

Los beneficios que justifiquen el desarrollo de un sistema pueden ser el ahorro en los costos de operación, la reducción del tiempo de proceso de un sistema. Mayor exactitud, mejor servicio, una mejoría en los procedimientos de control, mayor confiabilidad y seguridad.





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