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Apatía en la oficina parte 2 - Monografía



 
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CAPITULO II



AMBIENTE DE TRABAJO



CAPITULO II    AMBIENTE DE TRABAJO



En este tema se abordarán las “causas externas del individuo”, puesto que las causas internas de este se tratarán más adelante en los siguientes temas.

A lo que se refiere cuando se trata del término   “causas externas del individuo”, son las causas que están dentro de la empresa  y que provocan la apatía. Estas afectan a los empleados impidiéndoles sentirse a gusto y motivados en la oficina.


2.1   AMBIENTE FÍSICO



El ambiente físico son las condiciones físicas de trabajo en las que este debe hacerse. Estas condiciones deben ser agradables, cómodas y conducentes a buenos hábitos de trabajo. El proporcionarlas adecuadamente requiere planeación.

El ambiente físico en la oficina influye mucho en la actitud de los empleados, una oficina que expresa en sus paredes “alegría”, es una oficina en la que probablemente los empleados se sientan a gusto trabajando, que en una oficina en la que  hay poca ventilación, vida, luz, es decir un ambiente no grato.

Los principales factores de las condiciones físicas de trabajo en la mayoría de las oficinas, son:

- Iluminación
- Color
- Sonido
- Ventilación

2.1.1    LA ILUMINACIÓN



La iluminación dentro del área de trabajo juega un papel muy importante, una buena iluminación, no cansará la vista de los empleados ya que favorecerá la visibilidad para el desarrollo de las actividades inherentes al trabajo.

Las fuentes de luz pueden clasificarse como:

- Iluminación general
- Iluminación complementaria
- Luz natural

En la iluminación general, toda la superficie de la oficina se ilumina a un nivel general de iluminación. La fuente de alimentación  esta compuesta de un número de aditamentos que son distribuidos desde la parte superior de los plafones o techos.

Una de las fuentes de luz general es la luz fluorescente. Este tipo de luz es importante para las oficinas, y se asemeja a la luz natural.

La luz fluorescente genera una gran cantidad de iluminación a un costo  relativamente bajo, ya que la luz de un tubo fluorescente de 40 watts es más del doble, que  la de un foco de filamentos de 40 watts, además de que distribuye la luz uniformemente.

Esto contribuye a que el empleado no se fatigue la vista, puesto que el ojo humano ve mejor cuando su área visual (como el escritorio y alrededores próximos), se encuentra aproximadamente a la misma brillantes. Una situación en la que la iluminación no es la adecuada, es cuando la luz solo se presenta en el área del escritorio, y las demás áreas a su alrededor se encuentran oscuras, esto provoca fatiga visual, ya que el ojo se tiene que adaptar a las áreas brillantes y oscuras.

Otra de las fuentes de la luz general es el foco de filamentos, ésta fuente es común en las oficinas, sin embargo tiene ciertas características que se pueden considerar inadecuadas, como son el color amarillento en la luz despedida por el foco, y el gran número de focos necesarios para iluminar correctamente una oficina, además  del calor que produce esta fuente de iluminación. Todas estas características inadecuadas, producen al empleado el cansancio de su vista, así como el agotamiento e irritación, que es causado por el calor que despiden los focos, sin mencionar el costo considerable de estos.

La segunda o iluminación complementaria, consiste de iluminar un área relativamente pequeña, como la cubierta de un escritorio o parte de una máquina de oficina. La iluminación complementaria tiene la ventaja no solamente de proporcionar una decoración deseada, como en las oficinas privadas, o en las pantallas sobre las mesas o escritorios, lámparas móviles, y efectos de iluminación en las salas de recepción o vestíbulos, sino también para aumentar  cuando el trabajo de oficina se realiza en una posición fija o cuando la área involucrada es relativamente pequeña.

La luz natural es una de las fuentes de iluminación más importante e indispensable dentro de la oficina, que al darle la importancia y el uso adecuado, puede convertirse en la fuente principal de iluminación, puesto que, la luz natural es la más adecuada y económica para una oficina. Esta debe de ser abundante y distribuida, para aprovecharla al máximo.

La luz natural varía durante el transcurso  del día y es aconsejable aprovecharla al máximo debido a sus beneficios psicológicos, por ejemplo, un empleado se siente mejor cuando ocasionalmente puede ver hacia fuera y ver la luz del sol, observar el tiempo, etc.

Una forma de aprovechar la luz natural es, teniendo ventanas que lleguen al ras del techo, así la cantidad de luz que entra a la oficina será mayor que si hubiese una ventana pequeña. El color de la oficina y los muebles de oficina, también determinan el aprovechamiento de la luz, pues con los colores adecuados se puede reflejar ésta, para que sea aún mayor.

Se considera que una buena iluminación del edificio debe de contar con  las características y tipos de luz  antes mencionadas.

2.1.2    EL COLOR



Se le debe  dar la importancia que se merece a la comprensión del efecto psicológico del color sobre los seres humanos. Ya que este efecto  puede ser un factor determinante en el desarrollo de las actividades del individuo dentro de la oficina.

Hay puntos desconocidos respecto al empleo del color, pero esta bien establecido que el color afecta las emociones humanas, los sentidos y los procesos de pensamiento.  Usualmente el color ejerce influencia importante sobre la presión sanguínea de los individuos  y la disposición al relajamiento. Un determinado color impresionará las mentes de algunos individuos con sentimiento o pensamiento especialmente favorable; en cambio un color diferente tendrá el efecto opuesto. Algunos colores elevan; otros imparten sentimientos depresivos. Por el contrario ciertos colores  tienden a  apresurar la acción mental, y otros simplemente  la retardan.

Los colores de la gama de amarillo, naranja, y rojo son considerados como colores “calientes”; comúnmente tienen el efecto psicológico de alentar al calor  y a la alegría. Por el contrario, los colores fríos, como  el violeta y verde oscuro, por lo general producen un efecto suavizante de sujeción y calma. Los tintes tales como el beige y el marfil son moderadamente estimulantes, mientras que los violetas pálidos y azules son depresivos.
Los colores deben seleccionarse muy cuidadosamente para una oficina. Los colores calientes deben usarse para contrarrestar el efecto de un área sin alegría, por ejemplo, un cuarto con paredes azules, se siente más fresco.

A continuación se presenta un cuadro que contiene los colores sugeridos para una oficina, para que ésta se encuentre en equilibrio y armonía.

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2.1.3    MÚSICA Y SONIDO



Una oficina puede tener  sonidos que contribuyen o perjudican a la productividad del empleado, tales como son: la música, que beneficia al relajamiento del empleado, y el ruido que perturba y estresa a éste.

Los programas “música mientras se trabaja” se confeccionan para adaptar la música al trabajo específico, así como al temperamento de los empleados. Es decir, los programas utilizan diferentes tipos de música y toman en cuenta la energía de los empleados. Por ejemplo, las bajas máximas de energía por lo general ocurren en la última parte de la mañana y por la tarde, alrededor de éstas horas, se aplica la música de máximo estímulo. Por el contrario durante la primera parte de la mañana, se dará una música brillante moderada, tal como varios valses.

Los clásicos ligeros y las tonadas lentas de swing predominan en los programas para empleados de oficina. Se sigue un programa definido, la música se toca únicamente en intervalos específicos, por que con este tipo de patrón, por lo general además de ambientar puede producir y mejorar el comportamiento humano, así como  aliviar la fatiga mental y visual, de igual forma elimina las tensiones que se generan  en la realización de sus actividades.

El programa “música mientras se trabaja”, beneficia aún más  a ciertas tareas de oficina, como son archivo, correspondencia, perforado de tarjetas, recepción, verificación y mecanografiado. También contribuye a la disminución del ausentismo, reducción de errores de los empleados, y pláticas no esenciales o parloteo entre estos.

El ruido en una oficina, es un distractor y factor de estrés para el empleado, puede provenir del exterior, por ejemplo el ruido de los carros o gritos, o del interior como son: el parloteo de los mismos compañeros de trabajo.

El ruido de la oficina puede ser controlado de varias formas, una de estas es ubicarla en un lugar tranquilo. Los pisos superiores de un edificio, o las zonas no expuestas en forma directa a fuentes de ruido son las que se recomiendan. Además se pueden separar las máquinas que producen ruido, ubicándolas en un área especifica, del resto de la oficina. Una forma de disminuir el ruido es colocar cojines de fieltro o de hule debajo de las máquinas de escribir, calculadoras y de otros tipos de máquinas, también para los techos, paredes y pisos se pueden emplear materiales que absorben el ruido, por ejemplo, las alfombras, los tapices y cortinas hechas con telas suaves. Otra forma efectiva de evitar el ruido causado por el parloteo de los mismos empleados, es hacer un llamado a los mismos, por medio de carteles y señalamientos,  acerca de la consideración para otros, por ejemplo un señalamiento que contenga la leyenda  “guardar silencio”  o “por consideración a los demás, guarda silencio”.


2.1.4    VENTILACIÓN



El acondicionamiento de aire regula el espacio atmosférico al controlar cuatro elementos básicos:

- Temperatura
- Circulación
- Calor
- Limpieza

Además de contribuir a la salud humana y  a la  comodidad, el acondicionamiento de aire ofrece ventajas económicas. La productividad elevada y los descensos en costos de limpieza y decorado son sobresalientes.

El acondicionamiento de aire puede proporcionarse desde una unidad central o de una individual. Se suministran tamaños y capacidades variables. Las unidades individuales para un pequeño grupo de oficinas o para parte de una área de piso son cada vez más populares, algunas están diseñadas para un solo cuarto y son portátiles.

En muchas oficinas, la temperatura es demasiado elevada. Esto lleva al adormecimiento y tiende a retardar la ejecución del trabajo de oficina. Deberían instalarse reguladores en los aparatos de calefacción a modo que no se alcancen temperaturas excesivas. Es bueno convertirse en “consiente del termómetro” y conservar la temperatura de la oficina dentro de límites razonables. La temperatura de oficina recomendada es de 21ºC.

La circulación del aire es también importante, la falta de ventilación adecuada puede hacer que una persona se sienta  somnolienta e indebidamente cansada.

El calor producido por la oficina, debe ser llevado por el aire del ambiente; de otro modo el aire se calienta indebidamente, provocando incomodidad y falta de energía. Las corrientes deben evitarse, la mejor práctica   es hacer que el aire se distribuya adecuadamente por toda el área.

Los ventiladores de ventana permiten la entrada de aire fresco sin que se formen corrientes directas que vayan hacia una persona. La práctica de abrir las ventanas y airear la oficina por periodos cortos estipulados, a media mañana, medio día y media tarde, sirve de mucho  para expulsar el aire viciado y refrescar la oficina.

En cuanto a la limpieza, la ventilación contribuye a mejorar las condiciones de operación para las máquinas, reduce el mantenimiento de oficina y  por consecuencia, el trabajo se realiza en una zona limpia y sin polvo, que resulta agradable para el desarrollo de actividades.

2.2     INTERRELACIONES Y VALORES DEL PERSONAL



Las varias y distintas funciones que deben ser ejecutadas en la organización de una oficina  hace posible asociar a personas de determinados gustos, capacidades y peculiaridades con una función particular que requiere esas características especiales. El resultado es que la gente con distintas características se reúne en una  entidad llamada organización. Los seres humanos emprenden acciones y alguna de ellas tiene poco que ver con lo racional de la organización. Se derivan de convicciones, emociones y reacciones de la gente en la organización y contribuyen con fuertes influencias que deben de tomarse en cuenta.

Lo que los miembros de la organización piensen o no piensen, crean o  no crean, hagan o no hagan, afectan las tareas, y las condiciones que deban ejecutarse. El comportamiento de cada uno de los miembros del grupo influye, hasta cierto grado, en el comportamiento de los otros miembros del grupo. Las relaciones interpersonales dan forma a la mayoría de las decisiones y de las acciones que se emprendan. Esto es, dentro de la organización, el comportamiento de un miembro está determinado no solo por los motivos o la personalidad, sino también interacciones de esos motivos y esa personalidad con la de sus compañeros. También ejercen cierta influencia,  la naturaleza del trabajo que se ejecuta, las recompensas, los controles, las relaciones formales y la expectación de cómo se debe comportar un empleado.

2.3    BONIFICACIONES



A reserva  de que más adelante en el capitulo de motivación se tratará de los incentivos económicos más ampliamente, se dará un panorama  de la relación de las bonificaciones como causa externa, por  parte de la empresa hacia el empleado,  con la apatía.

La planeación salarial no puede ignorar el pago de bonificaciones. Se dan bonificaciones por una variedad de razones. El objetivo de cualquier plan salarial es verificar que todos los empleados de la empresa sean de igual forma remunerados, sin excepción alguna, estos salarios son con la intención de reflejar los valores de los puestos  dentro de la compañía, al igual que el tomar  en cuenta el valor del desempeño de los empleados.

2.3.1 TIPOS DE SALARIOS



El contrato de trabajo, como todo contrato, establece una serie de derechos y obligaciones para las partes. Por lo que se refiere al empresario, su principal obligación consiste en abonar la cantidad estipulada al trabajador, por los servicios prestados. Así, puede definirse el salario como la contraprestación o contrapartida que percibe el trabajador del empresario, por la ejecución del trabajo por cuenta ajena. La ley define el salario como la totalidad de las percepciones económicas de los trabajadores, en dinero o en especie, por la prestación profesional de los servicios laborales por cuenta ajena, ya retribuyan el trabajo efectivo, cualquiera que sea la forma de remuneración, o los períodos de descanso computables como de trabajo. Una primera aproximación a la definición legal lleva a concluir que no toda cantidad percibida por el trabajador tiene la consideración de salario. Cabe hablar así de retribuciones salariales y extrasalariales.

Retribuciones salariales. Son aquellas cantidades abonadas al trabajador por el trabajo efectivamente realizado o por determinados tiempos de descanso que son computados como de trabajo. Estos tiempos de descanso son:

- El descanso dominical o semanal.
- Los días festivos o no recuperables.
- El período de vacaciones anual.
- El descanso durante la jornada siempre que éste sea obligatorio.
- Los permisos o ausencias justificadas al trabajo, ya sean por venir recogidas en la ley o en los distintos convenios colectivos.
- Las interrupciones en la realización del trabajo cuando son ajenas a la voluntad del trabajador, o se deban a causas imputables al empresario.

Percepciones extrasalariales. Por su parte, no tienen carácter salarial las cantidades abonadas por los siguientes conceptos:

- Aquellas cantidades percibidas por el trabajador como indemnizaciones o suplidos por los gastos que se le ocasionan por la realización del trabajo.
- Las prestaciones o indemnizaciones de la Seguridad Social, ya sean abonadas por las Entidades de la propia Seguridad Social, por las Mutuas patronales o directamente por las propias empresas.
- Las indemnizaciones consecuencia de traslados, suspensiones o despido del trabajador.

Todas ellas tienen como elemento diferenciador el que no se abonan por la realización de un servicio, sino que tienen carácter compensatorio, esto es, se trata de minimizar en lo posible los gastos que se le han ocasionado al trabajador por el desarrollo de la actividad laboral. Por esta especialidad, sus características difieren de aquéllas propias de las percepciones salariales, y así:

- No se tienen en cuenta para el abono de los períodos de descanso.
- No se computan a efectos de cotización a la Seguridad Social.
- Al tener una causa determinada (un traslado, un despido, el desgaste de herramientas,…) no se tendrán en cuenta para el cálculo de determinadas responsabilidades del empresario.

DEFINICIONES



SALARIO.- Según el articulo 82 de la Ley Federal del Trabajo  “… Es la retribución que debe pagar el patrón al trabajador por su trabajo…” (3)

(3) Ley federal del trabajo 12ª edición, 1996
Capitulo V Pág. 48
El artículo 84 de dicha ley aclara que: “El salario se integra por los pagos hechos en afectivo, por una cuota diaria, gratificaciones, percepciones,  habitación,  primas,  comisiones,  prestación  en  especie  y cualquier otra cantidad o prestación que se entregue al trabajador por su trabajo.”(4)

La Oficina internacional del Trabajo ha definido al salario como: ” La ganancia, sea cual fuere su denominación o método de cálculo, siempre que pueda evaluarse en efectivo, fijada por acuerdo o por la legislación nacional, y debida por un empleador a un trabajador en virtud de un contrato de trabajo, escrito o verbal, por el trabajo que este último haya efectuado o debe efectuar o por servicios que haya prestado o deba prestar.”

SUELDO.-La costumbre ha establecido el uso de este término para referirse a la retribución que recibe el empleado de confianza y su distinción corresponde únicamente a la periodicidad del pago, que es generalmente quincenal o semanal. La ley, en el Art. 88, prohíbe que el plazo para el pago del salario sea mayor de una semana en el caso de “las personas que desempeñen un trabajo material y de quince días para los demás trabajadores” (5)

(4) Ley federal del trabajo 12ª edición, 1996
Capitulo V Pág. 49
(5) Ley federal del trabajo 12ª edición, 1996
Capitulo V Pág. 49
SUELDO.- Es la paga que se hace en periodos más o menos largos (quincenal, mensual). Regularmente este término se utiliza para referirse a los salarios de los empleados de oficina.

JORNAL.-Es la paga que se hace a los trabajadores del campo y su periodicidad está bastante próxima a la del salario.

COMPENSACIÓN TOTAL.-Es todo lo que recibe un empleado como retribución al servicio prestado y puede ser dinero (salarios) y en beneficios.

2.3.2    ESQUEMAS DE BONIFICACIONES COMO INCENTIVOS



Los esquemas en los que se relaciona el otorgamiento de bonificaciones por rendimiento individual, deben mantenerse separado del plan de salarios principales. Los pagos individuales pueden variar por una serie de razones de año a año. Los premios por buenos servicios continuos son otorgados por algunas empresas a personal  cuyos sueldos son considerados adecuados, pero que continúan trabajando satisfactoriamente. El objetivo es dar un estímulo o incentivo continuo a individuos que pueden no recibir más retribuciones adicionales como reconocimiento de méritos.

El personal que cae dentro de éstas condiciones, suele ser principalmente el de aquellos que no han alcanzado los niveles más altos de salarios en sus niveles de salario, pero también pueden recibirlas aquellos que cumplen satisfactoriamente tareas asignadas fuera de su rango normal de obligaciones, en casos en que la empresa no desea hacer el pago adicional una obligación permanente.





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