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Apatía en la oficina parte 3 - Monografía



 
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CAPITULO III



EMPLEADO ADMINISTRATIVO



CAPITULO III    EMPLEADO ADMINISTRATIVO



3.1    IMPORTANCIA DE LOS RECURSOS HUMANOS



Las organizaciones poseen un elemento común: todas están integradas por personas. Las personas llevan a cabo los avances, los logros y los errores de sus organizaciones. Por eso no es exagerado afirmar que constituyen el recurso más preciado. Si alguién dispusiera de cuantiosos capitales, equipos modernos e instalaciones impecables pero careciera de un conjunto de personas, o éstas se consideraran mal dirigidas, con escasos alicientes, con mínima motivación para desempañar sus funciones, el éxito sería imposible. La verdadera importancia de los recursos humanos de toda la empresa se encuentra en su habilidad para responder favorablemente y con voluntad a los objetivos del desempeño y las oportunidades, y en estos esfuerzos obtener satisfacción, tanto por cumplir con el trabajo como por encontrarse en el ambiente del mismo. Esto requiere que gente adecuada, con la combinación correcta de conocimientos y habilidades, se encuentre en el lugar y en el momento adecuado para desempeñar el trabajo necesario. Una empresa esta compuesta de seres humanos que se unen para beneficio mutuo, y la empresa se forma o se destruye por la calidad o el comportamiento de su gente. Lo que distingue a una empresa son sus seres humanos que poseen habilidades para usar conocimientos de todas clases. Sólo es a través de los recursos humanos que los demás recursos se pueden utilizar con efectividad.


3.1.1 CARACTERÍSTICAS DE LOS RECURSOS HUMANOS



A) No pueden ser propiedad de la organización, a diferencia de los otros recursos. Los conocimientos, la experiencia, las habilidades, etc., son parte del patrimonio personal. Los recursos humanos implican una disposición voluntaria de la persona. No existe la esclavitud, nadie podrá ser obligado a prestar trabajos personales sin la justa retribución y sin su pleno consentimiento (salvo la pena impuesta por autoridad judicial, las funciones censales y electorales, el servicio de las armas y el jurado y los puestos de elección popular de acuerdo a las leyes respectivas) y a nadie podrá impedírsele que se dedique a la profesión, industria, comercio o trabajo que le acomode, siendo lícitos (artículos 2, 4, y 5 constitucionales).

B) Las actividades de las personas en las organizaciones son, como se apuntó, voluntarias; pero, no por el hecho de existir un contrato de trabajo, la organización va a contar con el mejor esfuerzo de sus miembros; por el contrario, solamente contará con él si perciben que esa actividad va a ser provechosa en alguna forma, ya que los objetivos de la organización son valiosos y concuerdan con los objetivos personales, los individuos pondrán a disposición de la organización, los recursos humanos que poseen y su máximo esfuerzo. Entonces aparte de un contrato legal, existe también un contrato psicológico cuya existencia esta condicionada a lo anterior.

C) Las experiencias, los conocimientos, las habilidades, etc., son intangibles; se manifiestan solamente a través del comportamiento de las personas en las organizaciones. Los miembros de ellas prestan un servicio a cambio de una remuneración económica y afectiva. La intensidad de tal servicio depende generalmente de lo apuntado en el inciso anterior. Esta intangibilidad ha causado serios trastornos. Generalmente se ha pensado que los recursos humanos no cuestan nada y que no tienen connotación económica alguna; por tanto, han sido los que menos atención y dedicación han recibido en comparación a los otros tipos de recursos; sin embargo, la situación empieza a cambiar. Así, los economistas hablan ya de “capital humano” y algunos contadores empiezan a realizar esfuerzos a fin de que sus estados financieros, que tradicionalmente se ocupan de los recursos materiales, reflejen también las inversiones y los costos en los recursos humanos.

D) El total de recursos de un país o de una organización en un momento dado puede ser incrementado. Básicamente existen dos formas para tal fin: descubrimiento y mejoramiento. En el primer caso se trata de poner de manifiesto aquellas habilidades e intereses desconocidos o poco conocidos por las personas; para ello, un auxiliar valioso son las pruebas psicológicas y la orientación profesional. En la segunda situación se trata de proporcionar mayores conocimientos, experiencias, nuevas ideas, etc., a través de la educación, la capacitación y el desarrollo. Desafortunadamente, los recursos humanos también pueden ser disminuidos por las enfermedades, los accidentes y la mala alimentación.

E) Los recursos humanos son escasos; no todo el mundo posee las mismas habilidades, conocimientos, etc. El conjunto de características que hacen destacar a la persona en estas actividades solo es poseído por un número inferior al total. En este sentido se dice que los recursos humanos son escasos, entonces hay personas u organizaciones dispuestas a cambiar dinero u otros bienes por el servicio de otros, surgiendo así los mercados de trabajo. En términos generales entre más escaso resulte un recurso, más solicitado será, estableciéndose así una competencia entre los que conforman la demanda, que se traduce en mayores ofertas de bienes o dinero a cambio del servicio.

El empleado administrativo, constituye una parte esencial de la empresa, ya que cuenta con el conocimiento, habilidades, actitudes y destrezas necesarias para realizar un trabajo especializado, dentro de instituciones tanto públicas como  privadas.

Cualquiera que sea su posición jerárquica dentro una organización el empleado administrativo es alguién capaz, que se ocupa de obtener resultados, de la toma de decisiones, etc. Además de trabajar con diversos recursos tales como; Materiales, económicos, financieros, tecnológicos, de información y conocimientos, entre otros. Todos estos recursos, a su vez, son creados por el hombre, y por consecuente se puede decir, que el recurso humano es el  elemento más importante en toda organización. Además de trabajar con los recursos los empleados  desarrollan: actitudes, iniciativas, lealtades, que le permiten desarrollarse y seguir creciendo como persona, para poder influir en los demás, cuando sea necesario.

Hoy en día, se sabe que poco más del 85% por ciento de los problemas, dentro de la organización se debe, directa o indirectamente a las personas, es decir, tienen que ver con problemas humanos. Conflictos surgidos por la ausencia de motivación y  liderazgo, de comprensión, de la creatividad y la naturalidad de  expresión de los talentos de la gente, que no hacen más que provocar  estados de frustración, que a su vez generan conductas agresivas y evasivas,  afectando tanto a la eficiencia como a la productividad.

La administración de recursos humanos, hoy en día desempeña un papel esencial en el proceso de funciones y responsabilidades que se les confiere a los empleados administrativos, como es la eficiencia en la satisfacción de las necesidades al brindar algún servicio. La administración  de recursos humanos retroalimenta con información, respecto a los empleados, a todos  los niveles de la organización; brindando así, la oportunidad de mejora en las actividades o resultados finales del empleado. Es por eso,  que esté debe cumplir con las características de:

- Equidad:



Este mantiene la igualdad entre los clientes sin dar preferencias, ni interés de por medio.

- Accesibilidad:



Permite establecer contacto entre usuarios y clientes a fin de mejorar el servicio.

- Facilidad de palabra:



Ayuda de tal manera, que exista una adecuada comunicación con el usuario y puedan brindar un buen servicio  y satisfacción por parte de éste.

- Trato al cliente:



Esto es de mayor importancia, ya que es base para la empresa.

- Flexibilidad:



Es necesario que exista cierta capacidad para adaptarse a las características del  usuario.

3.2    LA PREDISPOSICIÓN AL TRABAJO



Esta surge desde el primer instante en que se contratará al  personal  para la empresa y ¿Cómo se puede saber si es el personal adecuado? Y ¿como motivarlo  o hacer que le sea agradable su trabajo, para que rinda un 100% a la empresa?

Ciertos empleados no se sienten en un ambiente tal vez agradable y como consecuencia es el trabajo no realizado al 100%; quizás, no es el puesto adecuado, o necesite tener un trato con los usuarios, o definitivamente,  lo suyo no es relacionarse demasiado con la gente ,  si no, que sea  llevar la contabilidad de la empresa, o mejor aún, si esta persona necesita de mucha actividad, es decir, que no tenga que estar sentada si no que este interactuando con las personas en un clima más  abierto o un ambiente el cual tenga acceso a mucha ventilación y el cual le permita estar rodeado de personas, por ejemplo: una persona que tiene conocimientos en ciencias de la comunicación, no desempeñaría bien su puesto,  en una oficina donde no hay personas con las cuales interactuar y debe de realizar  trabajo de contabilidad, sería casi un  trauma, ya que tienden a  desesperarse y  si no existe algo motivador hacia ella, y sobre todo,  le despierte cierto interés por aquella tarea,  difícilmente  logrará  desempeñar esas funciones por mucho tiempo.

Por lo general la apatía, es generada cuando no desempeñamos las funciones que nos agradan o cuando nos asignan algún departamento y no reunimos ciertas características y conocimiento para realizar las funciones asignadas como anteriormente  lo mencionamos.

3.3     ESTRÉS



La fuente de estrés en el trabajo, se origina por diversas razones que a continuación se enumera:

1.    falta de ascensos o aumento de sueldos.
2.    salarios bajos.
3.    trabajo repetitivo y monótono.
4.    no existe participación en la toma de decisiones.
5.    demasiada carga en el trabajo o demasiadas horas.
6.    dificultades de supervisión.
7.    descripción poco precisa del cargo.
8.    falta de estimulación, por parte del jefe.
9.    incapacidad o renuncia para expresar la frustración o la ira.
10.    familia.
11.    descansos impropios.
12.    tratamiento autoritario sin poder responder.

Estas son solo algunas de las causas del estrés, pero sin embargo, la causa principal del estrés laboral son los conflictos con los supervisores, los subordinados y compañeros por que el trabajador reprime su ira y siente sobrecarga de trabajo.

3.4    ACTITUDES



Cuando una persona detenta una actitud (favorable o desfavorable) hacia el grupo, hacia la organización, metas, o sus compañeros (superiores, iguales o subalternos) y la expresa, ya sea como una opinión verbal, o ya como una conducta, que se adapta o no hacia las normas vigentes, y de pronto esta bajo la influencia de una emoción, puede ocurrir que, si coinciden la actitud y la emoción (una actitud favorable y una emoción positiva  o viceversa), generalmente la actitud se hace más radical; si son contradictoria o a invertirse. Es decir, una persona con una actitud desfavorable que esta bajo la influencia de una emoción positiva tiende a tener una actitud favorable.

Las actitudes de la persona dentro del trabajo dependerán del grado en que considere que el trabajo satisface sus necesidades y le proporciona los satisfactores que apetece. Según la necesidad que se deba satisfacer, será la motivación  que la induzca a trabajar con menos o más satisfacción.

3.5    CAPACITACIÓN


“Es un proceso educativo a corto plazo en que utilizan un procedimiento sistematizado y organizado por medio del cual el personal no ejecutivo obtiene capacidades y el conocimiento técnico, para un propósito en particular.” (6)

(6) Nueva enciclopedia visual en CD-ROM
La capacitación  del personal  en las empresas u organizaciones es primordial ya que por medio de la capacitación constante se puede tener un mayor rendimiento a la hora de realizar  las funciones dentro de ésta

Todo trabajador tiene derecho a que su patrón le proporcione capacitación en su trabajo, para que esto le permita crecer en su nivel de vida y de productividad.

La capacitación deberá impartirse dentro de las horas de trabajo salvo que el empleado desee ser capacitado en una actividad distinta a la que le confiere. Solo así, será fuera de las horas de trabajo.

El propósito de la capacitación es que los empleados alcancen los parámetros deseados, además de proporcionar conocimientos que necesitan para laborar en la empresa así como el perfeccionar y actualizar las habilidades y conocimientos del trabajador y brindarle la información sobre como aplicar la nueva tecnología en ella.

También, la capacitación al empleado, ayudará a evitar riesgo dentro del trabajo y así ayudará a incrementar la productividad de la empresa, y sobre todo ayudará a mejorar las actitudes del trabajador pues el cumplimiento óptimo se logra a través del buen desempeño de los empleados, cuando es realizado eficientemente.

Lo anterior proporciona al empleado un sentimiento de pertenencia y seguridad que, como se menciona más adelante, le brinda al empleado la confianza que necesita para desempeñar con agrado y dedicación su trabajo.





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