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Administración Informática en las organizaciones parte 3 - Monografía



 
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Conclusiones sobre la forma que se han creado los puestos o sub-funciones del área.



Como nos hemos de haber dado cuenta la información es un activo valioso e indispensable para el funcionamiento de toda organización. En el caso del Grupo Financiero Banorte no es la excepción, ya que cuenta  con una dirección de informática y sistemas descentralizada la cual se encuentra distribuida a través de toda la organización brindando los servicios tecnológicos e informáticos de acuerdo a las necesidades de cada área de la empresa.

Dentro de Recursos Humanos su creción fue a base de la necesidad de automatizar sus servicios y tener acceso oportuno y correcto a la información.

RECURSOS HUMANOS



Los recursos humanos son un punto clave dentro de una empresa es por eso que se necesita conocer los tipos de procesos a llevarse a cabo para la contratación de personal en la empresa, incluyendo el reclutamiento, selección, motivación, etc.

En la empresa que investigamos está ocurriendo un cambio en estos momentos, se están automatizando los procesos de la empresa incluyendo el departamento de Recursos Humanos. Esta empresa dasarrolladora de Software acaba de sacar al mercado un sistema para la administración de Recursos Humanos, el cual abarca desde la estructura organizacional en donde aparecen las vacantes y se define el perfil del pues, maneja los máximos y mínimos del presupuesto de sueldos y posteriormente se pasa al reclutamiento en donde se realiza una investigación económica y de referencias laborales. Actualmente este sistema no ha sido instalado en la empresa, lo que se hace para realizar este proyecto es que cada una de las vacantes se llena de acuerdo al presupuesto, cada área señala cuantas personas y de qué tipo de puesto se van a necesitar. De acuerdo a eso le manda a Recursos Humanos un requerimento y se tiene un estimado del Recurso que se necesitará durante el año. Para esto se deben tomar en cuenta las ventas y crecimiento de la empresa.

Después de que se manda la solicitud de requerimento del personal la cual contiene que tipo de personal se necesita, el sueldo base y para qué área viene y si tienen algún candidato que recomienden o Recursos Humanos se encarga del reclutamiento del personal. Esta empresa recluta bajo varias líneas overgentes, una a través de las Universidades (Tecnológico, UDEM, Universidad Regiomontana, etc) las cuales tienen información de todos los egresados, otra línea de reclutamiento son bolsas de trabajo o de outsoursing que tienen la otra línea de reclutamiento es a través de la misma compañía por medio de recomendaciones de personas que trabajan en la empresa y son de confianza.

En esta empresa todos los empleados son de confianza, ya que no existen obreros o trabajadores de manufactura. En este caso buscan 3 ó 4 candidatos máximo de acuerdo al perfil, ellos vienen con nosotros, nos entregan su curriculum, lo analizan, le hacen una entrevista de la parte humanística (su familia, domicilio, qué han hecho en sus anteriores trabajos, que metas y objetivos a corto y mediano plazo tienen) si vemos que la persona cumple con el perfil que la empresa quiere para sus empleados se pasa a la evaluación técnica, la cual se hace con el jefe inmediato, en la que se evalúa la preparación que la persona tiene y su experiencia en el puesto.

El jefe inmediato selecciona uno  de esos tres candidatos y lo vuelve a mandar a Recursos Humanos y se le realiza una investigación y referencias, que a veces no son muy buenas por que se las piden a sus amigos. Hablan a cada uno de sus trabajos y piden referencias de su desempeño, checan si coinciden las fechas de entrada y salida y el puesto que desempeñaba y los motivos de salida del empleado y se tiene que checar si el candidato es recomendado por alguien interno si no es su pariente. Hasta ahora no existe ninguna restricción por ser parientes, pero en otras empresas sí se restringe eso, lo único que aquí se prohibe es que queden como jefe -subordinado.

En un tiempo en esta etapa de selección se les aplicaban pruebas psicológicas al candidato elegido pero no funcionaban bien porque eran muy subjetivos, por eso ahora se está realizando un compendio de tests para adaptarlos a las necesidades de la empresa.

En esta fase faltan de implementarse algunos pasos como es la visita domiciliaria, ya que actualmente no se hace y se cree necesario hacerlo, ya se está institucionalizando. Ésta consiste en conocer la casa del candidato para comprobar que todos los datos proporcionados son ciertos, pedir opinión de los vecinos acerca de la imagen y comportamientos de el y conocer un poco mas de él.

El método de reclutamiento por periódico no funcionó ya que asistían a las entrevistas muchas personas que no cumplían con las características deseadas en el perfil del puesto solicitado.

El sistema de reclutamiento se hace de acuerdo a las necesidades, por ejemplo si hay una vacante en un puesto diferente, si las características del personal requerido son similares, se aplica para ese puesto

Cuando una persona ya ha sido seleccionada para su contratación se le da la fecha de entrada dependiendo de cuando van a renunciar en su trabajo anterior, un manual de políticas, prestaciones, reglas internas las cuales no están escritas, y una plática de inducción. Debido al crecimiento que tuvo la empresa se vio la necesidad de sistematizar el área de Recursos Humanos, por medio del nuevo sistema desarrollado en la propia empresa, llamado Eslabón.

Este sistema se desarrolló sobre su versión anterior y su implementación duró aproximadamente 1 año. Es muy efectivo ya que no sólo maneja nóminas sino que también reclutamiento y bolsa de trabajo. Una ventaja de este sistema es que es muy flexible ya que se desarrolló para implementarse internacionalmente tomando en cuentas todas las leyes particulares de cada país (tributarias, del seguro social, ISR, etc), y cumple con las especificaciones para evitar el problema del año 2000.

La evaluación del desempeño se realiza de acuerdo al perfil del puesto y no es por escrito es solamente verbal y se hace para corregir errores. Los exámenes de conocimiento son semestrales o mensuales y los parámetros son determinados por el jefe inmediato.

La generación de nuevos puestos se hace de acuerdo al presupuesto, de acuerdo al análisis de los requerimentos anteriores se proyecta un estimado de necesidades de personal, esta proyección es establecida por el área de finanzas

Cada gerencia tiene diferentes categorías o puestos.

La motivación que se da en la empresa es en su mayoría verbal, existe flexibilidad de horarios, se hace una revisión anual de aumento de sueldos, también aumentos discrecionales de acuerdo al desempeño. Otra forma de motivación es la capacitación la cual se enfoca en la calidad en el trabajo.

Esta empresa se considera que esta en época de cambios ya que se está institucionalizando todo lo que se hacía tradicionalmente y todo esto se tiene que institucionalizar ya que la empresa ha crecido un 50% en clientes, ventas, personal en los últimos dos años.

Antiguamente nadamás existía una persona que manejaba la Nómina y ahora existen 4 personas encargadas, una en nóminas y una en RH, cada una con su asistente.

Eslabón es un grupo de módulos y servicios integrados bajo un solo nombre, que capitalizan la experiencia de más de 14 años en empresas de diversos giros y tamaños en el mercado nacional y extranjero y que al aplicar metodologías de administración y utilizar tecnología de vanguardia, se transforma rapidamente en uno de los colaboradores más importantes al apoyar a los administradores en la toma de decisiones relacionadas con el factor humano de la empresa

El sistema Eslabón está compuesto de los siguientes módulos:

-    Organización
-    Reclutamiento y Selección
-    Capacitación
-    Desarrollo
-    Compensaciones
-    Seguridad Industrial
-    Servicios Médicos
-    Inventario de RecursosHumanos


ORGANIZACION


Este módulo permite al usuario la administración de las unidades organizacionales de la empresa y la creación de perfiles de puestos que le serán útiles para la simulación de nuevas estructuras, el dibujo de organigramas, la contratación de personal en el módulo de Reclutamiento y Selección, la aplicación y seguimiento de las evaluaciones de desempeño en el modulo del mismo nombre, etc.

RECLUTAMIENTO Y SELECCION



Permite automatizar y, opcionalmente, descentralizar las actividades de los distintos flujos de trabajo, a fin de obtener estadísticas de servicio en cada uno de los eventos. Este módulo permite realizar búsquedas tanto en el inventario de personal de la empresa como en las distintas bolsas de trabajo. Los procesos puede ser realizados en base a los perfiles de puesto y la disponibilidad de plazas vacantes en las unidades organizacionales administradas vía el módulo de organización o bien, a través de búsquedas con parámetros.


CAPACITACION



Permite el seguimiento de la capacitación programada como resultado de la creación de ls Planes Anuales de Capacitación, la capacitación necesaria según los perfiles de Puesto definidos en el módulo de Organización, la capacitación originada en los módulos de Desarrollo de Personal y Evaluación de desempeño o aquella surgida en procesos tales como la Detección de Necesidades, entre otros. Este modulo permite clasificar la capacitación necesaria para el cumplimiento de estándares de calidad (ISO) grupos de trabajo, áreas de responsabilidad, jerarquías, etc., así como la emisión de los informes oficiales y el costeo de la misma.

DESARROLLO



Es el módulo mediante el cual se determinan de manera gráfica, las rutas de desarrollo por puesto y persona apoyado en la información de los perfiles de puesto y las estructuras organizacionales definidas en el módulo de organización.

Este módulo prevé que un puesto o persona pudiera tener múltiples vías de desarrollo y por lo tanto, distintas necesidades de capacitación y/o asignación de tareas para acceder al siguiente ascenso. Este módulo permite dar seguimiento a dicho desarrollo, de tal manera que se pueda acceder en cualquier momento al personal que puede ocupar una vacante para un determinado puesto.

COMPENSACIONES



Es una herramienta para determinar los tabuladores de sueldos adecuados para la empresa, a través de tendencias de pago internas y del mercado. Es a través de este módulo que se lleva a  cabo la administración de las compensaciones del personal, apoyándose de información proveniente de módulos como el de Evaluaciones de Desempeño y generando información para el módulo de nómina en forma de incrementos de salario, entre otras cosas.


SEGURIDAD INDUSTRIAL



Mediante este módulo se determina el grado de riesgo de las compañías, así como la protección de accidentes que permiten pronosticar el nivel de siniestralidad en la empresa. A partir de esta información se desarrollan programas de capacitación e información para la prevención de accidentes. Esto
es posible mediante el registro de accidentes, la frecuencia con que se presentan, la clase de accidentes, la cantidad de personal expuesto, los agentes de riesgo, entre otros.

SERVICIOS MEDICOS



A través de éste módulo se tiene acceso a información referente a los servicios médicos otorgados a los empleados y sus beneficiarios tanto dentro de la empresa, como con servicios médicos externos. La información permite conocer la cantidad y el costo de los servicios subcontratados en Hospitales, Laboratorios, los reembolsos hechos al personal Especialistas, etc. También se obtienen los montos de que solicita éste tipo de servicios a instituciones no incluidas en la cartera subcontratada.

INVENTARIO DE RECURSOS HUMANOS



Concentra toda la información generada en todos los módulos del sistema, permitiendo obtener información de un empleado de todos los eventos que le sucedieron desde el momento de su contratación, hasta la salida del grupo o empresa. También es posible obtener información a través de estructuras organizacionales, departamentales, de centros de costo, regionales, etc. deconceptos tales como capacitación, contrataciones, percepciones y deducciones en nómina, servicios médicos, ascensos, sueldos etc.

TIEMPO Y ACCESOS



Registra automáticamente los movimientos relacionadas con entradas y salidas del personal a través de lectores ópticos de código de barra y/o cinta magnética estampados en credenciales de identificación. Mediante las transacciones de éste módulo, el usuario define un catálogo de incidencias en las que indica el tipo de entrada-salida, por ejemplo, Tiempo Extra, Permisos Con Sueldo, Sanciones, Incapacidades, Retardos, Vacaciones, etc., asignando a cada incidencia una acción en mecanismos de acceso tales como puertas, semáforos y torniquetes.

Mediante la programación de actividades, es posible obtener comparativos entre el tiempo programado para las actividades, y el tiempo real de las mismas. Este módulo cuenta con un amplio repertorio de reportes estadísticos tales como, informes por tipo de incidencia de ausentismo y asistencia, estadísticas de visitantes por centros de costo, tarjetas de reloj checador, asistencias autorizadas en días festivos, etc.

Además de lo anterior, el usuario define el criterio de pago-descuento de cada incidencia para que éste se refleje de manera automática en el módulo de nómina.

Mientras que en el módulo de nómina se lleva el histórico de los conceptos en forma de pagos o descuentos, en relojes checadores se lleva el control histórico de éstas incidencias en forma de tiempo.

NÓMINA



Es un módulo configurable por el usuario final tanto en su formulación como en sus procesos. Esta configuración le permite un alto grado de independencia al usuario de las áreas técnicas así como la habilidad de procesar nóminas de diferentes características como son nóminas por concepto de honorarios, nóminas de jubilados, nóminas por actividad y destajo, etc.

Nómina cuenta con módulos especializados para Vacaciones, Adeudos, Seguro Social, Fondo de Ahorro, Caja de Ahorro, Procesos Anuales y Presupuestos, adicionales a aquellos necesarios para el proceso normal de nómina.

La información para el proceso de las nóminas puede captarse, a través de las interfaces del módulo, desde sistemas de relojes checadores, de producción, de comedor, etc.

Otra característica importante es su adaptabilidad a los requerimientos de empresas del sector público, detallista, manufacturero, turismo, etc. cumpliendo para ellas con las obligaciones de aportaciones e informes a las instituciones gubernamentales. Otra ventaja importante es la integración con MIZAR para la aplicación contable de la nómina.

PRESUPUESTOS



Para esta sexta fase de nuestro trabajo final, decidimos entrevistar al Ing. Diego A Cota, quien es consultor de SOFTTEK, y nos proporcionó la información necesaria para realizar nuestro análisis.

La Empresa


SOFTTEK fué creada en 1982 por su actual Presidente, Gerardo López García, esta es una empresa privada y multinacional. Nace en México como proveedora de servicios de bsoftware, para servir a las empresas medianas y grandes de cualquier país en sus necesidades tanto de desarrollo como de soporte de software. Las oficinas a lo largo de Norteamérica, Sudamérica y Europa han consolidado la prioridad de internacionalización con la que fueron creados.

Consideran que su más grande fortaleza y nuestro activo más valioso son las personas que conforman SOFTTEK.  Muchos de sus más de 2,300 recursos son socios activos que participan en el desarrollo de proyectos: los dueños de la empresa trabajan activamente en ella tiempo completo.

Esta estructura de sociedad les permite crecer y le ha dado a sus colaboradores un sentido de propiedad y compromiso hacia los proyectos, cosa que no hubiera podido producirse de otra forma.

Además, el hecho de no tener participación de externos en SOFTTEK, les ha dado un sentido de libertad y que refuerza su compromiso con el mercado, un compromiso en el que cada uno de sus clientes tiene una relevancia equitativa.

La primera oficina internacional, abierta en Austin en 1990, dió evidencia de su participación en los mercados internacionales. La presencia internacional de Softtek, y la naturaleza, cultura, idioma y logística que prevalece en este tipo de proyectos forma parte integral y cotidiana de nuestras prácticas laborales. El crecimiento de su presencia mundial ha fortalecido lasalianzas y sociedades con empresas tan importantes como: Microsoft, SAP, Platinum, Viasoft, PKS, Lotus, Oracle, Gupta e Informix, entre otras.

SOFTTEK está organizado en Unidades de Negocio, integradas por grupos de profesionales especializados en cierto cliente, industria, tecnología, servicio o sector del mercado. Esta estructura organizacional les ha permitido presentarse como una compañía grande y sólida que ofrece una diversa gama de soluciones, pero al mismo tiempo como una única y más pequeña Unidad de Negocio que garantiza un enfoque muy especializado.

Desde Tecnología Internet hasta Soluciones Cliente/Servidor, o desde Automatización hasta Consultoría, sus Unidades de Negocio cubren prácticamente todas las necesidades en términos de plataforma, tecnología o software que existen en el mercado.

Esta diversidad ha permitido acumular una experiencia de más de 8.5 millones de horas hombre en  desarrollos que varían desde las 500 hasta las 300,000 horas hombre.  Proyectos como el de PROCESAR, desarrollado utilizando tecnología Mainframe, requieren 150 recursos asignados de forma permanente por un período de 3 años.

La satisfacción de cada cliente tiene máxima importancia como la única medida válida para evaluar el servicio dado.  Esto no puede ser alcanzado en el momento que arranca un proyecto: por eso les interesa relacionarse con sus clientes en un compromiso permanente.

Las áreas de Reclutamiento, Entrenamiento, Investigación y Desarrollo de Nuevas Tecnologías, Administración de Proyectos, Calidad, Soporte Técnico y Monitoreo de Satisfacción existen para ofrecer un estándar que con frecuencia excede las expectativas de los clientes.  Esta clase de atención es la que ha soportado e impulsado su liderazgo en el mercado a lo largo de los años; un liderazgo construido mediante la experiencia, la excelencia tecnológica y el compromiso. Un liderazgo destinado a durar, que ha persistido aun con la presencia en México de una fuerte competencia extranjera.

La participación de SOFTTEK en mercados internacionales y en proyectos de gran escala no se debe únicamente al tamaño y capacidad de la empresa; compañías multinacionales como Citibank exigen ciertas certificaciones que no hubieran podido obtener sin nuestros estándares de calidad.
Nuestros propios estándares de calidad son la mayor exigencia personal y corporativa.  Estos estándares aseguran las relaciones de confianza que buscancon sus clientes.

Los niveles de recurrencia de sus clientes les muestran constantemente que los esfuerzos para fijar y mantener estos estándares han sido fructíferos. Clientes tan importantes como Bancomer y Telmex han trabajado con ellos durante años.

Presupuestación.



El periodo presupuestal en el area de operaciones de SOFTTEK es annual, los presupuestos se realizan en Noviembre, con la participación de el Director de División, los Directores de Area Funcional, y líderes de proyecto. Si el proyecto se extiende mas de un año, se debe presentar un presupuesto por cada año de operación, por ejemplo, si un proyecto dura 27 meses se preparan 2 presupuestos a 12 meses y uno de 3.

Para realizar el presupuesto la metodología que se sigue es la siguiente: para cada proyecto se crea una documento en el cual se enlazan las partidas presupuestales con los objetivos del proyecto, detallando su relación e importancia. El presupuesto proyectado es revisado a detalle y negociado para asegurarse que cubre todos los aspectos del proyecto y además cumple con las políticas de la empresa. En usual que los presupuestos sufran muchas correciones y tengan que ser reevaluados. Durante el proceso de evaluación, se puede decidir que la empresa no puede financiar (o puede parcialmente) un rubro del presupuesto, en esos casos se tiene que contemplar una manera alterna de financiamiento ( préstamos, socios ,etc )

Para autorizar un presupuesto el comité evalúa cada rubro del presupuesto; comparandolo contra un estándar (generado a través de un histórico de proyectos) ej. costo estimado de horas hombre aplicadas, para un proyecto de cierta complejidad, duración, a nivel nacional , etc. Una vez que todos los rubros estándarizados, se añade una fraccion para factores imprevistos ( también estandarizada ) y lo aprueba el comité formado por el director de división, los directores de área.

Cuando la cantidad presupuestada excede un histórico se le hace saber al lider de proyecto y se le pide que justifique la excedencia al comité quienes toman la decisión final.

Algunas malas experiencias que se ha presentado han sido debidas a la falta de previsión de factores externos  que exceden la fracción destinada a imprevistos( ej. una devaluación de la moneda ) y otras por no tomar en cuenta el factor humano en la planeación de proyectos ( Una empresa rival que ofrece mejores incentivos a los especialistas tecnicos para que se les unan, dejando tareas inconclusas que conllevan costos de capacitacion para sustituir al elemento perdido ).

Cargos a Usuarios



Los servicios de información se cobran en base al tiempo de proceso, las horas hombre, llamadas realizadas; se presupuestan los costos del área de informática entre los proyectos que se realizarán.

Todas  las variables son tomadas para realizar estos cargos por información, desde las llamadas telefónicas hasta el papel utilizado y las horas dedicadas.

El  hecho de que los usuarios paguen por lo que reciben mejora el servicio de una manera notoria, ya que los usuarios, en todo su derecho, exigen excelencia en el servicio, ya que han pagado por este.

Análisis Financiero



El desempeño del area de informatica se realiza mediante una comparación constante entre los rubros que se presentarin en el presupuesto y lo que realmente está sucediendo. Las métricas más comunes son:

- Horas hombre aplicadas a un proyecto
- Tiempo de proceso
- Ancho de banda utilizado
- Número de quejas por usuario
- “Up - time” de los servidores

Como esta es una empresa de consultoria de sistemas, el presentar un reporte con información cuantitativa que puede ser interpretada como cualitativa es muy fácil por los antecedentes técnicos de los administradores. Si esta fuera una empresa de otro giro, sería muy difícil explicar y evaluar la utilidad del area de informática en términos de la operación de la empresa.

La metodología o proceso de evaluación de realiza de la siguiente manera: periodicamente se comparan las variables presupuestadas con las reales para ver si se cumplieron las expectativas del proyecto, además se evluan factores cualitativos ( opinión del usuario y sugerencias ) para ver qué tanto se apegó el proyecto a las necesidades del cliente y si las satisfizo como era esperado. Asi la evaluación del proyecto no solo involucra un análisis cuantitativo, sino que se busca incorporar factores cualitativos a la evaluación de los proyectos de informática.

Las consecuancias que esto ha traido es que antes la funcion de administración era reactiva ( una administración de crisis ) en vez de ser proactiva . Se buscaba corregir las consecuencias de las desviaciones del plan inicial en vez de detectar los origenes de las mismas y rectificarlos antes de que tuvieran trascendencia.

Conclusión



En conclusión podemos ver que SOFTTEK, siendo una empresa que se dedica a la venta de soluciones de información y con gran experiencia en ello, vende estos servicios a sus mismos departamentos internos por medio de presupuestos basados en históricos, además de que tienen una eficiente medición del desempeño para mejorar sus servicios. Esto ha ayudado a SOFTTEK  a convertirse en una empresa proactiva.


ADQUISICIÓN DE RECURSOS COMPUTACIUONALES



Agencia Aduanal Daw Vidal



Para nuestra séptima entrega final nuestro equipo entrevisto al Lic. Salvador Daw Vidal, quien es el Director y uno de los accionistas de la empresa. La empresa Daw Vidal cuenta con sucursales en San Nicolás de los Garza, N.L., Nuevo Laredo y Laredo Texas.

La Agencia cuenta con una gerencia de sistemas, la cual se encarga de la estandarización e integración de los sistemas operativos y de información. Estos sistemas son desarrollados por ellos mismos, aunque algunos son comprados e integrados a los existentes.

La empresa cuenta con tecnología avanzada, ya que cuenta con una amplia red que comunica sus distintas oficinas, así como la comunicación entre sus oficinas de Laredo y Nuevo Laredo vía antenas, que ayudan a tener la información de los embarques siempre actualizada.

Determinación de los requerimientos


El análisis de requerimientos se basa principalmente por la necesidad o presión de los usuarios, así como por los requerimientos de los nuevos sistemas que se utilizan. Por ejemplo el nuevo sistema aduanal utiliza como medio Internet, así que fue necesario la compra de equipo y actualización de los sistemas operativos.

Una vez que se tiene conocimiento de los requerimientos de computo se procede a generar una lista de las necesidades de cada usuario y las características de su equipo actual o del nuevo sistema que se utilizará. Una vez que se tiene esto se analiza si realmente es necesario el equipo y se hace una entrevista con aquellas personas que mandaron su solicitud.

El software y hardware que se adquiere debe de cumplir con los estándares y políticas de la empresa, tratando que este sea compatible con el actual para lograr una integración entre ellos.

Evaluación y Adquisición



Hace varios años se hacía una evaluación de distintos proveedores comparando los servicios que ofrecía, el tiempo de entrega y principalmente el precio. Del resultado de ésta evaluación se requerían los servicios del proveedor seleccionado. Actualmente se tiene ya un proveedor establecido el cual ha estado trabajando con la empresa durante los últimos 2 años, Computadoras Líderes S.A. de C.V., en caso de que este proveedor no cuente con alguno de los productos demandados se busca otro proveedor que pueda satisfacer sus necesidades.

Esta evaluación se realiza por el gerente de sistemas y el gerente de finanzas y es aprobada por el director general. La adquisición del equipo la realiza el área de compras de la empresa. No existe algún procedimiento formal para la compra de este equipo y la negociación es realizada por el mismo gerente de sistemas.

Como mencionamos anteriormente, el proveedor casi siempre es el mismo, en dado caso de que se tuviera que recurrir a otro, la decisión de compra se toma basándose en el precio, soporte y cualquier beneficio extra que el proveedor pudiera otorgar.  Los requerimientos se le hacen llegar por escrito al proveedor y éste manda una cotización firmada, la cual es revisada y aprobada por el gerente de sistemas quien trabaja en conjunto con el contador de la empresa. En la cotización se detallan tanto las características del equipo, como las fechas de entrega del mismo y las respectivas garantías.

Financiamiento



Anteriormente la forma de financiamiento del equipo era realizada mediante la compra del mismo, pero ahora la misma empresa creó una arrendadora con la cual realiza la compra del equipo para posteriormente arrendárselo a la agencia aduanal. De esta forma tiene ahorros fiscales y ganancias por medio de la arrendadora, siendo una buen estrategia, ya que además de adquirir equipo de computo también compra camiones y maquinaria necesaria para la operación de la Agencia Aduanal.

Conclusiones



Creemos que el método que utiliza esta empresa para la compra de hardware y software es adecuado, pero el estar trabajando con un solo proveedor descarta la opción de un mejor servicio o mejores precios. En cuanto al financiamiento cuentan con una muy buena estrategia, ya que con la creación de la arrendadora cuenta con ahorros fiscales y ganancias en la compra de su equipo.

Con respecto a la compra de equipo creemos que es necesario que se tenga un método formal para respaldar la negociación y evitar el incumplimiento del  contrato, y a sea en cuanto a producto o servicios ofrecidos, como garantía y soporte técnico. También consideramos necesario que los contratos de compra se lleven a cabo con asesoría legal para abarcar todos los puntos y cláusulas importantes para el cumplimiento del pedido.

USUARIO FINAL



Introducción



Propié es una empresa que se fundó hace más de 20 años y se dedica a la fabricación de Calzado de Seguridad, y abastece la demanda de las principales industrias nacionales, así como el mercado de exportación, cuenta con sucursales en Monterrey, México, Tijuana, Cd.Juarez y Guadalajara.

El Calzado es fabricado con los sistemas de calidad más estrictos tanto en sus materias primas como en sus procesos, contando con certificación de la Norma Oficial Mexicana NOM-113-STPS19 y la Canadá Standard Association CSA Z195 M92.

Para este trabajo de investigación entrevistamos al Ing. Francisco Estrada, quien es el director del área de informática de la empresa desde hace cuatro años.

Evolución, Participación Y Niveles De Servicio



Actualmente las necesidades de los usuarios han aumentado y cada vez se vuelven más complejas, por lo cual éste no tiene tiempo para esperar a que se haga una desarrollo que, además de cumplir con los estándares de la empresa, satisfaga todas sus necesidades.

Otro factor es que los usuarios finales, son cada vez más técnicamente instruidos, al final esto produce que ellos mismos generen sus propias herramientas.
En general los usuarios finales hacen sistemas que ayuden a la operación diaria de la empresa (controles de inventario en hojas de cálculo, bases de datos de clientes y proveedores, sistemas gerenciales para la toma de decisiones). Existen usuarios remotos y locales.

Los servicios que el departamento de sistemas le da a los usuarios finales son:

- Desarrollo de sistemas: el cual incluye desde el análisis de las necesidades de usuario, hasta la programación, pruebas e implantación.
- Capacitación: Que es enseñar al usuario como se usan los sistemas desarrollados y cualquier otra adquisición que se haga
- Soporte técnico: Que es la corrección de fallas en el equipo y/o sistemas
- Operación de los sistemas: Que es la función diaria de los sistemas en la empresa como por ejemplo el respaldo de una base de datos después de hacer un corte.

Generalmente a Capacitación se le dedica un 30% del tiempo total de un empleado del departamento de sistemas, a Soporte Técnico un 20%, a Desarrollo aproximadamente un 40% y a Operación el 10% restante.

Las necesidades de los usuarios finales son las directrices para la toma de decisiones en el área de sistemas, por ejemplo, si los usuarios están  gastando mucho tiempo en determinar o en clasificar a los clientes, el próximo desarrollo a hacerse sería un complemento al sistema existente, que realizara esa tarea por ellos.

Esfuerzos Dedicados



Actualmente el usuario final tiene la capacidad de evaluar los sistemas y dar a conocer sus necesidades por medio de una entrevista escrita impuesta por el departamento de sistemas que se realiza cada 4 meses o cuando se lanza un sistema nuevo o una nueva versión del mismo.

También se cuenta con el Soporte técnico el cual se encarga de atender a los usuarios dando mantenimiento y reparando los sistemas y equipos en horarios de oficina ya sea a los usuarios locales y viajando para proveer de ayuda a los usuarios remotos.

Los problemas que se han presentado son el no tener un sistema de respaldo apropiado para cuando falla un canal de comunicación como por ejemplo cuando se cae la red y no se pueden surtir pedidos inmediatamente en línea sino que se tiene que esperar a recibir un fax y confirmar la recepción del pedido.

Los factores críticos de éxito en esta empreza son la respuesta rápida a las demandas del usuario, eficiencia y eficacia operativa, un excelente análisis de requerimientos y factibilidad técnica.

Experiencias y Tendencias



La resistencia al cambio puede llegar a ser contraproducente y afectar negativamente a los desarrollos, muchos empleados aún y cuando son provistos de todas las herramientas necesarias, no incorporan a su trabajo cotidiano, los

sistemas que inclusive ellos mismos ayudaron a diseñar, por lo cual antes de emprender cualquier desarrollo de sistemas es necesario no sólo involucrar al usuario en el proceso de análisis sino también la evolución del mismo.

La tendencia a futuro es que cada quien haga sus propios desarrollos para realizar el trabajo cotidiano y solo presente ciertos datos en un formato estándar para alimentar los sistemas de información de los ejecutivos lo cual da un mayor empowerment al empleado y hace menos complicada la labor del departamento de sistemas.

Otra de las tendencias a futuro es hacia un computo distribuido en el cual la mayoría del proceso se realice en los puntos terminales de trabajo y solo se centralize información pre-procesada simplificando las tareas de la alta administración.

Conclusión


Después de haber realizado esta entrevista concluimos que el usuario final es la base clave para que los sistemas que se desean implementar en la empresa funcionen, ya que al final de cuentas ellos son los que los utilizan, no solo se necesita una adecuada metodología para detectar sus necesidades, sino también su cooperación para hacer que la implantación exitosa y que la cultura de trabajo acepte y adopte estas nuevas tecnologías.

En cuanto al cómputo de usuario final, nosotros creemos que no es suficiente que el usuario provea de datos bajo un cierto formato a los sistemas empresariales, ya que esto causaría graves problemas al momento que dicho empleado se fuera de la empresa, es por esto que es necesario que exista una adecuada documentación y lineamientos a seguir para la creación de dichos sistemas.

CONCLUSIONES



Durante el desarrollo de éste trabajo parcial se realizaron una serie de investigaciones de campo y documentales, con las cuales fuimos recabando información para complementar el material impartido en la clase. Después de conocer las distintas áreas y roles que realiza el área de informática y sistemas de la empresa nos dimos cuenta de su importancia y razón por la cual cada día ésta ha ido subiendo de nivel y tomando un papel importante dentro de la organización.

La Administración de la Función de la Informática toma el rol de complementar e integrar a todos los departamentos de la organización, trabajando como el sistema nervioso de la empresa. Esto se debe a que la información es un activo valioso e indispensable para la empresa, ya que es necesaria para su funcionamiento correcto.

Esta clase nos formó una visión más amplia de la función de la Informática y del desarrollo de los sistemas de información, además de darnos a conocer que el desarrollo software y los sistemas no son los únicos factores que influyen dentro del departamento de sistemas, sino que esta formado por una serie de variables que se complementan e integran para el buen desarrollo y funcionamiento del departamento  y por consecuencia de la organización.

Además nos dimos cuenta el gran compromiso que un LSCA tiene dentro de la organización y el como nosotros como futuros profesionistas tenemos la función de trabajar como agentes de cambio dentro de las organizaciones para continuar con la evolución de los departamentos de sistemas.

Autor:

Mam





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