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Apatía en la oficina parte 1 - Monografía



 
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RRHH (Recursos Humanos). Motivación. Selección de personal. Reclutamiento y selección. Capacitación. Remuneración y salarios. Teorías motivacionales. Pruebas psicológicas



APATÍA EN LA OFICINA



CAPITULO I   LA APATÍA EN LA OFICINA



La apatía es un estado de ánimo en el que la persona, se encuentra sin el deseo por realizar una actividad. Es una actitud negativa de los empleados, que muestra el descontento que tienen hacia el trabajo.

La apatía se refleja en varios aspectos de las actividades realizadas por el individuo apático, siendo la productividad una de ellas y  de las que se ven más afectadas.

Más adelante se tratará de explicar la importancia que tiene el prestar atención a este fenómeno, así como también sus orígenes.

1.1 CONCEPTO DE APATÍA EN EL TRABAJO



A continuación se menciona algunos conceptos de apatía:

- “Estado anímico de una persona caracterizado por la falta de vigor o energía, la desidia y la insensibilidad a las estimulaciones”.(1)
- “En psicología el individuo apático es una tipología de la personalidad   caracterizada   por   la   débil   emotividad,   la
- inactividad y la lentitud de reacción Tipo opuesto al colérico, el apático es conformista, introvertido y frío a nivel afectivo. Algunos psicólogos mantienen que la apatía puede estar relacionada con la constitución física del individuo, con una disfunción del sistema endocrino, con trastornos como la depresión o la demencia, o con circunstancias negativas que se prolongan, como una situación de desempleo o privación de libertad”.(2)

Teniendo en cuenta los conceptos anteriores, se tendrá una idea de lo que es la apatía en el trabajo administrativo, y para entender sus características podemos tomar como referencia el corazón mismo del trabajo administrativo; que es la oficina.

La oficina se puede definir como el espacio físico donde se realizan las actividades técnico - administrativas y contables, y el personal que labora en ella, es en demasía el recurso más importante que tiene la oficina, es por esto que hay que poner especial atención a éste.

El recurso humano que labora dentro de la oficina realiza distintas actividades que son de vital importancia para la empresa, es por eso que del personal administrativo depende la calidad, contenido, eficiencia y pulcritud del trabajo que se realiza en la oficina.

Considerando lo ya mencionado, debe tratarse de aprovechar al máximo la capacidad de este recurso, pues el recurso humano posee características tales como la posibilidad de desarrollo, creatividad, imaginación, ideas, experiencia, habilidades, etc. Sin embargo  también se equivoca, cuando tiene poca disposición para el trabajo, se aburre y pierde el interés, por lo tanto se debe fomentar sus virtudes en el trabajo y tratar de corregir las actitudes que ponen tope al desarrollo eficaz de sus actividades laborales.

Estos topes se manifiestan en el trabajo administrativo, como lentitud, falta de compromiso, desinterés, en sí, lo que es la apatía, y por lo tanto el trabajo se vuelve ineficaz y de poca calidad. Por la falta de interés, los empleados realizan sus obligaciones “al ahí se va” y por ésto surgen  consecuencias como  los malentendidos que causan gastos de material o pérdida de tiempo en realizar papeleo totalmente innecesario, que entre otras cosas, causan que el trabajo sea ineficiente.

La falta de interés de las empresas hacia el esfuerzo realizado por los empleados, es un factor que causa la apatía. Sin embargo, las empresas están más enfocadas a cubrir las necesidades fisiológicas (seguridad, física contra peligros, hambre, abrigo, sueño, etc.) de los empleados, que restan importancia al desarrollo personal de estos.

1.2    CAUSAS DE LA APATÍA



¿Cuál es el causante de la apatía?  Son varias las causantes de la apatía en la oficina, tratarlas a todas sería prácticamente imposible, ya que la apatía la causan diversos factores muy personales e individuales, y no podríamos enfocarnos a cada individuo,  esta es la razón por la cual se tratarán los aspectos más sobresalientes.

Para tratar  las  causas de la apatía, y como se menciona anteriormente será a grandes rasgos, se dividieron las causas principales en:

Causantes externos:


- Ambiente físico
- Interrelaciones y valores del personal
- Bonificaciones


Causantes personales:



- Problemas personales
- Predisposición al trabajo
- Actitudes
- Estrés

Estos son algunos de los principales causantes de la apatía laboral, y que se pueden corregir sin tener que invertir las grandes cantidades de dinero, pues más que implantar programas de incentivos como conferencias, oradores  motivacionales y concursos, se debe de tratar de saber que es lo que necesita el empleado, pues todos pierden la marca porque tratan con el exterior mas que con las “motivaciones internas.”

Por supuesto, la gente quiere promociones. Quieren los sueldos más altos que puedan recibir y no quieren ser despedidos. Sin embargo proporcionar estos motivadores no genera ni garantiza un trabajo de calidad.

La verdadera motivación que hace que los individuos destaquen viene de adentro. Es la motivación interna es la que distingue a  los individuos que triunfan en casi todas las profesiones. Los gerentes efectivos tienen que descubrir si alguien tiene las motivaciones internas para tener éxito en un puesto en particular.

Las causas externas y las causas personales se tratarán más adelante, intentando dar un panorama amplio sobre éstas.

1.3    CONSECUENCIAS



Las consecuencias de que haya apatía al trabajo administrativo, son lógicas, pues se sabe los resultados de realizar las cosas de mala gana, con flojera, tristeza, enojo, sin concentración; las consecuencias son un trabajo sin calidad, sin precisión, sin pulcritud y sin eficacia.  Estas consecuencias son visibles, y esto lo podemos comprobar  cuando vamos a una oficina en donde haya, supuestamente, atención al público, ya que el trato por parte de los recepcionistas para los visitantes es  de pésima calidad, se les atiende sin amabilidad, sin una correcta solución al asunto al que vienen a tratár, con información errónea, en conclusión, sin ganas. Por supuesto después de esta mala experiencia no queda el deseo de regresar a este lugar.

Las consecuencias no solo están en el mal trato a las personas, causadas por las alteraciones personales de los empleados, si no que se reflejan en todo el trabajo que realizan. Esa falta de sensibilidad a su trabajo puede arrojar ineficiencia en el mismo.

Otra de las consecuencias, que podrían considerarse como indicadores de la apatía en la oficina son: el ausentismo y los retardos.  Estos  distorsionan el ritmo de trabajo.

El que el empleado se ausente de su trabajo, sigue siendo uno de los problemas más difíciles. Este fenómeno interfiere en el desempeño de las actividades afectando a segundas personas, por ejemplo, cuando algún compañero falta, provoca la acumulación de  las tareas, atrasando a sus compañeros en sus actividades diarias.

Hasta la fecha no existe alguna solución para el ausentismo, pues éste, como consecuencia de la apatía, depende de factores individuales, sin embargo existen métodos para reducirlo, como son: el señalar a los empleados la importancia de no faltar a su trabajo, las consecuencias y la falta de respeto que ocasiona a los demás; concientizarlos  y hacerles ver si realmente son dignos de ocupar el puesto y sueldo actual, con la finalidad de escuchar su justificación por las faltas.

Dependiendo del caso de que se trate, exigir a los faltistas que recuperen todo el tiempo perdido, y estimular a todas las personas que constantemente laboran sin faltar a su trabajo a que sigan así, esto con la finalidad de hacer notar que se reconoce el esfuerzo de las personas que procuran no faltar.

En cuanto a los retardos es esencial conscientizar a los empleados, de lo primordial que es ser puntual. Para esto es necesario fomentar en ellos la responsabilidad de llegar temprano  a su trabajo, esto se puede lograr poniendo el ejemplo los mandos superiores. Una posible solución para reducir los retardos y por consiguiente aumentar la puntualidad, es el charlar con los empleados y junto con ellos proponer la mejor forma de establecer medidas disciplinarias que ellos mismos propongan y aprueben, estas medidas pueden ir desde amonestaciones hasta despido total. Esto es muy conveniente para que los empleados estén conformes con las medidas, puesto que ellos mismos las formularon y aprobaron, y para que todos los empleados estén enterados de estas.

Un trabajo realizado por un empleado apático, no va tener la misma calidad, pulcritud, contenido y eficiencia, que uno realizado por un empleado que le gusta su trabajo, se sienta seguro y a gusto. Ya que este lo va a considerar parte de él y no como una actividad forzosa para ganarse un sueldo.

En general las consecuencias más sobresalientes de que haya apatía por el trabajo administrativo son:

- Ineficiencia
- Mala calidad
- Gastos
- Ausentismo
- Retardos
- Baja productividad

Por  supuesto que de éstos se derivan problemas como los despidos y  continua contratación de personal, que generan gasto y pérdida de tiempo. La solución no es el cambio de personal continuamente, a menos que sea necesario, se podría evitar esto si el personal ya contratado se identifica con la empresa, y  siente que es parte de ésta, se implique en el proceso y trabaje en equipo para realizar su trabajo con calidad, que  “el empleado  se ponga  la camiseta”, se sienta orgulloso y digno de trabajar para una empresa que lo trata, no como un una máquina que tenga que producir, si no como alguien que pertenece a ésta y daría todo por ella.

Esta filosofía se da mucho en las compañías japonesas y los resultados de aplicarla han sido favorables. Las compañías japonesas no buscan empleados temporales, buscan empleados que compartan el dirigir a la empresa y se sientan parte de ella, buscan empleados que se sientan a gusto y con deseos de desarrollarse dentro de  la misma. En Japón casi no hay empleos temporales, los empleados se sienten trabajando en una gran familia en la que todos cooperan para alcanzar los objetivos de la empresa. Esto que es algo difícil de lograr y en el cual el liderazgo o mando será un factor muy importante.

1.4     INVESTIGACIÓN    



Se realizaron entrevistas en algunas empresas del sector público para poder considerar algunos de los aspectos que no se toman en cuenta en el desarrollo, tanto  personal como laboral, de los empleados.

En esta pequeña, pero significativa investigación, se realizaron entrevistas personales y encuestas de opinión, además de obtener apoyo de ex-personal de las dependencias.

En las figuras Nº2 y Nº3 se muestra el formato de las encuestas de opinión, las cuales se realizaron en la dependencia de la Secretaria de Finanzas y Planeación (SEFIPLAN), más específicamente en el DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD SOCIAL, y en la DIRECCIÓN GENERAL  DEL  REGISTRO CIVIL en la subdirección de la misma.

Las respuestas obtenidas no se van a mostrar pues se pidió permiso a los jefes de oficina, explicándoles los fines de las encuestas, y este fue concedido con la condición de que se omitieran algunos datos como, quien contesto la encuesta y el puesto que ocupa, por políticas de la empresa. Sin embargo se obtuvo ayuda de ex-personal de las dependencias y compañeros que realizaron sus prácticas profesionales y servicio social en éstas.

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Fig. 2
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Fig. 3

En la investigación que se realizó en el DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD SOCIAL, se conoció el punto de vista del jefe de oficina respecto al trato de los empleados, el trabajo  realizado por estos y algunos de los incentivos que se les brinda.

En el DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD SOCIAL, se pudo observar por medio de la información brindada que:

- La relación jefe-empleado es buena, al parecer hay una relación más allá de la meramente laboral, sin embargo esta no recae en la amistad ni con todos los empleados de la oficina.
- Los empleados consideran que sus actividades son poco estimulantes.
- Los empleados aunque la mayoría entrega su trabajo adecuadamente, considera  a este intranscendente.
- En la empresa, algunos de los empleados aprenden la actividades sobre la marcha, pues no se pone demasiada importancia a la selección de personal, esta se da, entre otros formas,  por medio de sindicatos, influencias y recomendaciones de personal de la misma dependencia. Se consideran aspectos como entrevistas, solicitud de empleo, pruebas psicológicas y estudios socioeconómicos.
- No se cuentan con planes motivacionales muy elaborados, sin embargo la empresa trata de cubrir las necesidades primarias del empleado, por medio de buenas prestaciones, sueldo y bonos en navidad.
- Se presentan más renuncias que despidos, aunque no son demasiados.

Los puntos anteriores demuestran que no se le da importancia al desarrollo individual del personal, pero si se trata de cubrir las necesidades primarias colectivamente. No se desarrolla al personal individualmente,   pero
si se tiene un ambiente de trabajo agradable en donde desarrollar las actividades. Se podría decir que no hay mucho interés por parte del empleado por realizar su trabajo al máximo, pero si lo realiza con el fin de entregarlo como parte de su actividad para recibir su salario, en otras palabras los empleados ven a su trabajo como una mera forma de ganarse la vida y no como una forma de vida.

En la DIRECCIÓN GENERAL  DEL  REGISTRO CIVIL, lo más sobresaliente de los resultados obtenidos fue:

- No existe mucha interrelación entre el jefe de oficina y subordinados.
- El ambiente de trabajo es agradable y activo, el personal esta en constante movimiento.
- En la selección de personal se toman pocos aspectos que tiene que cubrir el solicitante.
- El personal no cuenta con prestaciones marcadas por la ley.
- No se presentan despidos constantes, pero sí renuncias por motivos personales.

En esta dependencia no se observa que se tome mucha importancia al recurso humano en cuanto a su realización personal, sin embargo se les brinda lo necesario para estar trabajando adecuadamente. Se observa que el personal considera su trabajo como una actividad más en su vida y no como parte de ésta.
En las dos dependencias se puede observar que no se le da mucha importancia al personal individualmente, pero si colectivamente. Esto sugiere que tal vez con la adecuada atención el rendimiento sería aún mayor.

En conclusión no se ve al recurso humano en forma individual si no de manera colectiva y por lo mismo se pasa por alto el lado emotivo de cada uno de los empleados que sería vital para canalizar una motivación adecuada que repercutiría en su productividad considerando que no todos los individuos son iguales y que hay que considerar las diferencias individuales para lograr la excelencia tanto personal como profesional o laboral.





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